8 E‑Mails, die in eine Webinar-E-Mail-Sequenz aufge­nom­men werden sollten (plus kostenlose Vorlagen!)

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben ein tolles Webinar geplant! Alles ist bereit für den Start...

• Die Redner stehen fest
• Die technologischen Anforderungen sind erfüllt
• Ihre Gesprächsthemen sind festgelegt und organisiert
• Ihr Thema ist für Ihre Zielgruppe relevant
• Personen sind zur Teilnahme angemeldet

Aber bis zum Webinar ist es noch ein weiter Weg. Wie stellen Sie sicher, dass die Personen, die sich für Ihr Webinar anmelden, auch tatsächlich erscheinen?

Heutzutage gibt es viele Möglichkeiten, für Ihre Inhalte und bevorstehenden Veranstaltungen zu werben:

• Social Media
• Ein SEO-Blog
• Bezahlte Anzeigen
• Print-Anzeigen

Eine der beliebtesten Optionen ist jedoch (bei weitem) das E-Mail-Marketing – und das aus gutem Grund.

Die durchschnittliche Öffnungsrate einer Standard-E-Mail beträgt nur etwa 18 %. Eine Webinar-E-Mail kann jedoch eine Öffnungsrate von bis zu 72 % erreichen.

Glauben Sie uns, wir haben es erlebt. Die Webinar-E-Mails, die ein ActiveCampaign-Webinar bewarben, zeigten:

• 72 % Öffnungsrate bei Bestätigungs-E-Mails
• 69 % Öffnungsrate bei Erinnerungs-E-Mails
• 58 % Öffnungsrate bei Danksagungs-E-Mails
• 752 Anmeldungen

E-Mail-Marketing ist eine schnelle und kostengünstige Möglichkeit, um eine große Anzahl von Menschen zu erreichen und einen großen Einfluss auf die Bekanntheit und Teilnahme an Ihrem Webinar zu haben.

Doch wo fangen Sie an? Sie stellen sich vielleicht folgende Fragen:

• Wie weit im Voraus brauchen die Menschen Informationen?
• Wie verhindere ich, dass mein Webinar in Vergessenheit gerät?
• Wie bringe ich Menschen dazu, an zukünftigen Webinaren und Veranstaltungen teilzunehmen?

Die Antwort ist eine Webinar-E-Mail-Sequenz. Und zwar eine automatisierte.

In diesem Beitrag werden Ihnen 8 Webinar-E-Mail-Vorlagen gezeigt, die Sie in Ihrem Webinar-E-Mail-Sequenz verwenden können – plus die Sequenz selbst (die Sie sehr gerne übernehmen können).

Warum sind diese E-Mails wichtig? Was ist der Nutzen für Ihre Kontakte, was ist der Nutzen für Sie?

Eine automatisierte Webinar-E-Mail-Sequenz stellt sicher, dass die Personen, die sich für Ihr Webinar anmelden, auch tatsächlich erscheinen. Wenn sie teilnehmen, erhalten sie wertvolle Informationen von Ihnen und treten auf eine neue, persönlichere Art und Weise mit Ihrem Unternehmen in Kontakt – und die Automation bedeutet, dass Sie keine zusätzliche Arbeit haben.

Aber der größte Nutzen für Ihr Unternehmen sind neue Leads!

Der Beweis liegt in den Zahlen. Werfen Sie einen Blick auf die Zahlen von 3 aktuellen ActiveCampaign-Webinaren:

• Webinar „Typeform“ – Teilnehmer: 974
• Webinar „What Inspires Consumers to Buy Products Online“ – Teilnehmer: 210
• Webinar „Unbounce“ – Teilnehmer: 1.827

Insgesamt sind das über 3.000 Gelegenheiten, neue Leads in zukünftige ActiveCampaign-Kunden umzuwandeln – und Ihre Webinare können diese Chancen auch für Ihr Unternehmen schaffen.

Webinare sind eine großartige Möglichkeit, neue Leads zu finden – und eine automatisierte Webinar-E-Mail-Sequenz ist der beste Weg, um sie zu pflegen. Sobald sie sich registriert haben, haben sie sich als Kontakt angemeldet und Sie haben eine große Chance, diese Leads in Kunden zu verwandeln.

