Ein CRM-System hilft Unternehmen, den Überblick über Kunden und Interessenten zu behalten, Kundendaten zu speichern und zu verwalten sowie kundenbezogene Prozesse zu automatisieren. Mit einem ERP-System hingegen kannst Du Kernaufgaben wie Buchhaltung, Personalwesen und Lieferkettenmanagement bewältigen.
CRM-Systeme konzentrieren sich auf die Kunden, ERP-Systeme auf die Geschäftsprozesse und den Datenfluss. Wie kannst Du das Beste aus beiden Systemen herausholen? Indem Du sie miteinander verknüpfst. Durch die Verknüpfung von CRM- und ERP-Systemen erhältst Du einen vollständigen Überblick über Kunden und Ressourcen und kannst so die Koordination zwischen den Abteilungen verbessern. In diesem Artikel erfährst Du, wie Du Dein CRM- und ERP-System miteinander verbindest, um maximale Effizienz zu erreichen.
Was versteht man unter einem CRM-System?
CRM steht für Customer Relationship Management (Kundenbeziehungsmanagement). Es handelt sich um ein System, das Unternehmen dabei hilft, ihre bestehenden und potenziellen Kunden im Auge zu behalten, Kundendaten zu speichern und zu verwalten sowie kundenbezogene Prozesse zu automatisieren. Die Marketing-Automation übernimmt das, wofür sonst niemand Zeit hat. CRM-Systeme können Unternehmen auch dabei helfen, Leads zu verfolgen und zu verwalten, Marketingkampagnen zu steuern sowie Kundeninteraktionen zu verfolgen und zu analysieren. Sie sind im Wesentlichen Drehscheiben für alles, was mit Kunden zu tun hat.
Mit dem richtigen CRM kannst du nicht nur einen Überblick über alle deine Kundendaten behalten, sondern auch noch deinem Sales-Team unter die Arme greifen und dein Marketing automatisieren. (Quelle: ActiveCampaign)
Warum Unternehmen ein CRM-System brauchen
Ein B2B-CRM-System kann Dir bei der Verwaltung Deines Unternehmens enorm helfen. Aber brauchst Du wirklich eines? Wir meinen ja! Es gibt einige wichtige Vorteile, die CRM-Systeme für Wachstum und Skalierung unerlässlich machen.
Erstens kann ein CRM-System Unternehmen bei der Zentralisierung von Kundendaten helfen. Dazu gehören Informationen über Kundenkontakte, Kaufhistorie, Kundenpräferenzen und vieles mehr. Die Organisation dieser Informationen und die Möglichkeit, sie auf Knopfdruck abzurufen, bedeutet, dass sowohl die Vertriebs- als auch die Marketingteams wesentlich effektiver arbeiten können.
Darüber hinaus verfügt ein CRM-System häufig über Marketingautomatisierungsfunktionen. Es kann Dir viele Aufgaben abnehmen – den Versand automatisierter E-Mails, die Vereinbarung von Terminen, die Verwaltung von Kundendienstanfragen usw. Durch diese Automatisierung gewinnen Unternehmen Zeit, um sich auf andere Prioritäten zu konzentrieren. Außerdem verbessert sie die Kundenerfahrung, da sie sicherstellt, dass Aufgaben schnell und effizient erledigt werden und nichts vergessen wird.
Schließlich können CRMs auch Kundeninteraktionen verfolgen und analysieren. Du kannst CRM-KPIs nutzen, um das Kundenerlebnis zu verbessern, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren sowie Änderungen an Marketing- und Vertriebsstrategien vorzunehmen.
Insgesamt kann ein CRM-System ein leistungsfähiges Instrument für Unternehmen jeder Größe sein. Es kann Unternehmen dabei helfen, den Überblick über ihre Kundendaten zu behalten, ihre kundenorientierten Prozesse zu automatisieren und datengestützte Erkenntnisse aus Kundeninteraktionen abzuleiten.
Was versteht man unter einem ERP-System?
ERP steht für Enterprise Resource Planning und beschreibt eine Softwarelösung für die Verwaltung von Kerngeschäften wie Buchhaltung, Personalwesen und Lieferkettenmanagement. ERP-Systeme konzentrieren sich auf die Geschäftsprozesse und den Datenfluss zwischen ihnen und bieten eine ganzheitliche Sicht auf das Unternehmen. Kunden erscheinen zwar im ERP-System, sind aber nicht das Hauptziel der Software.
Wann braucht man ein ERP-System?
Mit dem Wachstum eines Unternehmens steigt auch die Komplexität der Abläufe. Plötzlich müssen das Inventar verfolgt, die Gehaltsabrechnung verwaltet und Rechnungen bearbeitet werden – und gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass die Finanzen in Ordnung sind. An dieser Stelle kann ein ERP-System helfen.
