E‑Mail-Akquise: So funk­tio­niert die Neukun­den­ak­quise per E‑Mail

Die Neukundenakquise per Mail ist ein hartes Geschäft. Zum einen muss man einen Neukunden, der das vorzustellende Produkt oder die Dienstleistung noch gar nicht kennt, von dessen Qualität und dessen Vorzügen überzeugen. Zum anderen probieren das aber natürlich auch die Mitbewerber und somit muss man sich von dem gesamten Markt abheben und sich dagegen behaupten.

Nun die gute Nachricht: Umfragen zufolge ist die Kundenakquise per E-Mail aber immer noch die bevorzugte Kommunikationsform, die von über 80 % der Geschäftskunden im B2B vor einem Telefonat oder anderen Kontaktwegen präferiert wird. Das ist schon mal ein guter Anfang bei der Kundengewinnung und die beste Voraussetzung, um am Ende Conversions zu erhalten.

Aber das wissen die anderen natürlich auch und so kann man sich bei der Neukundenakquise per Mail nur mit Qualität und einem überzeugenden Anschreiben (zum Beispiel mithilfe unserer Akquise Mailing-Vorlagen) von den Mitbewerbern abheben. Wir haben dir hier alles Wichtige zusammengetragen, damit du besser bist als all die anderen da draußen im Haifischbecken. Mit unseren Tipps zu Akquise-Anschreiben, Mustern und Mail-Vorlagen wirst du am Ende der große weiße Hai sein, der besser als alle anderen weiß, wie man erfolgreich E-Mail-Akquise betreibt.

Der Begriff Akquise kommt aus dem Lateinischen (acquirere) und bedeutet übersetzt “erwerben”. Folglich geht es bei der E-Mail-Akquise um die Gewinnung von Kunden mithilfe von E-Mail-Marketing–Maßnahmen.

Die Neukundenakquise per Mail ist in den gesamten Prozess integriert und dient nach der Lead-Generierung und der Lead-Qualifizierung der Kontaktaufnahme, später auch dem Verkauf oder Geschäftsabschluss und am Ende den After-Sales Aktivitäten.

Heute versteht man auch gezielte E-Mail-Maßnahmen auf Social-Media-Kanälen wie LinkedIn zur allgemeinen E-Mail-Akquise.

Kaltakquise, auch als Cold Mails bezeichnet, bedeutet, potenzielle Kunden ohne vorherigen Kontakt anzusprechen, meist um ihnen ein Produkt oder eine Dienstleistung anzubieten. Dies ist jedoch ohne vorherige Zustimmung nicht zulässig, da die Regeln für die Kontaktaufnahme sowohl im B2C- als auch im B2B-Bereicht gesetzlich geregelt sind. Viele fragen sich, ob Kaltakquise- bzw. Cold Mails wirklich funktionieren – ja, sie können effektiv sein, wenn sie gut gestaltet sind. Um zu starten, brauchst du eine klare Kaltakquise Mail-Vorlage, die persönlich und ansprechend ist. Beginne mit einer freundlichen Ansprache und stelle kurz dein Anliegen vor. Denke daran, dem Empfänger einen Mehrwert zu bieten, um sein Interesse zu wecken.

Zu Beginn des Jahrtausends schickte man im Rahmen der Kaltakquise per E-Mail eine große Anzahl an Nachrichten an einen riesigen Datenbestand. Auch Telefonakquise war vielfach im Einsatz – ein Suchen von potenziellen Kunden wie die berühmte Nadel im Heuhaufen – allerdings mit verbundenen Augen.

Genau das ist es aber, was Empfänger von Kaltakquise-E-Mails heute eher als Spam empfinden. Verschärfte Datenschutzgesetze im Rahmen der DSGVO verhindern zudem auch häufig diese Vorgehensweise. Newsletter dürfen beispielsweise nur über ein Double-Opt-in-Verfahren versendet werden.

Heute nimmt der zweite Schritt des Kundenakquise Prozesses, also die Qualifizierung von Leads, einen deutlich höheren Stellenwert ein. Es gilt, bereits vorselektierte “gute” und vielversprechende Kontakte bei der E-Mail-Akquise anzuschreiben – ein gut organisiertes Suchen nach der Nadel im Heuhaufen, in dem Fall mit einem Metalldetektor.

