Abwe­sen­heits­no­tiz erstel­len: So rich­test du auto­ma­ti­sche Antwor­ten in Outlook ein

Wenn du beruflich viel unterwegs bist, ist es wichtig, dich um deine E-Mails zu kümmern. Wenn du aber im Urlaub bist, kann das schwierig sein. Wenn du aber eine Abwesenheitsnotiz in Microsoft Outlook erstellst, kannst du sicherstellen, dass deine E-Mails weiterhin zugestellt werden.

Eine Abwesenheitsnotiz ist eine Nachricht, die automatisch an Personen gesendet wird, die versuchen, dich per E-Mail zu kontaktieren. Diese Nachricht teilt den Empfängern mit, dass du nicht erreichbar bist und wann du zurückerwartest.
Wenn du in Microsoft Outlook arbeitest, kannst du eine Abwesenheitsnotiz erstellen, die automatisch an jeden gesendet wird, der versucht, dich per E-Mail zu kontaktieren. Dies ist eine großartige Möglichkeit, wenn du Urlaub machst, aber auch weiterhin deine E-Mails bearbeiten möchtest. Auch Feiertags-E-Mail-Vorlagen lassen sich problemlos anlegen.

Wenn du ohne große Umwege direkt deine Abwesenheitsnotiz einrichten möchtest, befolge einfach diese 7 Schritte:

1.     Erstelle eine neue E-Mail in Microsoft Outlook.

2.     Gehe zum Reiter „Optionen“.

3.     Klicke auf die Schaltfläche „Abwesend“.

4.     Wähle das Datum und die Uhrzeit aus, an dem du abwesend sein wirst.

5.     Wähle die Option „Antwort an jeden senden“, wenn du möchtest, dass deine Abwesenheitsnotiz an alle gesendet wird, die versuchen, dich per E-Mail zu kontaktieren.

6.     Wenn du möchtest, kannst du auch eine Nachricht eingeben, die an die Empfänger deiner Abwesenheitsnotiz gesendet wird.

7.     Klicke auf die Schaltfläche „OK“.

Wenn du diese Schritte ausführst, wird deine Abwesenheitsnachricht automatisch an alle gesendet, die versuchen, dich per E-Mail zu kontaktieren. Dies ist eine großartige Möglichkeit, weiterhin deine E-Mails zu bearbeiten, wenn du nicht erreichbar bist.

Wenn du mehr Einstellungen vornehmen und deine Outlook-Abwesenheitsnotiz individueller anpassen möchtest, haben wir hier den perfekten Guide für dich:

1. Oben links öffnest du mit dem Button „Neue E-Mail“ eine neue E-Mail.

2. Schreibe im Textfeld der E-Mail eine Vorlage für die Abwesenheitsnotiz. Denke auch an die Betreffzeile.

3. Speichere als nächstes deine Abwesenheitsnotiz mit einem Klick auf „Datei“ oben links.

4. Mit „Speichern unter“ kannst du die Vorlage unter einem Ort deiner Wahl speichern. Der Desktop bietet sich zwar an, es kann aber auch jeder andere Speicherort sein. Bestätige mit „Speichern“ und achte darauf, dass als Dateityp „.oft“ ausgewählt ist.

5. Klicke erneut oben links auf „Datei“ um eine Regel für die automatische Antwort festzulegen.

6. Wähle nun „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ aus.

7. Es öffnet sich nun ein neues Fenster, in dem du zuerst oben links auf „E-Mail-Regeln“ und dann direkt darunter auf „Neue Regel...“ klickst.

8. Damit öffnest du den „Regel-Assistent“: Hier wählst du „Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden“ und bestätigst diese Auswahl unten rechts mit „Weiter“.

9. An dieser Stelle legst du die Bedingungen fest: Wenn die Abwesenheitsnotiz beispielsweise dann versendet werden soll, wenn du im Urlaub bist, setzt du einen Haken bei „die in einem bestimmten Zeitraum erhalten wurden“. Mit dem blau markierten Text „in einem bestimmten Zeitraum“ legst du dann den genauen Zeitraum deiner Abwesenheit fest und klickst anschließend auf „Weiter“.

10. Jetzt legst du fest, welche Vorlage unter den zuvor festgesetzten Bedingungen genutzt werden soll. Setze den Haken bei „diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten“ und klicke danach „auf den blauen Text „einer bestimmten Vorlage“.

11. Nun wählst du die Abwesenheitsbenachrichtigung aus, die du am Anfang gespeichert hast. Mit „Durchsuchen“ kannst du die Datei auswählen und mit „Öffnen“ bestätigen.

