O que é envio de email em massa? Confira como se destacar com automações

Um bom envio de email em massa pode ser a diferença entre ganhar e perder clientes.

Atualmente, o mundo é dominado pelas redes sociais, pelos anúncios digitais e pelo marketing de influência. Cada um deles tem seu lugar de direito em sua estratégia de marketing. Mas e os envios de emails em massa? Eles estão desatualizados?

É exatamente por isso que tantas empresas em todo o mundo se inclinaram para o email marketing. É proveitoso. O mundo das campanhas de email não está indo a lugar algum e mandar email em massa (com assuntos poderosos) ainda é uma tática eficaz, como sempre foi. Na verdade, segundo o mesmo estudo, os dados mostram que, até 2026, o número projetado de emails enviados anualmente chegará a 392 bilhões.

Há muito ruído e ele só vai aumentar. Atualmente, muitas empresas usam o disparo de email em massa como tática, mas não conseguem usar de maneira eficaz para gerar engajamento e receita de verdade.

Algumas das maneiras pelas quais os profissionais de marketing estão enviando emails em massa incorretamente podem incluir:

• Enviar um email para um grande volume de pessoas aleatórias que não se inscreveram, sem aviso ou propósito
• Enviar um email para sua lista de inscritos só porque você não envia um email há algum tempo
• (E a mais comum) Enviar mensagens que não repercutem, de modo que você perde inscritos/compras e nem percebe

Isso é quase tão ruim quanto seu email ir para a pasta de spam. A boa notícia é que seu envio de email marketing em massa NÃO precisa ter esse destino (e, depois de ler este artigo, ele não terá).

Neste artigo, falaremos sobre as boas práticas do envio de email em massa, dicas para melhorar a taxa de abertura de emails e outras métricas, e a importância da segmentação e da automação ao mandar emails em massa.

Um “envio de email em massa” é uma única mensagem de email que é enviada para uma grande lista de emails de uma só vez, geralmente usando uma ferramenta de disparo de email em massa.

Eles podem ser programados para serem enviados em uma data e hora específicas, mas a programação é a mesma para todos. O envio de email em massa também pode ser chamado de emails de lista de transmissão, emails em lote, emails em massa e eblasts (um pouco desatualizado, mas ainda usado ocasionalmente).

Não importa como você o chame, a reação típica a esse tipo de email é uma cara feia e “Credo, não, isso é horrível”. Por que? Porque enviar email em massa é como gritar com todo mundo por meio de um megafone. Ao mesmo tempo… os megafones existem por um motivo. Às vezes, uma mensagem em alto e bom som é exatamente o que você precisa para transmitir seu ponto de vista. Veja a loja Calma São Paulo, por exemplo.

Ao lançar uma nova coleção de camisetas, a Calma São Paulo enviou um email em massa para sua base de clientes, a fim de atingir o maior público possível e informar sobre seus novos produtos. Essa foi, sem dúvida, a escolha certa para o tipo de anúncio que a empresa precisava fazer.

Envio de emails em massa vs. campanha de email

Então, qual é a diferença entre um envio de email em massa e uma campanha de email? Os dois são próximos, certo? Sim e não. Embora tanto os envios em massa quanto as campanhas de email sejam partes integrantes do marketing digital, elas servem a propósitos distintos.

O envio de email em massa é uma única mensagem enviada a um grande grupo de inscritos (geralmente toda a sua lista de endereços), utilizando um disparador de email em massa.

É uma maneira rápida e eficiente de distribuir informações urgentes, enviar um email promocional para uma oferta por tempo limitado ou compartilhar notícias de última hora com um público amplo. Pense no disparo de email em massa como um megafone digital, amplificando sua mensagem para alcançar o maior número possível de caixas de entrada em um curto espaço de tempo.

Uma campanha de email é uma abordagem mais estratégica e de longo prazo. Ela envolve uma série de emails direcionados e personalizados enviados a um público específico durante um período, geralmente com o objetivo de nutrir leads, criar relacionamentos ou orientar os inscritos por meio de um funil de vendas.

Diferentemente dos envios de emails em massa, as campanhas se concentram em envolver os destinatários com conteúdo relevante, fornecer informações sobre o lançamento de produtos, promover relacionamentos e incentivar ações específicas em diferentes estágios da jornada do cliente.

Mas não se engane, o envio de email em massa não é seu inimigo. Aqui está a chave: seus disparos de emails em massa devem complementar seus emails de conteúdo direcionado. Elas não devem ser os únicos emails que você envia.