Ein ERP-System fasst alle wichtigen Geschäftsvorgänge in einer einzigen Softwarelösung zusammen. Das bedeutet, dass Du nicht mehr mehrere Softwarelösungen verwalten musst, sondern alles über eine zentrale Plattform abwickeln kannst. Dadurch kannst Du viel Zeit und Geld sparen und erhältst einen besseren Überblick über Dein Unternehmen.
ERP-Systeme bieten auch Automatisierungsfunktionen. Wenn Deine Daten von einem Computer verwaltet werden, sinkt die Wahrscheinlichkeit von menschlichen Fehlern. Dadurch kannst Du Zeit und Geld sparen und potenzielle Probleme vermeiden.
Nicht zuletzt unterstützen ERP-Systeme (genau wie ein CRM) die datengestützte Entscheidungsfindung. Durch die Verfolgung der Vorgänge kann ein ERP-System wertvolle Erkenntnisse liefern, die Du nutzen kannst, um fundierte Entscheidungen über Dein Unternehmen zu treffen.
Was sind die Unterschiede von CRM und ERP?
Der Hauptunterschied zwischen einem CRM- und einem ERP-System liegt in ihrem Schwerpunkt. Bei CRM-Systemen stehen die Kunden im Mittelpunkt, während sich ERP-Systeme auf Geschäftsprozesse und Datenfluss konzentrieren. Das bedeutet, dass ein CRM-System mehr Funktionen für die Verwaltung von Kundendaten hat, während ein ERP-System mehr Funktionen für die Verwaltung von Geschäftsabläufen hat.
Wie der Name bereits vermuten lässt – bei einem CRM geht es um Kunden, bei einem ERP um Ressourcen.
Und jetzt wird es interessant:
Wenn Du Dir Dein Unternehmen als eine Maschine vorstellst, weißt Du, dass alles zusammenarbeitet. Mit anderen Worten: Ein Unternehmen hat viele bewegliche Teile, die alle zusammenarbeiten müssen. Sowohl ERP- als auch CRM-Systeme organisieren Daten und optimieren Prozesse. Trotz des unterschiedlichen Schwerpunkts gibt es eine Überschneidung der Daten.
Der Schlüssel liegt darin, das Zusammenspiel dieser Systeme zu optimieren, um das Beste aus ihnen herauszuholen. Das eine kann das andere zwar nicht ersetzen, aber sie arbeiten viel besser zusammen!
Warum CRM und ERP sich nicht gegenseitig ersetzen können
Obwohl sowohl CRM- als auch ERP-Systeme für Unternehmen unerlässlich sind, sind sie nicht austauschbar. Hier ist der Grund dafür:
Erstens setzen sie, wie wir bereits erwähnt haben, unterschiedliche Prioritäten bei den Daten. Ein CRM-System konzentriert sich auf die Kunden, während ein ERP-System auf die Geschäftsprozesse ausgerichtet ist. Das heißt nicht, dass ein ERP-System keine Kundendaten enthält. Da das System jedoch auf Geschäftsressourcen und deren effektive Verwaltung ausgerichtet ist, werden Kunden nur im Zusammenhang mit diesen Prozessen erwähnt.
Im Gegensatz dazu ist ein CRM-System so konzipiert, dass Du eine 360-Grad-Sicht auf Deine Kunden erhältst. In einem CRM-System können Kundendaten, Verkaufsinteraktionen, Kundendienstinteraktionen und vieles mehr verfolgt werden. Diese Daten werden dann verwendet, um das Kundenerlebnis zu verbessern und den Umsatz zu steigern. Es wird Dir jedoch nicht (direkt) mitgeteilt, ob Dein Bestandsmanagement schlecht ist. Genau wie das ERP wird es nur die Ressourcen erwähnen, die mit dem Kunden in Verbindung stehen.
In Deinem CRM hast Du nicht nur die Kontaktdaten Deiner Kunden, sondern kannst auch verfolgen, wie sie mit Deinem Unternehmen interagieren. (Quelle: ActiveCampaign)
Dieser Unterschied im Fokus spiegelt sich in den Funktionen der einzelnen Systeme wider. Ein ERP-System verfügt über Funktionen wie Personalverwaltung und Bestandsoptimierung, während ein CRM-System über Funktionen wie Kundensegmentierung verfügt.
In der realen Welt funktioniert das alles zusammen. Du solltest jedoch nicht versuchen, Dich zwischen den beiden Systemen zu entscheiden, denn sie erfüllen völlig unterschiedliche Aufgaben. Am besten ist es, wenn Du sie zusammenarbeiten lällst, um die Vorteile beider Systeme zu nutzen!
Die Verknüpfung von CRM und ERP: Vorteile und Chancen
Nachdem wir nun festgestellt haben, dass ein CRM- und ein ERP-System kein Ersatz füreinander sind, sprechen wir darüber, wie sie sich gegenseitig ergänzen.
