E-Mails sind ein wichtiger Teil unseres täglichen Lebens. Wir nutzen sie, um mit Freunden und Familie in Kontakt zu bleiben, aber natürlich auch für berufliche Zwecke, etwa im E-Mail-Marketing oder als Newsletter. Doch oft wissen wir nicht, wie wir sie richtig schreiben sollen.
In diesem Artikel zeigen wir dir, was du beim Schreiben einer E-Mail beachten solltest. Denn nur mit den richtigen Tipps und Tricks kannst du eine E-Mail verfassen, die auch (gut) ankommt!
Wie sieht eine gute E-Mail aus? (Der Aufbau)
Wenn du dies liest, fragst du dich wahrscheinlich, wie die Struktur einer guten E-Mail aussieht. Nun, darauf gibt es keine einheitliche Antwort, da es viele verschiedene E-Mail-Arten gibt, die als gut gelten können. Es gibt jedoch ein paar allgemeine Tipps, die du befolgen kannst, um sicherzustellen, dass deine E-Mail gut strukturiert und effektiv ist.
1. Stell sicher, dass deine E-Mail einen klaren Zweck verfolgt. Ganz gleich, ob du ein Produkt verkaufst, für eine Dienstleistung wirbst oder einfach nur Informationen weitergibst, deine E-Mail sollte ein bestimmtes Ziel verfolgen. Dies hilft dir bei der Entscheidung, welche Art von Inhalt du aufnimmst und wie du ihn strukturierst.
2. Achte darauf, dass deine E-Mail kurz und bündig ist. Niemand liest gerne eine lange, weitschweifige E-Mail, also achte darauf, dass du dein Anliegen schnell und effizient vermittelst.
3. Lies deine E-Mail vor dem Verschicken unbedingt Korrektur, um sicherzustellen, dass sie sinnvoll ist und keine Fehler enthält.
4. Achte schließlich darauf, dass deine E-Mail eine Aufforderung zum Handeln enthält. Ganz gleich, ob du deine Leser dazu aufforderst, auf einen Link zu klicken, ein Produkt zu kaufen oder einfach mehr über dein Thema zu erfahren, achte darauf, dass du eine klare und prägnante Aufforderung zum Handeln enthältst.
Wenn du diese Tipps befolgst, kannst du sicher sein, dass deine E-Mail gut strukturiert und effektiv ist. Nun kommen wir zu den einzelnen Abschnitten einer E-Mail und wie diese verfasst werden sollten.
Der E-Mail-Betreff
Die Betreffzeile ist das Erste, was dein Leser sieht. Sorge also dafür, dass sie interessant ist und seine Aufmerksamkeit erregt. Hier sind einige Tipps, wie du die perfekte Betreffzeile schreiben kannst:
Kurz und bündig halten
Deine Betreffzeile sollte kurz und prägnant sein. Niemand möchte eine lange, ausschweifende Betreffzeile lesen. Fass dich kurz und konzentriere dich darauf, worum es in deiner Nachricht geht.
Errege Aufmerksamkeit
Deine Betreffzeile muss Aufmerksamkeit erregen, wenn du möchtest, dass der Empfänger deine Nachricht liest. Verwende aussagekräftige, umsetzbare Wörter, die Lust machen, mehr zu lesen.
Mache deutlich, worum es in deiner Nachricht geht
Aus der Betreffzeile sollte klar hervorgehen, worum es in der E-Mail geht. Versuche nicht, clever oder kryptisch zu sein – die Leute haben weder die Zeit noch die Geduld, das herauszufinden.
Testen, testen, testen
Scheue dich nicht, mit verschiedenen Betreffzeilen zu experimentieren, um herauszufinden, was am besten funktioniert. Probiere verschiedene E-Mail-Vorlagen aus und sehe, welche die meisten Klicks erhalten. Bei deinen Tests solltest du die gewonnen Daten unbedingt gut strukturieren und auswerten. Hierfür empfehlen wir dir: ActiveCampagin kostenlos testen.
Tatsächlich gibt es mittlerweile auch Tools, die dir bei einen guten Betreffzeile helfen können. Mit wenigen Klicks kannst du E-Mail-Betreff-Beispiele generieren lassen.