Sua estratégia de email marketing provavelmente já tem alguns emails acionados por automação, configurados para atrair seu público-alvo para as próximas etapas do funil. Esses gatilhos geralmente incluem:

• Receber um email de confirmação, caso o cliente faça uma compra
• Um email de lembrete de carrinho abandonado, se o carrinho for abandonado
• Receber uma série de emails de boas-vindas, caso o cliente se inscreva em uma lista

Esses emails acionados geralmente fazem parte da sua campanha geral de email marketing e são configurados usando um software de email marketing, como a ActiveCampaign, que é muito mais avançado que um simples disparador de email em massa.

Esses emails têm uma finalidade e devem ser complementados por campanhas de envio de emails em massa, como grandes anúncios (novos produtos ou atualizações da empresa) e newsletters (contendo informações úteis, como dicas e truques rápidos, blogs e resumos mensais).

Vamos dar uma olhada em sete práticas recomendadas que você deve ter em mente para enviar emails em massa de forma eficaz.

Os emails são uma das melhores (e mais baratas) maneiras de alcançar seus contatos, mas eles só funcionam se forem bem feitos. Há sete coisas que você precisa ter em mente para criar um disparo de email em massa bem-sucedido que não será marcado como spam.

1. Use as palavras que seus clientes usam

A questão é a seguinte: o importante não é você, o importante são sempre os seus clientes. Muitos comunicados usam mensagens como "nós fizemos isso, nós fizemos aquilo" ou (pior ainda) "desde o início dos tempos, as empresas têm…"

Todos os emails devem se concentrar nos benefícios que são oferecidos às pessoas e não nos motivos pelos quais você é incrível. Duas ótimas maneiras de fazer isso são:

• Faça sua pesquisa para entender a maneira como seu público se comunica e a linguagem com a qual ele se identifica
• Diga "você" em vez de "nós" ou "nosso"

Ao mandar emails em massa, fale como um ser humano. É simples assim! Você gosta que falem com você de maneira formal ou até erudita? Provavelmente não. Não tente encontrar uma linguagem que pareça importante ou atenciosa. Não envie um email genérico. Use as palavras que seus clientes usam e incorpore pontos com os quais essas pessoas vão se relacionar.

Checar avaliações sobre o seu produto ou empresa é uma ótima maneira de fazer isso. Procure avaliações online e verifique transcrições de chamadas de clientes para ver exatamente o que seus clientes estão dizendo sobre você.

2. Verifique três vezes se seus envios de emails em massa são legais

Observação: isso não constitui aconselhamento jurídico. Se estiver preocupações em relação a isso, converse com profissionais da área de advocacia.

A lei deve estar sempre em primeiro lugar, pois a não conformidade pode custar caro e fazer com que seus emails sejam bloqueados. Aqui está um fato divertido e assustador:

Empresas que violarem a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) estão sujeitas a multas de até R$ 50 milhões por infração.

Todos os disparos de emails em massa devem aderir à LGPD. Mas a boa notícia é que seguir essa lei não é complicada. Veja abaixo alguns pontos essenciais para enviar email em massa de forma legal e ética:

O que seu envio de emails em massa precisa para ser legal?

• Obtenha consentimento prévio:só envie para inscritos que tenham aceitado o recebimento. Esse erro pode custar caro. Não apenas em multas, mas em inscritos (falaremos mais sobre isso em breve).
• Forneça uma maneira clara de cancelar inscrição: não torne isso difícil. O cancelamento de inscrição não é o fim do mundo, e seus contatos de email encontrarão uma maneira de sair se quiserem. Dê às pessoas um botão de ação claro para cancelar inscrição.
• Um assunto honesto: seu assunto precisa indicar com clareza o que se deve esperar do email. Não exagere nas afirmações para obter cliques. Além disso, tente usar emails personalizados para se conectar com cada cliente individualmente.
• Identifique claramente quem é você: as informações do cabeçalho devem indicar com clareza de quem vem o email.
• Respeite os dados pessoais dos usuários: colete e armazene apenas os dados estritamente necessários. Disponibilize uma política de privacidade clara, explicando como esses dados serão coletados, armazenados e utilizados.
• Utilize uma plataforma de envio de email em massa confiável: prefira serviços que respeitem as leis aplicáveis e ofereçam ferramentas para gestão do consentimento e descadastro.

Basicamente, seja o mais transparente possível e lembre-se de que usar um serviço de envio de email em massa para mandar suas mensagens não diminui a sua responsabilidade.

Além disso, as empresas que enviam comunicações para o público brasileiro devem estar cientes do Código de Defesa do Consumidor.