Je nachdem, an welchem Punkt bei der Neukundengewinnung du dich befindest, gilt es eine andere Art von Akquise-E-Mail zu wählen. Schauen wir uns die sechs verschiedenen Arten von Kundenakquise-E-Mails im Einzelnen an, die insbesondere als Kaltakquise-E-Mails eingesetzt werden:

A. Einführungs-E-Mails

Die Einführungs-E-Mail gehört zu den wichtigsten Kaltakquise-E-Mails. Sie stellt den ersten Kontakt zu einem neuen Lead (potenzieller Kunde) dar. Diese Art von Kundenakquise-E-Mail sollte das primäre Interesse wecken, kurz und auf den Punkt sein. Versetze dich in die Situation des Kunden, schildere ein bekanntes Problem und biete ihm eine passende Lösung an.

B. Nurturing-E-Mails

Der Name dieser Akquise-E-Mails kommt nicht von Ungefähr. Nurturing bedeutet nämlich nähren oder pflegen. Es geht bei Nurturing E-Mails also darum, einen potenziellen Kunden zu füttern – füttern mit Informationen. Führe ihn nach und nach an dein Unternehmen und die Produkte heran. Auch Newsletter sind eine Form des Nurturings. Baue das Szenario deiner Kette an Nurturing E-Mails gut und bewusst auf. Auf diese Weise wirst du mehr über deinen Kunden erfahren und ihm personalisierte Kaltakquise-E-Mails schicken können.

C. Treue-E-Mails

Eine Treue-E-Mail verschickst du an ein bereits gewonnenes Publikum und Bestandskunden – sie sind also genau genommen keine „wirklichen“ Akquise-E-Mails mehr. Sie gehen deutlich tiefer und nutzen bereits gesammelte Informationen. Kennst du beispielsweise das Geburtsdatum des Leads oder das Datum eines besonderen Firmenjubiläums, könntest du darauf aufbauend, eine entsprechende E-Mail schicken. Du kannst aber auch exklusive Sneak-Previews anbieten, Whitepaper oder auch Testimonials von Branchenkollegen.

D. Nachfass-E-Mails

Eine Nachfass-E-Mail ist ein gutes Mittel, um Informationen, die du bereits in einer ersten Akquise-E-Mail versendet hast, oder ein Angebot zu dem neuesten Produkt zu vertiefen. Du kannst es in einem neuen Kontext darstellen, mit einem Treueangebot oder Nachlässen attraktiver machen. Ein Call-to-Action ist bei einer Nachfass-Aktion immer besonders wichtig.

Segmentiere eine Gruppe von Adressaten und fasse mit einer individuell auf diese Gruppe zugeschnittenen Akquise-Mailvorlage nach. Handelt es sich um Leads, die bereits länger inaktiv waren, musst du diese natürlich anders packen als ein Kundensegment, das z. B. gerne auf Rabattaktionen reagiert.

E. Werbe-E-Mails

Werbe- und Akquise-E-Mails kommen in der unterschiedlichsten Form und zu den verschiedensten Anlässen. Wenn du ein Produkt besonders pushen, einen bevorstehenden Feiertag (Weihnachten, Valentinstag) nutzen oder einen besonderen Mehrwert hervorheben möchtest, ist eine Werbe-E-Mail das Mittel der Wahl. Mit einer geschickt formulierten und designten Werbe-E-Mail kannst du deinen Umsatz signifikant beeinflussen.

F. Benachrichtigungs-E-Mails

Eine Benachrichtigungs-E-Mail, die in den meisten Fällen durch Automation generiert wird, kann durchaus als aufdringlich angesehen werden. Aber manchmal ist ein Follow-up mit einer freundlichen Provokation auch etwas Positives und verspricht große Erfolge. Eine Benachrichtigungs-E-Mail könnte beim Abbruch des Warenkorbs versendet, zu einem Geburtstag, zum 1. Jubiläum des 1. Kaufs oder auch zum 10. Einkauf im Shop.

Nachdem du das perfekte Szenario für deine E-Mail-Akquise festgelegt hast, gilt es nun, die perfekte Akquise-Mailvorlage zu formulieren, die du immer wieder verwenden und individuell anpassen kannst. Du kannst dir in der Theorie noch so viele Gedanken machen … wenn die E-Mail nicht gut ist, die Betreffzeile nicht ansprechend und keine Emotionen rüberkommen, wird dein Mailing im Nirvana des virtuellen Papierkorbs landen.