Wie beginnt man eine E-Mail zu schreiben?
Sobald du eine Betreffzeile hast, kannst du mit dem Schreiben deiner E-Mail beginnen. Beginne mit einer Begrüßung und gib den Namen des Empfängers an, wenn du ihn kennst. Wenn du eine Gruppe von Personen mit einer Rundmail anschreibst, kannst du eine Grußformel wie „Hallo an alle“ oder „Hallo ihr Lieben“ verwenden.
Wenn du kannst, nimm dir einen Moment Zeit, um deine Begrüßung zu personalisieren, indem du den Namen der Person oder ein bestimmtes Detail über sie einfügst. Damit zeigst du, dass du aufmerksam bist und dass du dich um eine Verbindung bemühst. Versuche Grußformeln wie „Guten Tag“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren“ zu vermeiden. Ähnliches gilt übrigens auch für die Schlussformel per „Mit freundlichen Grüßen“ oder schlimmer „mfg“.
Nach der Begrüßung schreibst du den E-Mail-Text. Sei klar und prägnant, und versuche, dich auf ein Thema pro E-Mail zu beschränken. Wenn du viele Informationen enthalten musst, kannst du diese in Aufzählungspunkte oder Absätze unterteilen.
Was gehört alles in eine E-Mail? Einleitung, Hauptteil und Schluss
Erläutere in deiner Einleitung kurz, wer du bist und warum du dem Empfänger schreibst. Versuche bereits in den ersten Sätzen Neugierde zu wecken, damit der Empfänger deine E-Mail auch weiterliest.
Der Hauptteil deiner E-Mail sollte den Lesern Lust auf mehr machen. Er sollte informativ und ansprechend sein, damit die Leser merken, dass du wertvolle Informationen zu bieten hast. Diese holen Sie sich dann beispielsweise auf deiner Webseite.
Achte auch darauf, deinen Text mit Zwischenüberschriften aufzulockern, damit er leicht zu lesen ist.
Fasse in deinem Fazit die wichtigsten Vorteile deiner E-Mail zusammen und fordere die Leser per CTA dazu auf, auf deine E-Mail zu antworten, einen Link anzuklicken oder dich vielleicht anzurufen. Die CTA sollte zu den Zielen deiner E-Mail passen.
Wenn wir lesen, versucht unser Gehirn ständig vorherzusagen, was als Nächstes passieren wird. Wir machen ständig Vorhersagen auf der Grundlage der Informationen, die wir bereits gelesen haben. Und wenn wir am Ende eines Textes ankommen und es keinen klaren nächsten Schritt gibt, fühlt es sich so an, als ob die Vorhersage unseres Gehirns unterbrochen worden wäre.
Es ist ein bisschen so, wie wenn man einen Film sieht und die Handlung eine unerwartete Wendung nimmt. Das kann verwirrend und frustrierend sein, weil man etwas anderes erwartet hat.
Das Gleiche passiert, wenn wir das Ende einer E-Mail erreichen und es keinen klaren nächsten Schritt gibt. Unser Gehirn hat das Gefühl, unvollständige Informationen erhalten zu haben.
Was hat das alles mit einer Aufforderung zum Handeln zu tun?
Nun, eine Aufforderung zum Handeln (CTA) ist der nächste Schritt. Es geht darum, was der Leser tun soll, nachdem er deine E-Mail gelesen hat. Und es ist aus zwei Gründen wichtig, am Ende deiner Nachricht eine Aufforderung zum Handeln zu formulieren.
Erstens gibt er deinen Empfängern einen klaren nächsten Schritt vor. Er weiß genau, was er als Nächstes tun muss, was die Wahrscheinlichkeit verringert, dass er frustriert ist und aufgibt.
Zweitens trägt es dazu bei, dass der Leser am Ende der Mail nicht das Gefühl hat, dass die Vorhersage seines Gehirns unterbrochen wurde. Eine Aufforderung zum Handeln gibt ihm ein Gefühl von Abschluss und Zufriedenheit.
Wir wissen, dass es verlockend sein kann, einfach auf „Senden“ zu drücken und damit fertig zu sein, aber glaube uns, dass es einen großen Unterschied macht, wenn du dir die Zeit nimmst, eine starke Call-To-Action (CTA) zu erstellen.