Bei der Vorbereitung Ihrer Webinar-E-Mail-Sequenz gibt es einiges zu bedenken:

1. Welche Informationen werden die Teilnehmer benötigen? Dazu gehören die Grundlagen, z. B. wer über was spricht, wann das Webinar stattfindet und wie man daran teilnehmen kann.
2. Welche Ressourcen werden sie benötigen? Je nach Thema ist es hilfreich, Ihren Teilnehmern verwandte Inhalte zu senden, die ihnen helfen, das Beste aus Ihrem Webinar herauszuholen.
3. Mit welchen Zeitzonen arbeiten Sie? Wenn sich Ihr Webinar auf internationale Teilnehmer erstreckt, denken Sie darüber nach, was die beste Zeit für die größte Anzahl von Teilnehmern ist.
4. Wie können Sie Menschen helfen, die nicht teilnehmen können? Wenn es Personen gibt, die aus anderen Zeitzonen kommen oder einfach zu beschäftigt sind und nicht teilnehmen können, überlegen Sie, was Sie ihnen schicken können, damit sie später teilnehmen können und inspiriert werden, in Zukunft teilzunehmen. Dinge wie die Präsentationsvorlage, eine Aufzeichnung, ein Blog mit einer Zusammenfassung, eine Liste der Fragen und Antworten, die während der Live-Veranstaltung gestellt wurden. (Diese Dinge können in Ihre Follow-up-E-Mail-Serie nach dem Webinar aufgenommen werden.)
5. Wie können Sie die Arbeit optimieren, um Webinar-Bewusstsein zu schaffen? Automation!! Sie können eine automatisierte Webinar-E-Mail-Sequenz erstellen, die alle Erinnerungen und Follow-ups für Sie übernimmt. UND Sie müssen es nicht einmal selbst erstellen – das haben wir für Sie erledigt.

Obwohl Ihr Unternehmen und Ihr Webinar die Arten von E-Mails in Ihrer Webinar-E-Mail-Sequenz vorschreiben, gibt es 8 Webinar-E-Mails, die Sie für beste Ergebnisse einbeziehen sollten.

1. E-Mail zur Bestätigung nach der Anmeldung
2. Erste Erinnerung: 1 Woche vor dem Webinar
3. Zweite Erinnerung: 1 Tag vor dem Webinar
4. Dritte Erinnerung: Tag des Webinars
5. Vielen Dank für Ihre Teilnahme! (Ihre Aufzeichnung unterwegs!)
6. Erstes Follow-up: „Hier ist Ihre Aufzeichnung!“
7. Zweites Follow-up: „Zusätzliche Ressourcen“
8. Drittes Follow-up: „Zukünftige Veranstaltungen“

(BONUS: Sehen Sie sich unser kostenloses Webinar-Tool-Paket an – einschließlich dieser Vorlagen und einer vollständigen Checkliste für die Zeit vor, während und nach Ihrem Webinar!)

Hier ist die vollständige Webinar-E-Mail-Sequenz mit 8 E-Mails, die dazu beiträgt, die Webinar-Teilnahme zu erhöhen:

Das Wichtigste zuerst: Sie müssen bestätigen, dass Sie die Webinar-Anmeldung erhalten haben.

Stellen Sie sich vor, Sie werden zu einer Party eingeladen, sagen zu und erhalten dann keine weiteren Informationen. Sie würden vielleicht ein- oder zweimal blinzeln, sich nach der Person umsehen, die Sie eingeladen hat, und dann laut fragen: „Moment mal... wann ist denn die Party? Wo ist sie? Um wie viel Uhr soll ich da sein?“

Die automatische Follow-up-E-Mail nach der Webinar-Anmeldung kümmert sich darum, all diese Informationen zu senden, damit die Leute tatsächlich … Sie wissen schon … an Ihrem Webinar teilnehmen können.

Mit dieser E-Mail erhalten die angemeldeten Teilnehmer:

• Eine Bestätigung, dass ihre Webinar-Anmeldung erfolgreich war
• Eine kurze Beschreibung dessen, was sie von dem Webinar erwarten können
• Details wie Datum und Uhrzeit
• Ein Link zum Hinzufügen einer Kalendererinnerung
• Ein Link zur Teilnahme am eigentlichen Webinar am Tag der Veranstaltung

Wissen ist Macht und die Wahrscheinlichkeit, dass Menschen an Ihrem Webinar teilnehmen, ist größer, wenn sie wissen, wie sie dorthin gelangen.

Wenn sich jemand für Ihr Webinar angemeldet hat, wann sollten Sie ihn daran erinnern?

Die Menschen haben viel zu tun und auch wenn sie gerne an Ihrem Webinar teilnehmen möchten, haben sie vielleicht andere Dinge im Kopf. Daher ist es wichtig, eine Reihe von Erinnerungs-E-Mails an das Webinar zu senden.

Die erste sollte etwa 1 Woche vor dem Webinar versendet werden. Hier können Sie die Einladungsinformationen wiederholen – z. B. den Link, um eine Kalendererinnerung hinzuzufügen, oder verwandte Inhalte, die sie in der Zwischenzeit nutzen können.