Investiere ausreichend Zeit für das Erstellen des Neukundengewinnungs-Anschreibens und nutze die Muster und Tipps, die wir im Folgenden für dich zusammengestellt haben. Du kannst übrigens ActiveCampaign kostenlos testen und dich von seiner Leistungsfähigkeit überzeugen.

Als “geplantes aus der Reihe fallen” könnte man die ideale Kundenakquise-E-Mail vielleicht auch bezeichnen. Es geht also einerseits darum, professionell, geplant und strukturiert vorzugehen, aber andererseits auch darum, positiv aufzufallen und sich von den Tausenden von anderen Mails, die der Kunde bekommt, abzusetzen.

1. Die Betreffzeile der Kundenakquise-E-Mail

Die Betreffzeile deiner Kundenakquise-E-Mail wird darüber entscheiden, ob der Empfänger die E-Mail öffnet oder doch eher gleich in den Papierkorb verschiebt. Je interessanter, individueller und persönlicher der Betreff ist, desto größer ist auch die Chance, dass die E-Mail geöffnet wird.

Dabei kommt es auch auf die Länge an. Im Idealfall kann der Kunde die gesamte Betreffzeile der Kundenakquise-E-Mail nämlich bereits in der Übersicht (Listenansicht) des Posteingangs seines Mailprogramms lesen. Hier eine Übersicht der gängigsten E-Mail-Programme und die Länge der dargestellten Zeichen der Betreffzeile:

Berücksichtigt man zudem eine Studie, die besagt, dass die meisten Betreffzeilen zwischen 41 und 50 Zeichen lang sind, aber die am häufigsten gelesenen E-Mails eine Betreffzeile von 61 bis 70 Zeichen aufwiesen, kommt man durchaus zu dem Schluss, dass eine Betreffzeile bei der E-Mail-Akquise zwischen 50 und 66 Zeichen lang sein kann.

Hierbei gehen wir davon aus, dass im B2B-Bereich T-Mobile und GMX eine eher untergeordnete Rolle spielen und die Darstellung auf Smartphones eine Sonderrolle einnimmt.

Jetzt haben wir schon einmal die perfekte Länge der Betreffzeile, jetzt muss sie “nur noch” packen, fesseln und interessieren, mitreißen und zum Lesen der Mail animieren.

Die wichtigsten Wörter sollten gleich zu Beginn der Betreffzeile platziert werden. Zum einen ist dann auch auf Smartphones das Lesen gewährleistet und zum anderen erkennt man auch beim kurzen Querlesen bereits, um was es geht.

2. Der Einleitungssatz der Kundenakquise-E-Mail

Jetzt hast du es immerhin schon einmal geschafft, den Lead dazu zu bewegen, deine E-Mail zu öffnen. Glückwunsch! Jetzt muss es dir noch gelingen, ihn auch weiterhin interessiert zu halten – dies ist schließlich das Ziel bei der E-Mail-Akquise. Dies erreichst du durch die ersten Sätze, den Teaser.

Nutze den Teaser, um darin gleich zu Beginn das Schlüsselwort unterzubringen. Nutze dein Wissen über die Zielgruppe und setze dies gezielt ein. Spiele mit den Problemen, Sorgen, Wünschen und Bedürfnissen des Kunden.

Fasse dich dabei so kurz wie möglich und verwende die Sprachebene, die zu dem Lead passt. Wenn du es mit Fachleuten zu tun hast, darfst du auch gerne entsprechendes Fachvokabular einsetzen, ansonsten verwende eine eher einfache und verständliche Sprache.

3. Die Copy der Kundenakquise-E-Mail

Ob du nun einen Blog, einen Newsletter oder eine Kundenakquise-E-Mail schreibst, ist vollkommen gleichgültig, denn es kommt in allen Fällen auf den Inhalt an. Berücksichtige bei allen Texten die bewährte AIDA-Methode.

4. Emotionen sind auch bei der E-Mail-Akquise wichtig

Im nächsten Schritt gilt es, eine interessante und professionelle Gratwanderung zwischen faktischem Schreiben und Emotionen zu erreichen. Natürlich ist es wichtig, den nötigen Abstand zu wahren und die richtige Sprache zu verwenden - es ist aber genauso wichtig, den Kunden mit Begeisterung und Empathie in den Bann zu ziehen.

Sprich mit deinen Leads auf einer authentischen Ebene, nicht zu abgehoben oder blechern, aber auch nicht zu persönlich. Hier kommt es auf ein sehr gutes Fingerspitzengefühl und auch Erfahrung mit einer speziellen Zielgruppe an.