3. Limpe sua lista de emails regularmente

Ao monitorar suas métricas de email, você deve ficar preocupado se elas forem semelhantes ao seguinte:

O email marketing é barato, por isso é fácil para os remetentes de emails em massa simplesmente enviar emails para toda a sua lista repetidamente. É verdade que o custo financeiro é mínimo, mas ainda há um custo para esse tipo de preguiça. Quando sua entregabilidade é afetada, o mesmo acontece com a receita das conversões perdidas.

Para evitar isso, limpe sua lista regularmente. Ou seja, limpe sua lista depois de ter tentado uma sequência de emails de reengajamento para recuperar cliques. Mas, espere, o que é uma sequência de reengajamento?

Não remova as pessoas de sua lista só porque elas não responderam de imediato à sua campanha de resgate. Dê a elas um pouco de tempo. Mas se elas ficarem quietas, não se estresse. Remova as pessoas não engajadas antes que seu email em massa bem-intencionado as direcione para o botão de sinalização de spam.

A limpeza de listas (também conhecida como higienização de mailing) é boa para todos. Ela abre espaço para pessoas prontas para se conectar com você e melhora a entregabilidade e as taxas de abertura de emails a longo prazo. Qual é o melhor processo para limpar sua lista de emails?

Existem diferentes abordagens para a mesma questão. Mas, para inspirar você a começar a limpar a lista, aqui estão algumas sugestões:

• Tente segmentar seus emails. Talvez não seja o caso de recusarem todos os seus emails, mas apenas que não queiram alguns deles. Falaremos sobre isso mais tarde.
• Descubra por que os contatos estão inativos. Ao oferecer aos seus contatos uma maneira de cancelar inscrição após um longo período de inatividade, disponibilize uma pesquisa de um clique na página para cancelar inscrição e descobrir por que eles estão se desconectando. Use as informações para evitar que o próximo contato se desconecte.

4. Avalie seus resultados de email

Você pode seguir dicas úteis e práticas recomendadas, mas avaliar suas métricas pessoais de envio de email em massa é a única maneira de saber se elas são satisfatórias. Essas métricas podem ter um grande efeito sobre a entregabilidade de emails em geral, por isso é importante prestar atenção a elas de forma consistente.

Métricas de email às quais você deve prestar atenção

Estas são as métricas mais importantes que você deve ter em mente ao enviar emails em massa:

• Taxas de abertura: quantas pessoas realmente abriram seu email
• Taxas de cliques: nos CTAs em sua mensagem
• Hard bounces: emails que não são entregues devido a um endereço incorreto (ou seja, é hora de limpar a lista)
• Taxas de conversão: quantas pessoas compram de você depois de receber seus emails
• Taxas de descadastro: quantas pessoas cancelam a inscrição na sua lista

Cada uma dessas métricas pode fornecer um insight específico (e uma possível oportunidade de melhoria) sobre seu envio de email em massa.

A melhor maneira de fazer melhorias em seus emails é conhecer seu público e dar a ele o que quer. Você pode fazer isso interagindo com as pessoas, enviando pesquisas, solicitando feedback e configurando um formulário como qual possam sugerir atualizações de produtos ou novos serviços que gostariam de ver em sua marca.

5. Evite usar anexos

Os anexos aparecem como uma miniatura minúscula e insignificante no seu email, portanto, não devem ser prejudiciais, certo? É verdade, os anexos em PDF parecem ser uma maneira simples de disparar conteúdo relevante para seu público. Mas pense duas vezes antes de clicar e arrastar um anexo para seu próximo email em massa.

Você sabia que o principal veículo de entrega de malware são os anexos de emails?

Talvez você não queira causar nenhum dano com os anexos, mas isso não significa que o dano não surgirá. Por que você não deveria usar anexos?

• Seus emails ficam muito grandes. Quando um anexo torna sua mensagem muito grande, isso pode causar problemas de desempenho em suas campanhas (o que aumenta o tempo de envio, prejudica a entregabilidade de emails e pode acionar o filtro de spam).
• Os ISPs (Provedores de Serviços de Internet) podem definir seu email como spam antes mesmo que seu inscrito o receba. Não é mentira, muitos envios de emails em massa podem ser spam – e os clientes não são os únicos a perceber. O risco de vírus de emails baseados em anexos pode fazer com que seus arquivos pareçam uma ameaça à segurança para ISPs.
• Um inscrito ainda pode pensar que se trata de spam, mesmo que os ISPs não o façam. Toda vez que você enviar um novo email em massa, pergunte-se: "Eu abriria isso?" Um anexo de um remetente desconhecido pode ser confundido como uma ameaça à segurança. Qualquer fração de segundo de hesitação em relação ao seu email provavelmente fará com que o inscrito pressione o botão "spam" e siga adiante sem nunca mais ouvir falar de você.

