A Cognita Schools Brasil tem uma taxa de conversão de matrículas acima de 51% com o CRM da ActiveCampaign

Operando no Brasil desde 2012 e abrangendo 17 países em todo o mundo, a Cognita Schools é um consórcio de instituições de ensino fundamental com sede no Reino Unido. A operação no Brasil faz parte da rede LATAM, que abrange seis escolas localizadas em vários estados do país, desde o norte do Amazonas até o sul do Paraná.

O modelo operacional das Escolas Cognita no Brasil envolve a aquisição de escolas existentes, a maioria das quais anteriormente eram administradas por famílias. Como resultado, cada escola opera de forma independente, adaptando sua abordagem às suas necessidades e circunstâncias históricas. Isso significa que as atividades de geração de leads também eram diferentes para cada local.

Com Marcus Barroso assumindo o cargo de gerente de marketing e admissões em outubro de 2022, e dadas as metas ambiciosas para admissão de novos estudantes e retenção de estudantes existentes, a necessidade de padronizar e otimizar a geração de leads tornou-se cada vez mais clara.  E foi assim que a ActiveCampaign se tornou o CRM oficial da Cognita Schools Brasil em maio de 2023.

Marcus optou pelo CRM da ActiveCampaign depois de explorar outras opções. Segundo ele, “Optamos pelo CRM da ActiveCampaign, porque a empresa oferecia planos e preços mais econômicos. Em outras palavras, mais funcionalidades a um preço mais acessível.”

A operação da Cognita Schools Brasil exige um alto nível de personalização desde o início da jornada do cliente. Para montar o CRM e desenvolver formulários altamente personalizados e alinhados às necessidades da Cognita, a equipe recorreu a Leandro Delamare, CEO da ICube Consultoria, parceira da ActiveCampaign.

Em menos de um ano de uso da plataforma, a Cognita Schools padronizou e otimizou a captura de leads em todas as seis escolas do grupo brasileiro. Com isso, eles conseguiram aumentar sua participação no mercado, o que indica crescimento em sua base de alunos para o ano de 2024, tanto em termos de atração de novos estudantes quanto do número total de alunos dentro do grupo.

Marcus enfatiza que “Durante o ciclo de inscrições de 2024, o primeiro em que a Cognita usou os processos da ActiveCampaign, experimentamos um crescimento de novas matrículas que superaram a média do mercado, em comparação com o mesmo período do ciclo anterior.”

Assim, a equipe espera um crescimento saudável em 2025, com base em uma base de estudantes mais forte e estruturada.

Formulários altamente personalizados

A Cognita Schools Brasil não teria conseguido crescer e evoluir com formas básicas de captura de leads. Marcus insiste: “As formas básicas não podiam acomodar o nível de complexidade exigido por nossa operação. A plataforma ActiveCampaign nos permitiu alcançar, de forma fácil, o alto nível de personalização que temos hoje.  O CRM da ActiveCampaign, com o suporte de Leandro no desenvolvimento e implementação de todas as personalizações de formulários necessárias, fez toda a diferença para a Cognita.”

Hoje, foram criados mais de 100 formulários para vários casos de uso em cada escola, incluindo formulários de matrícula, de visita escolar, de exames de bolsa de estudos e de eventos, entre outros.

Leandro Delamare destaca que os formulários são adaptados conforme a série escolar, além dos períodos matutino, vespertino, semi-integral e integral. Segundo Leandro, “Estabelecer um modelo foi trabalhoso, mas uma experiência imensamente gratificante. Depois que conseguimos estruturar estrategicamente esses modelos no CRM da ActiveCampaign, conseguimos otimizar o processo de matrícula em todas as escolas.”

Com os formulários em vigor, a Cognita viu o número de leads aumentar. Marcus relata: “Desde a introdução dos formulários ActiveCampaign, houve um aumento considerável no número de leads em comparação com o ano anterior.”

Saiba mais sobre os formulários da ActiveCampaign.

Campos personalizados como uma funcionalidade de destaque

Outro aspecto essencial dos formulários usados pela Cognita é a incorporação de campos personalizados com etapas de validação. Isso significa que cada informação solicitada deve aderir a um padrão específico conforme o campo. Por exemplo, o CPF (Número de Identificação Fiscal Brasileira) deve ser um número válido. Não é possível adicionar “000.000.000-00”. Como resultado, a maioria dos leads recebidos são de indivíduos genuinamente interessados em se matricular na escola.

Além disso, a forma como o usuário preenche o formulário o direciona para outro funil. Por exemplo, uma das escolas oferece atividades adicionais. Quando o formulário for preenchido e as atividades forem escolhidas, o aluno será automaticamente inscrito no funil correspondente para cada atividade selecionada como parte do processo de onboarding.

Para Marcus, “Este nível de customização desenvolvido por Leandro na plataforma ActiveCampaign possibilita que a equipe acompanhe a jornada do estudante, bem como a ativação de funis com base nas seleções feitas no formulário. Isso é essencial para o nosso processo de melhoria contínua. Em última análise, conseguiremos replicar estratégias de sucesso em outras escolas.”

Mapeamento de toda a jornada

O uso inteligente de formulários, juntamente com outras funcionalidades de CRM, permite que a Cognita Schools Brasil mapeie toda a jornada do cliente, começando pelo formulário para cadastro de interesse, que coleta muitos detalhes importantes para a classificação de leads.

No ano passado, o foco foi aumentar a geração de leads para facilitar o aumento subsequente nas taxas de conversão. Apesar de padronizar o processo de matrícula, o caminho para a conversão pode variar dependendo de cada escola. Consequentemente, a Cognita oferece várias opções (e formulários) para garantir que a experiência para famílias e estudantes seja adaptada às suas respectivas necessidades.

Em resumo, a jornada do cliente na Cognita Escolas Brasil é composta por quatro etapas principais:

1. Lead: preenchimento do formulário de interesse de inscrição
2. Qualificação: nutrição de leads por meio da automação do WhatsApp ou campanhas de email marketing
3. Visita escolar: vários tipos de visitas são oferecidos conforme as peculiaridades de cada escola
4. Conversão: conclusão da inscrição

No ano passado, Marcus relata: “Ao estruturar a jornada no CRM da ActiveCampaign, também pudemos observar um aumento na taxa de conversão de visitas para matrícula, que ultrapassou 51% em 2023.”

Em menos de um ano de uso da plataforma ActiveCampaign, já podemos ver melhorias significativas nas operações da Cognita Schools Brasil.

Marcus ressalta que a empresa está pronta para avançar na parceria, focando nas seguintes etapas:

• Gerenciamento de leads de forma mais eficaz, com o apoio da inteligência artificial.
• Captação de leads altamente qualificados, usando campos personalizados capazes de filtrar esses leads
• Limpeza contínua do banco de dados para manter os leads quentes no processo de nutrição
• Melhoria adicional da comunicação pelo WhatsApp
• Expansão da padronização de processos para outros países da América Latina, como Chile, México e Colômbia

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