5. Text statt Bilder

Bilder sind so eine Sache bei der Neukundenakquise per Mail. Einerseits machen sie eine E-Mail freundlicher, gefälliger und lockern das Design auf. Bilder können ganz andere Dinge rüberbringen als nur Text alleine. Auf der anderen Seite jedoch vergrößern sie die E-Mail in Bezug auf die Byte-Zahl. Dies könnte durchaus für manche Spamfilter ein Indiz für eine Spam-Mail sein und die Zustellbarkeitsrate deiner Kundenakquise-E-Mail und damit auch die Antwortrate negativ beeinflussen.

6. Verwende einen CTA

Ein CTA ist die Essenz deiner ganzen Bemühungen. Du schickst eine Kundenakquise-E-Mail schließlich, um daraus am Ende eine Conversion zu generieren. Am besten erreichst du dies mit einem gezielten CTA. Dies könnte der Link zu einem Produkt, einem Blogartikel oder einem Whitepaper sein. Es könnte aber auch ganz einfach die Aufforderung zur Abonnierung des Newsletters sein.

Die schlechte Nachricht zuerst: Es gibt leider nicht DEN einen perfekten Zeitpunkt zum Verschicken von Kundenakquise-E-Mails. Es gilt vielmehr, seine Zielgruppe sehr genau zu kennen und eine sehr gezielte Segmentierung vorzunehmen. Denn die Adressaten bestimmen letztendlich auch den idealen Zeitpunkt.

Wir empfehlen, die nachfolgenden Punkte bei der Wahl des besten Zeitpunktes zu berücksichtigen:

●   Handelt es sich um Aktionen im B2B- oder B2C-Bereich? Hier gelten jeweils andere Zeiten.

●   Welche Hierarchieebene sprichst du an? Ein Chef schaut seine E-Mails seltener an als ein Vertriebsmitarbeiter.

●   Dienstags und donnerstags sind anderen Tagen zu bevorzugen

●   An diesen Tagen ist die Zeit von 10 bis 12 Uhr vielversprechender als andere Zeiten

●   Viele Zeitmanagement-Coaches empfehlen das Lesen von E-Mails unmittelbar nach der Mittagspause. Mache dir das zu Nutze.

●   Montags und freitags sind die schlechtesten Tage. Freitagnachmittag gehört zu den Zeiten mit der geringsten Öffnungsrate.

●   Wie sind die üblichen Arbeitszeiten in der Branche?

Jetzt haben wir in der Theorie über die beste Art und Weise gesprochen, deine E-Mail-Akquise zum Erfolg zu führen. Schauen wir uns nun einmal zwei ganz konkrete Beispiele an, die alle unsere Tipps berücksichtigen. Vielleicht helfen dir unsere Akquise-Mailvorlagen, deine eigenen Kundenakquise-E-Mails noch besser zu machen.

Begriffe in { } beziehen sich auf Variablen, die automatisch aus der Datenbank entnommen werden und die E-Mail personalisieren und genau auf das Lead-Segment abstimmen.

Akquise-Mailvorlage 1: Einführungs-E-Mail

Akquise-Mailvorlage 2: Werbe-E-Mail

Die E-Mail-Akquise ist im Grunde wie die Rezeptur für ein leckeres Gericht. Man muss die beste Komposition finden, probieren und verbessern – durch Verwendung der hochwertigsten Zutaten, dem gefühlvollen Mischen und Zubereiten, sowie einem geschickten Händchen beim Würzen und Verfeinern wird am Ende ein kulinarisches Meisterwerk daraus.

ActiveCampaign liefert dir die besten Zutaten und das beste Equipment und unterstützt dich bei der Erstellung eines gezielten E-Mail-Marketings zur Neukundenakquise per E-Mail. ActiveCampaign kennt deine Vorlieben in Bezug auf die Würze und die virtuellen Helferlein, in Form von Automationen, helfen dir bei der Zubereitung.

Das Erstellen neuer Akquise-E-Mail-Kampagnen wird dadurch (fast) zum Kinderspiel. Du musst nur noch den Juice dazugeben und die Seele in die Texte bringen. Außerdem musst du die Leads im rechten Moment und zum richtigen Zeitpunkt im Sales Funnel ansprechen. Unsere Tipps können dir hoffentlich dabei helfen.