12. Es folgt eine weitere Bestätigung mit „Weiter“ unten rechts.

13. An diesem Punkt kannst du Ausnahmen festlegen. So kannst du beispielsweise bestimmte Personen von deinen Regeln ausschließen. Falls du keine Ausnahmen definieren möchtest, klicke einfach auf „Weiter“.

14. Im letzten Schritt erfolgt die Aktivierung der automatischen E-Mail. Hierzu musst du einen Haken vor „Diese Regel aktivieren“ setzen und abschließend unten rechts auf „Fertig stellen“ klicken.

Eine Abwesenheitsmeldung sollte so kurz und knapp wie möglich sein. Die Abwesenheitsnotiz sollte zudem immer klar und deutlich sein. Achte darauf, dass du den vollen Namen der Person angibst, die nicht anwesend ist. Gebe auch an, wann die Person abwesend sein wird und wer für sie einspringen wird.

Beginne mit den Grundlagen

Bevor du dich an die Erstellung deiner Abwesenheitsnotiz begibst, solltest du zunächst die Grundlagen bedenken. Dazu gehören die folgenden Punkte: Leg zunächst fest, wer deine Abwesenheitsnotiz erhalten soll. Dies ist wichtig, damit du sicherstellst, dass die richtigen Personen über deine Abwesenheit informiert werden. Stell sicher, dass du den Grund für deine Abwesenheit angeben. Dies ist wichtig, damit die Empfänger deiner Nachricht wissen, warum du nicht erreichbar bist. Leg einen Abwesenheitszeitraum samt Enddatum für deine Abwesenheit fest. Dies ist wichtig, damit die Empfänger deiner Nachricht wissen, wann du wieder erreichbar sein wirst.

Halte es kurz und bündig

Eine Abwesenheitsnotiz sollte kurz und bündig sein. Dies bedeutet, dass du nur die wichtigsten Informationen angeben solltest. Zu vielen Details kann die Nachricht verwirrend und unübersichtlich machen.

Verwende eine einfache Sprache

Verwende in deiner Abwesenheitsnotiz eine einfache Sprache. Dies bedeutet, dass du keine komplizierten Wörter oder Sätze verwenden solltest. Komplizierte Wörter oder Sätze können die Nachricht verwirrend und unverständlich machen.

Sei höflich

Verwende in deiner Abwesenheitsnotiz höfliche Ausdrücke. Dies bedeutet, dass du keine unhöflichen Wörter oder Sätze verwenden solltest. Unhöfliche Wörter oder Sätze können die Empfänger deiner Nachricht verärgern.

Gib Kontaktinformationen an

Gib in deiner Abwesenheitsnotiz deine Kontaktdaten an. Dies ist wichtig, damit die Empfänger deiner Nachricht wissen, wie sie dich erreichen können, wenn sie dich brauchen.

Wenn du Inspiration für deine automatische Abwesenheitsnotiz suchst, haben wir hier ein paar Ideen für dich, die du gerne übernehmen kannst.

Muster 1

Ich bin bis einschließlich .... nicht anwesend. Meine E-Mails und Anrufe werden nach meiner Rückkehr beantwortet. Bei dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Vorname] [Nachname] unter der Telefonnummer ....

Muster 2

Ich bin bis einschließlich .... in [Ort] und deshalb nicht erreichbar. Meine E-Mails und Anrufe werden nach meiner Rückkehr am .... beantwortet. Bei dringenden Fragen wenden Sie sich bitte an [Vorname] [Nachname] unter der Telefonnummer ....

Muster 3

Ich bin im Urlaub und deshalb nicht erreichbar. Meine E-Mails und Anrufe werden nach meiner Rückkehr am .... beantwortet. Bei dringenden Fragen wenden Sie sich bitte an [Vorname] [Nachname] unter der Telefonnummer ....

Muster 4

Vielen Dank für Ihre E-Mail! Ich bin im Urlaub und erst ab dem [Datum] wieder für Sie da. In dieser Zeit werden eingehende Nachrichten nicht gelesen oder bearbeitet. Bitte zögern Sie nicht, in dringenden Fällen meinen Kollegen [Vorname] [Nachname] zu kontaktieren. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. Ich hoffe, dafür haben Sie Verständnis. Ich freue mich, nach meinem Urlaub wieder für Sie da zu sein.

Muster 5

Wenn ihr diese Nachricht lest, bin ich im Urlaub. Keine Sorge – ich bin ab dem [Datum] wieder zurück im Büro und für euch da! In der Zeit vertritt mich netterweise Kollege [Vorname] [Nachname]. In dringenden Fällen wendet euch bitte an ihn/sie. Ich freue mich, nach meinem Urlaub wieder für euch da zu sein.

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