Sie trägt nicht nur dazu bei, dass sich deine Empfänger engagieren, sondern kann auch zu mehr Konversionen und Verkäufen führen.
E-Mail-Signatur: Was gehört in diese?
Eine Signatur wirkt professionell und gibt den Lesern wichtige Informationen auf einen Blick an die Hand. Je nachdem, welche Kanäle du nutzt, können unterschiedliche Kontaktdaten in der E-Mail-Signatur enthalten sein. Üblich sind:
- Dein Name und Nachname
- Deine Webseiten-URL
- Eine kurze Biografie
- Ein Foto von dir
- Deine E-Mail-Adresse
- Deine Social-Media-Profile
Anhänge und Links in E-Mails: Worauf muss man bei diesen achten?
Wenn du einen Anhang oder Link von jemandem erhältst, den du nicht kennst, solltest du vorsichtig sein, bevor du ihn öffnest. Hier sind einige Dinge, auf die du achten solltest:
- Prüfe die E-Mail-Adresse des Absenders. Wenn sie verdächtig aussieht oder nicht mit dem Namen der Person übereinstimmt, die du kennst, solltest du vorsichtig sein.
- Fahre mit dem Mauszeiger über den Link, um zu sehen, wohin er dich führt. Wenn die URL verdächtig aussieht oder nicht mit dem Namen der Website übereinstimmt, klicke sie nicht an.
- Wenn ein Anhang verdächtig aussieht, öffne ihn nicht. Er könnte einen Virus enthalten, der deinen Computer infizieren könnte.
Wenn du dich bei einem Anhang oder Link unsicher bist, gehe lieber auf Nummer sicher und öffne ihn nicht. Vorsicht ist besser als Nachsicht!
Genau diese Informationen kannst du nun nutzen, um deine Anhänge und Links zu optimieren. Versetze dich in die Lage des Empfänger und prüfe, ob deine E-Mail die oben genannten Punkte erfüllt. Du kannst dir deine E-Mail auch einfach selbst schicken oder auch Freunde bitten, deine E-Mail testweise zu lesen.
Abschließender Tipp: Achte auf eine angemessene Dateigröße. Niemand möchte minutenlang eine Datei herunterladen, die am Ende doch nicht interessant ist.
Was muss ich beachten, wenn ich eine E-Mail schreibe?
Die perfekte E-Mail gibt es nicht. Dennoch haben sich einige Tipps bewährt, um eine gute Mail zu verfassen. Bevor wir im Anschluss auf wichtige Punkte detaillierter eingehen, hier eine schnelle Übersicht:
- Sei in deiner E-Mail prägnant und klar
- Gib den Zweck deiner E-Mail in der Betreffzeile an
- Verwende korrekte Grammatik und Rechtschreibung
- Nutze kurze Sätze und vermeide Schachtelsätze
- Füge eine Aufforderung zum Handeln ein
- Ließ deine E-Mail vor dem Versenden Korrektur
- Denke an deine Zielgruppe – überlege, an wen du eine E-Mail schickst und was diese Person wissen möchte
- Füge eine persönliche Note ein
Weitere wichtige Punkte, die Du beim Verfassen einer E-Mail berücksichtigen solltest, sind:
Timing
Die beste Zeit für den Versand einer E-Mail ist in der Regel in der Wochenmitte (Dienstag, Mittwoch oder Donnerstag) und am Vormittag (gegen 10:00 Uhr). Es hängt jedoch von deiner Zielgruppe ab und davon, in welcher Zeitzone sie sich befindet.
Ansprache: Wie formell darf (muss) es sein?
Die Antwort auf die Frage nach dem Grad der formellen Ansprache hängt von der Situation ab: Wenn du jemandem eine E-Mail schreibst, den du nicht gut kennst, solltest du eher formell vorgehen. Wenn du private E-Mails an einen Freund oder ein Familienmitglied schreibst, kannst du informeller sein.
Die richtige Länge
Wenn du eine E-Mail an einen Freund schreibst, ist die Länge deiner E-Mail dir überlassen. Wenn du einen Geschäftskontakt oder einen Kunden anschreibst, solltest du dich kurz fassen und auf den Punkt kommen.