Quer uma ideia que passe longe dos spams? Em vez disso, use links para direcionar tráfego ao seu conteúdo e páginas. Os links também facilitam para os profissionais de marketing acompanharem o engajamento com o conteúdo dentro do email.

6. Envie apenas com permissão

Enviar emails em massa para pessoas que não optaram por recebê-los não é legal. Ponto final. Não faça isso.

A melhor maneira de garantir que as pessoas não o odeiem por enviar emails em massa? Uma maneira direta e honesta de coletar endereços de email. Então, quais são as melhores maneiras de permitir que as pessoas optem por participar da sua lista?

Essas são algumas das principais táticas:

• Ofereça uma isca digital cativante
• Otimize o design do formulário e o texto do opt-in
• Peça às pessoas que compartilhem seus emails

Uma isca digital, também chamado de oferta de opt-in, é qualquer coisa que você dá ao seu público em troca do endereço de email. É uma das táticas de criação de listas mais testadas e comprovadas que existem. Os tipos de iscas digitais incluem (mas não estão limitados a) cursos, PDFs para download, vídeos e listas de verificação.

Como você oferece uma isca digital? Com um formulário de opt-in bem-feito. Pode ser na forma de um pop-up (que funciona perfeitamente) ou de uma landing page exclusiva. E ninguém quer preencher um formulário com texto pouco inspirador e design ruim.

O que pode tornar o seu texto de opt-in mais convincente:

• Destacar um grande benefício
• Informar com clareza o que a pessoa vai receber ao fornecer seu dado
• Usar uma linguagem emocional
• Adicionar credibilidade à experiência

Por fim, peça às pessoas que compartilhem seu email. O botão de encaminhar está lá para ser usado. Quando você cria um ótimo conteúdo de email, quer que as pessoas o vejam. Basta uma simples frase em seu email: "Se você está gostando deste conteúdo, eu realmente agradeceria se você pudesse encaminhar este email para alguém que você acha que pode achar útil." É realmente simples assim. E é mais provável que as pessoas espalhem a boa notícia se você simplesmente pedir.

7. Inclua um call to action claro

Então, você conseguiu que o destinatário do email abrisse um de seus emails promocionais. Infelizmente, não é aí que o trabalho termina. O que você pede que eles façam depois de ter chamado a atenção deles com uma ótima linha de assunto?

Um call to action (CTA) eficaz é o ponto principal de um envio de emails em massa. Imagine que você receba um móvel sem instruções sobre como montá-lo. É por isso que seus clientes passarão se você não incluir um CTA relevante e atraente.

Um bom call to action transforma um leitor curioso em um participante ativo. É um sinalizador que mostra aos clientes onde eles precisam clicar para saber mais, comprar algo ou manter-se atualizados. Essencialmente, ele transforma um email comum em uma interação valiosa, ajudando as empresas a atingir suas metas e proporcionando aos usuários uma experiência perfeita.

Sem um bom CTA, todo o seu esforço e planejamento serão em vão, portanto, tire o máximo partido do seu serviço de envio de email em massa e certifique-se de incluir um call to action claro e bem formulado no final do seu email.

Sim, um envio de email em massa pode ser um email marketing eficaz, mas há maneiras melhores de ir além de um envio de email em massa e enviar campanhas de email mais avançadas. Três táticas de email marketing podem ajudar você a ir longe. Elas incluem:

• Direcionamento
• Segmentação
• Automação

Direcionamento

Como você sabe com quem falar? Email marketing direcionado.

Estatísticas do setor mostram que o ROI do email marketing supera significativamente outros canais de marketing digital, com uma média de $38 ganhos a cada $1 gasto.

Usar a segmentação de público ao enviar emails pode ajudar a melhorar o ROI de sua estratégia geral de email. Um envio de email em massa é destinado a todos, mas as campanhas de email mais eficazes são aquelas que são personalizadas e direcionadas com base no que cada pessoa queira ver.

Mas para tanto, você precisa usar a ferramenta de envio de email em massa certa.

Na ActiveCampaign, você pode usar os dados específicos de seus clientes (como, por exemplo, localização ou interesses) para direcioná-los a campanhas específicas. Talvez você tenha uma cafeteria. Com uma compreensão clara do que cada cliente prefere, você pode criar campanhas de marketing altamente direcionadas e enviar aos seus clientes apenas o conteúdo em que têm interesse.