Der gemeinsame Nenner sind hier die Informationen. Deine Kundendaten befinden sich im CRM-System, während Deine Geschäftsdaten im ERP-System gespeichert sind. Der Schlüssel liegt darin, diese beiden Systeme zu verbinden, damit sie Daten und Erkenntnisse gemeinsam nutzen können.
Dies bringt zahlreiche Vorteile für Dein Unternehmen mit sich:
Echte Big-Picture-Sicht auf Ihr Unternehmen
Durch die Integration Ihres CRM- und ERP-Systems erhältst Du eine ganzheitliche Ansicht. So kannst Du sehen, wie sich Deine Verkäufe entwickeln, was Deine Kunden sagen und wie Dein Betrieb läuft – alles an einem Ort.
Dadurch entfällt die doppelte Datenpflege, da die Informationen nur einmal eingegeben werden müssen, um in beiden Systemen verfügbar zu sein. Jetzt können Deine Teams nahtlos zusammenarbeiten und wertvolle Einblicke in Dein Unternehmen gewinnen.
Verbesserte Einblicke
Du weißt, dass das Ressourcenmanagement Auswirkungen auf die Kunden hat. Aber ohne eine ERP-CRM-Verbindung könntest Du das nicht nachvollziehen. Wenn Du CRM und ERP miteinander verbindest, kannst Du nachvollziehen, wie sich die verschiedenen Geschäftsprozesse auf das Kundenerlebnis und Deinen Umsatz auswirken.
Diese Erkenntnisse gelten auch in umgekehrter Richtung. Durch die Analyse von Kundeninteraktionen kannst Du den Ressourcenbedarf vorhersehen und Änderungen an Deinen Prozessen vornehmen. Auf diese Weise kannst Du Deine Abläufe so optimieren, dass sie nahtlos mit der kundenorientierten Seite des Unternehmens zusammenarbeiten.
Koordinierung wird zum Kinderspiel
Ohne CRP-ERP-Synchronisierung kann die Koordination zwischen den Abteilungen sehr schwerfällig sein. Was für den Lagerverwalter offensichtlich ist, kommt dem Marketingteam vielleicht gar nicht in den Sinn. Wenn diese beiden Systeme integriert sind, sind alle Informationen an einem Ort verfügbar. Dies erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Teams und macht es einfacher, Probleme zu lösen.
Wie sind ERP und CRM miteinander verbunden?
Die Verwaltung systemübergreifender Daten ist die eigentliche Herausforderung jeder erfolgreichen Integration.
Eine unkomplizierte Schnittstelle zwischen den beiden Systemen bietet Dir einen vollständigen Überblick über Kunden und Ressourcen gleichermaßen. Der optimale Weg dazu ist eine bidirektionale Schnittstelle, bei der die Daten in beide Richtungen fließen. Auf diese Weise kann das ERP-System das CRM-System beispielsweise über Änderungen der Lagerbestände und das CRM-System das ERP-System über Änderungen der Kundendaten auf dem Laufenden halten.
Wichtige Schritte bei der Verknüpfung
Wer nicht plant, der plant zu scheitern. Deshalb ist die Erstellung eines Aktionsplans der erste und wichtigste Schritt jeder Integration zwischen ERP- und CRM-Systemen.
Der Integrationsprozess kann komplex sein, und es ist wichtig, eine klare Vorstellung davon zu haben, was man erreichen will und wie man es erreichen will. Dazu gehört auch die Auswahl der Daten – welche Daten willst Du zwischen den beiden Systemen austauschen? Durch die Auswahl von Anwendungsfällen, bei denen der Informationsaustausch von entscheidender Bedeutung ist, und die Festlegung von Prioritäten für die Integration in diesen Fällen kannst Du den Prozess wesentlich effizienter angehen.
Sobald Du einen Plan hast, kannst Du Dich an die technischen Details der Integration machen. Die Auswahl der richtigen Software ist von entscheidender Bedeutung, ebenso wie die Einrichtung des Datenmappings. Dabei handelt es sich um den Abgleich der Datenfelder in den beiden Systemen, damit sie miteinander kommunizieren können. Einige ERP-Anbieter verfügen über CRM-Funktionen (und umgekehrt), aber wir glauben nicht, dass dies die beste Option ist. Entscheide Dich stattdessen für einen Best-of-Breed-Ansatz, bei dem Du die beste Software für jede einzelne Aufgabe auswählst.
Der letzte Schritt ist Testen, Testen, Testen. Hier wirst Du feststellen, ob alles so funktioniert, wie es soll. Erst wenn Du sicher bist, dass alles wie gewünscht funktioniert, kannst Du die Integration in Betrieb nehmen.
Fazit
Die Verknüpfung Deines CRM- und ERP-Systems ist für Unternehmen, die ihre Abläufe optimieren wollen, von entscheidender Bedeutung. Wir sind jedoch der Meinung, dass es besser ist, sich für die beste Software zu entscheiden, als sich für einen Alleskönner zu entscheiden.