Die richtige Länge für eine E-Mail hängt von ihrem Zweck ab. Eine Marketing-E-Mail sollte kurz und prägnant sein, während eine formellere E-Mail an einen Kunden länger sein kann. Als Faustregel gilt: Halte deine E-Mails so kurz wie möglich und vermittle dennoch die notwendigen Informationen.
Strukturierung und Formatierung – was ist wichtig?
Bezüglich der Struktur und Formatierung sind E-Mails gut mit Blog-Artikeln zu vergleichen. Wichtig ist zunächst, dass die Struktur klar und sinnvoll ist. Zudem sollte Formatierung Übersicht und ein angenehmes Lesegefühl gewährleisten.
Es geht hierbei stets um die User Experience: Der Leser muss deine E-Mail gerne lesen und sollte sie auf allen Endgeräten gut lesen können. Hierzu solltest du unbedingt auch eine gut lesbare Schriftart in angemessener Schriftgröße verwenden.
E-Mail schreiben: Richtig antworten
Wenn du eine E-Mail beantwortest, ist es wichtig, einen respektvollen und professionellen Ton anzuschlagen. Danke dem Absender für die E-Mail und beantworte alle Fragen, die er gestellt hat. Wenn du mehr Zeit für die Beantwortung der E-Mail benötigst, teile dem Absender mit, wann er eine Antwort von dir erwarten kann.
- Mache es kurz und bündig – komme auf den Punkt
- Bedanke dich für die E-Mail
- Beantworte die Fragen klar und deutlich
- Wenn du mehr Zeit für die Beantwortung benötigst, lasse es dem Absender wissen
- Beende das Gespräch mit einer positiven Note
Wie lange Zeit für eine Antwort lassen?
Wenn du dich fragst, wie lange du mit der Beantwortung einer E-Mail warten solltest, hängt die Antwort von der jeweiligen Situation ab. Wenn es sich um eine zeitkritische E-Mail handelt, solltest du so schnell wie möglich antworten. Wenn sie nicht zeitkritisch ist, kannst du ein oder zwei Tage warten.
Wenn es sich um eine einfache Frage handelt, die schnell beantwortet werden kann, solltest du sofort antworten.
Wenn es sich um eine komplexe Frage oder ein Problem handelt, dessen Beantwortung einige Zeit in Anspruch nehmen wird, solltest du mit der Beantwortung etwas warten. So hast du Zeit, deine Gedanken zu sammeln und eine gut durchdachte Antwort zu verfassen.
Bei wichtigen und dringenden E-Mails, antwortest du so schnell wie möglich. Gerne kannst du auch deine E-Mails organisieren nach Dringlichkeit. Im Allgemeinen ist es besser, zu früh als zu spät zu antworten. Auf diese Weise weiß der Absender der E-Mail, dass du sie erhalten hast und an einer Antwort arbeitest.
Wie die Inhalte anordnen – oder besser gleich löschen?
Denk zunächst an deine Empfänger. Sie erhalten wahrscheinlich täglich unzählige Mails. Warum sollten Sie deine E-Mail lesen und dann deiner CTA folgen?
Es macht Sinn, dass du dich auf frühere E-Mails beziehst und hier eine direkte Verbindung herstellst. Auf diese Weise bekommt deine E-Mail nicht den Eindruck einer „Kaltakquise“, sondern wird mehr zu einem Gespräch mit deinen Lesern.
Baue in deine E-Mail auch unterhaltsame Elemente ein – das lockert die Stimmung auf und macht Lust auf mehr.
Antworten auf Rundmails (Gruppenmails)
Auch du kennst sicherlich Rundmails, auf die wir eigentlich nicht antworten wollen. Vielleicht sind sie von einem Unternehmen oder einer Organisation, an der wir nicht interessiert sind, oder es handelt sich einfach um etwas, das nicht wirklich eine Antwort erfordert. In jedem Fall kann es sehr lästig sein, sich durch all diese Antworten zu scrollen, vor allem, wenn wir nur versuchen, den Inhalt der E-Mail zu finden.