Digamos que você envie um formulário perguntando aos seus clientes qual é a bebida preferida deles. Alguns clientes preenchem o formulário e respondem café com leite. Como você sabe disso, pode enviar mensagens, conteúdo e ofertas (como um desconto em cafés com leite) somente para eles, aumentando suas chances de se relacionar com eles e levá-los a comprar uma bebida.

Segmentação

É indiscutível que emails segmentados e direcionados geram aumento de receita. No entanto, a segmentação não precisa ser intimidadora ou complicada.

Criar um segmento do seu público é o mesmo que dizer "Estas pessoas têm algo em comum, portanto, vou agrupá-las". E isso funciona muito bem para enviar emails com conteúdo direcionado.

Ao pensar em segmentação com email marketing, deve-se pensar em emails direcionados. Segmentação é o envio de conteúdo específico para pessoas específicas que o quiserem. Digamos que você tenha acabado de fazer uma oferta relâmpago promovida por meio de emails de uma lista de transmissão para toda a sua base de clientes. Afinal, quem quer perder uma promoção (não importa a idade, o gênero, o local ou outro fator)?

Você pode segmentar seus clientes com base em uma série de fatores, como:

• Comportamento de compra
• Rastreamento de site (para onde eles foram depois de clicarem em seu email)
• Se abriram ou clicaram em seu primeiro email

É simples assim. A ActiveCampaign facilita a segmentação de clientes e garante que você se engaje com a subseção correta deles. Você poderá criar um vínculo muito mais próximo com cada cliente enviando conteúdo que seja relevante e valioso para eles.

A ActiveCampaign facilita o engajamento com sua base de clientes em um nível mais profundo. A segmentação é o ingrediente secreto para isso.

Automação

Outra técnica de email marketing avançada para elevar o disparo de email em massa é a automação.

Uma "automação" é uma cadeia de eventos que é executada após um gatilho de entrada (definido por você) e é criada pela combinação de gatilhos, ações e lógica para executar uma tarefa específica.

Alguma vez você já quis ter um robô pessoal que pudesse cuidar das pequenas coisas para você? Adivinhe só: é para isso que servem as automações.

Além de economizar tempo, a automação torna os fluxos mais eficientes e melhora o desempenho dos emails. O resultado? Essa tendência também pode ajudá-lo a gerar ainda mais receita.

Veja o que elas fazem:

• Economizam o tempo gasto em tarefas recorrentes
• Fornecem informações valiosas sobre o comportamento do cliente
• Oferecem experiências personalizadas em escala

As automações são como contratar um par extra de mãos que não exigem treinamento nem preocupação. Elas trabalham duro para facilitar os processos de negócios. Veja o que algumas avaliações da ActiveCampaign dizem sobre elas:

Considerações finais sobre enviar email em massa

O maior medo de todo profissional de marketing é ser incluído em uma lista de bloqueio como spam. E, sim, um envio de email em massa parece ser o caminho mais rápido para isso. Mas não se preocupe. Com essas dicas, você ainda pode enviar emails em massa de maneira inteligente e eficaz.

Três últimas considerações:

• Emails segmentados também são ótimos, portanto, use ambos. A segmentação e o direcionamento existem para que possamos ser melhores com o email marketing. Mas isso significa que os envios de emails em massa estão mortos? Não. Só precisamos parar de chamá-los de "envios em massa".
• Não pense nisso como "envio em massa". Lembra-se de todos esses outros termos? Um envio de emails em massa não precisa ser uma explosão de emails em massa lançados em caixas de entrada desavisadas sempre que você tiver vontade. Pense nisso como uma parte consistente e estruturada de seus esforços de marketing. Os envios de emails em massa, como newsletters, não são enviados apenas por capricho. Sim, são enviados para toda uma lista de pessoas, mas de forma consistente, mensal ou semanalmente.
• Obedeça à regra de ouro do email marketing. Não envie um email que você mesmo não gostaria de receber.

A escolha de uma ferramenta de email marketing é uma etapa crucial na estratégia de email de qualquer empresa. Se estiver apenas começando, dê uma olhada nas principais soluções de software de email marketing do mercado atual para obter uma visão detalhada dos recursos e da funcionalidade de cada ferramenta.

Se você tem experiência no mundo dos emails e quer experimentar a ActiveCampaign e começar a usar a automação para enviar emails personalizados e ultradirecionados, você pode. Totalmente grátis. Comece o seu teste de agora mesmo!