Das sehen Sie in dieser E-Mail:

• Die Webinar-Erinnerung
• Inhalte, die mit dem Thema Ihres Webinars zusammenhängen, um das Interesse der Teilnehmer zu wecken und sie zu Fragen anzuregen

Das Versenden relevanter Inhalte schafft Kontext, Glaubwürdigkeit und macht Ihre Erinnerung interessant.

Es ist wahrscheinlicher, dass Ihre Teilnehmer am Webinar teilnehmen, wenn sie sich nicht selbst daran erinnern müssen, wann es stattfindet.

Senden Sie weitere Erinnerungen! Jetzt ist es an der Zeit, die Teilnehmer an die wichtigsten Informationen zu erinnern: die Uhrzeit und den Ort.

Das sehen Sie in dieser Webinar-E-Mail:

• Eine eindeutige Betreffzeile
• Eine Kalendererinnerung
• Den Link zum Webinar

Der große Tag ist da! Zeit, die letzte Erinnerung zu versenden!

Diese Erinnerungs-E-Mail sollte kurz vor der Startzeit des Webinars versendet werden, aber mit genügend Zeit, damit die Teilnehmer ihren Terminplan überprüfen und sicherstellen können, dass sie noch teilnehmen können.

Bei diesen Erinnerungs-E-Mails ist zu beachten, dass sie genau das sind, wonach sie klingen – Erinnerungen. Diese E-Mails müssen nicht auffällig sein oder eine Menge zusätzlicher aufgebauschter Texte verwenden, um die Teilnehmer zur Teilnahme zu bewegen – sie haben sich bereits angemeldet, Sie müssen sie nur daran erinnern (und es ihnen so einfach wie möglich machen, zum Webinar zu gelangen).

Das sehen Sie in dieser E-Mail:

• Der bewährte Link zur Teilnahme am Webinar
• Ein Link zum Festlegen der Kalendererinnerung, falls noch nicht geschehen

Das Webinar ist vorbei, aber Ihre Webinar-E-Mail-Sequenz noch nicht. Jetzt ist es Zeit für Teil 2 – die automatisierte Follow-up-E-Mail-Sequenz nach dem Webinar. Den Anfang macht die Danksagungs-E-Mail.

Ihre Wertschätzung in Form einer Danksagungs-E-Mail im Anschluss an das Webinar kommt bei jedem gut an, insbesondere bei Ihren neuen Leads. Die unmittelbare „Danke für die Teilnahme!“-Follow-up-E-Mail nach dem Webinar hat eine hohe Öffnungsrate (unsere durchschnittliche Öffnungsrate liegt bei 58 %) und ist damit eine gute Gelegenheit, Ihre Kontakte wissen zu lassen, was sie in Zukunft von Ihnen erwarten können.

Eine Follow-up-E-Mail ist eine weitere Chance, neue Leads auf dem Weg zur Kundenkonvertierung zu halten. Mit dieser Art von E-Mail können Sie um Feedback bitten und mehr Ressourcen senden, um ihr Interesse zu wecken – wie das Versprechen einer Webinar-Aufzeichnung. Lassen Sie sie das Webinar immer wieder erleben!

Diese Danksagung sollte unmittelbar nach dem Ende des Webinars erfolgen.

Das sehen Sie in dieser E-Mail:

• Vielen Dank für die Teilnahme!
• Was kommt als nächstes (auch bekannt als die Webinar-Aufzeichnung)
• Eine Möglichkeit zur Beantwortung von Fragen nach dem Webinar

Bleiben Sie am Ball! Diese E-Mail zur Nachbereitung des Webinars wird am Tag nach dem Webinar verschickt und enthält die Aufzeichnung des Webinars. Dies ist eine großartige Ressource für Personen, die am Webinar teilgenommen haben und eine Referenz haben möchten, und für Personen, die sich angemeldet haben, aber nicht teilnehmen konnten.

Dieses Follow-up baut auf der Dynamik des Webinars auf und ist die beste Gelegenheit, Ihren Haupt-CTA zu teilen. Ihr Haupt-CTA ist das „Ziel“ des Webinars – es ist das, was Ihre Teilnehmer tun sollen.

Das Ziel könnte sein:

• Eine kostenlose Testversion
• Zugang zu einem Online-Kurs oder einem E-Book
• Einen Termin mit einem Vertriebsmitarbeiter vereinbaren, um mehr zu erfahren

Diese Follow-up-E-Mail wird am Tag nach Ihrem Webinar versendet.

Das sehen Sie in dieser E-Mail:

• Die Aufzeichnung des Webinars
• Ihr CTA, um die Dynamik aufrechtzuerhalten
• Ein weiteres Dankeschön für die Teilnahme!