Zunächst kannst du versuchen, dich von der E-Mail-Liste abzumelden. Das ist in der Regel recht einfach und verhindert, dass die E-Mails überhaupt ankommen.
Wenn du dich nicht abmelden kannst oder einfach nicht daran interessiert bist, dann kannst du versuchen, die E-Mail ganz zu ignorieren. Ich weiß, es ist schwer, dem Drang zu widerstehen, mit einem bissigen Kommentar zu antworten, aber glaube mir, das ist es nicht wert. Drücke einfach auf „Löschen“ und mach mit deinem Tag weiter.
Wenn du nicht anders kannst und antworten musst, dann versuche wenigstens, dich kurz zu fassen. Niemand möchte einen Roman in einer E-Mail lesen, also komm auf den Punkt und fasse dich kurz.
Wie auch immer, ich hoffe, dies hat dir einige Ideen gegeben, wie du mit diesen lästigen Werbemails umgehen kannst. Denke einfach daran, dass es in der Regel am besten ist, einfach auf „Löschen“ zu drücken und weiterzugehen.
E-Mail schreiben: Die Do’s and Don’ts
Wenn es um E-Mails geht, solltest du einige Dinge beachten, um sicherzustellen, dass deine Botschaft klar und effektiv ist.
Do’s
- Fasse dich kurz und bündig
- Verwende einen zielgruppen-gerechten Ton
- Verwende korrekte Grammatik und Zeichensetzung
Dont’s
- Einen Roman schreiben
- Viele Flüchtigkeits- und Tippfehler
- Schlechte Formatierung und Struktur
FAQ: E-Mail verfassen
Wie oft solltest du deine E-Mails checken?
Du solltest deine E-Mails regelmäßig abrufen, um über neue Nachrichten auf dem Laufenden zu bleiben. Wie oft du deine E-Mails abrufst, hängt jedoch von deinen persönlichen Vorlieben und der Menge der E-Mails ab, die du erhältst.
Wie lange solltest du auf eine E-Mail warten?
Es ist schwer zu sagen, wie lange du auf eine E-Mail-Antwort warten solltest, da dies von der jeweiligen Situation abhängt. Wenn es etwas Dringendes ist, solltest du dich vielleicht nach ein paar Stunden wieder melden. Wenn es sich aber um etwas handelt, das warten kann, solltest du vielleicht ein oder zwei Tage warten. Letztendlich liegt es an dir, nach bestem Wissen und Gewissen zu handeln.
Ist eine E-Mail ein rechtskräftiger Schriftverkehr?
Kann eine E-Mail generell als rechtsverbindliche Vereinbarungen gelten? Ja. Eine E-Mail kann verbindlich sein, wenn sie alle rechtlichen Anforderungen an einen Vertrag erfüllt, wozu normalerweise Angebot, Annahme und Gegenleistung gehören. Es gibt jedoch bestimmte Arten von Verträgen, die schriftlich abgeschlossen werden müssen, um durchsetzbar zu sein, daher ist es immer am besten, auf Nummer sicher zu gehen und wichtige Vereinbarungen schriftlich festzuhalten.
Wie schreibt man eine Anfrage per E-Mail?
Wenn man eine Anfrage in einer E-Mail schreibt, sollte man sich kurzfassen und auf den Punkt kommen. So kann man sicherstellen, dass der Empfänger die Anfrage versteht und schnell darauf reagieren kann.
Zudem sollte man alle relevanten Informationen angeben. Dies hilft dem Empfänger, die Anfrage zu verstehen und die entsprechenden Maßnahmen zu ergreifen.
Wenn man innerhalb einer angemessenen Zeitspanne keine Antwort von der Person erhält, der man eine E-Mail geschickt hat, ist es völlig in Ordnung, nachzufragen. Ein einfaches „Ich wollte nur sichergehen, dass du meine vorherige E-Mail gelesen hast“ reicht aus.
Kann man eine anonyme E-Mail schreiben?
Es ist möglich, eine anonyme E-Mail zu schreiben, aber es ist nicht immer einfach, dies zu tun. Es gibt ein paar Dinge, die man tun kann, um es jemandem zu erschweren, die eigene Identität zurückzuverfolgen, aber es gibt keine Garantie, dass die eigene Identität vollständig verborgen bleibt.