Die nächste Follow-up-E-Mail dient dazu, Ihre Webinar-Teilnehmer zu informieren und einzubinden. Dies ist eine Gelegenheit, ihnen ein tieferes Verständnis für die im Webinar angesprochenen Themen zu vermitteln und hilft, Vertrauen in Ihr Unternehmen aufzubauen.

Bei diesen Ressourcen kann es sich um jede Art von Inhalt handeln, wie z. B.:

• Blogs
• Whitepaper
• Podcasts
• Ursprüngliche Forschung
• Ein kostenloses Tool
• Einfach alles!

Wir empfehlen, diese E-Mail etwa 3 Tage nach Ihrem Webinar zu versenden.

Das sehen Sie in dieser E-Mail:

• Eine Zusammenfassung, warum sie diese E-Mail erhalten („Sie haben an unserem Webinar X teilgenommen“)
• Eine Liste mit nützlichen Inhaltsressourcen
• Texte, die ihnen mitteilen, dass Sie weiterhin in Kontakt bleiben werden

Schaffen Sie Aufmerksamkeit für Ihre zukünftigen Webinare und andere Veranstaltungen!

Senden Sie die dritte Follow-up-E-Mail etwa eine Woche nach dem Webinar, um Ihre Teilnehmer über die nächsten Veranstaltungen zu informieren, die sie auf keinen Fall verpassen sollten.

Der andere wichtige Teil dieser E-Mail ist der CTA. Während dieser E-Mail-Sequenz erfahren Ihre Webinar-Teilnehmer immer mehr über Ihr Unternehmen und Ihre Angebote. Jetzt ist es an der Zeit, sie in die nächste Phase überzuleiten.

Fügen Sie in diese E-Mail einen CTA ein, um eine kostenlose Testversion anzubieten (oder ein entsprechendes CTA-Angebot), und verschieben Sie diese neuen Leads in Ihren Vertriebstrichter.

Das sehen Sie in dieser E-Mail:

• Verweis auf andere bevorstehende Webinare und Veranstaltungen auf der Grundlage ihres Interesses an Ihrem letzten Webinar
• Ein CTA, um eine kostenlose Testversion zu starten – holen Sie sich diese neuen Leads!

Schnelle Tipps für die Gestaltung von Bestätigungs-, Erinnerungs- und Follow-up-E-Mails für Ihr Webinar

Diese Vorlagen für Webinar-E-Mails sollten Ihnen einen guten Ausgangspunkt für die Gestaltung Ihrer Webinar-Nachrichten bieten! Beim Verfassen jeder einzelnen Nachricht sollten Sie jedoch einige schnelle Tipps beachten:

1. Betreffzeile: Klarheit geht vor Cleverness und sie sollte nicht zu lang sein. Eine zu lange Betreffzeile kann dazu führen, dass die Leute das Interesse daran verlieren, den Rest zu lesen.
2. CTA: Sorgen Sie dafür, dass er leicht zu erkennen ist, und machen Sie ihn spezifisch. Wenn Sie eine kostenlose Testversion anbieten, sagen Sie genau das und nicht „Klicken Sie hier“. Lassen Sie sie nicht nachdenken!
3. Branding: Verwenden Sie das Branding Ihres Unternehmens, um ein professionelles Erscheinungsbild zu schaffen und den Menschen zu helfen, sich auf den ersten Blick zu erinnern, wer sich an sie wendet.
4. Textgestaltung: Die Texte in diesen E-Mails sollten prägnant sein, sie sollten Dringlichkeit erzeugen (verpassen Sie nicht dieses Webinar!) und etwas Wertvolles vermitteln – Dankbarkeit, Begeisterung oder hilfreiche Inhalte.

Sehen Sie sich diese Webinar-E-Mail-Beispiele von Sprout Social an, um mehr Inspiration zu erhalten:

Sprout Social: E-Mail zur Bestätigung nach der Anmeldung

Diese E-Mail-Betreffzeile und der CTA sind klar und deutlich, sodass es für den Kontakt einfach ist, Maßnahmen zu ergreifen.

Sprout Social: Webinar-Follow-up mit Aufzeichnung

Unterschätzen Sie niemals die Macht eines guten E-Mail-Textes.

Ein Webinar ist eine großartige Möglichkeit, neue Leads zu generieren und zu pflegen. Es ist ein Erlebnis und die Schaffung eines guten Kundenerlebnisses sollte immer oberste Priorität haben.

Um die besten Ergebnisse zu erzielen, wenn Sie eine Webinar-E-Mail-Sequenz versenden, sollten Sie diese 3 wichtigen Punkte beachten:

1. Beginnen Sie frühzeitig
2. Seien Sie gründlich
3. Denken Sie IMMER an das Follow-up