E‑Mails orga­ni­sie­ren: 7 Tipps für ein stress­freies und effizientes Arbeiten

Nicht die E-Mails, Aufgaben, Termine und Meetings ansich sind das eigentliche Problem, sondern wir selbst. Wenn wir lernen, besser mit den täglichen Herausforderungen umzugehen und strukturierter vorgehen, bekommen wir wieder Kontrolle über unser Leben.

Lass nicht zu, dass die E-Mails dich kontrollieren - du bist der Boss und niemand anders. Erlaube diesen kleinen elektronischen Nachrichtenüberbringern nicht, dir den Tag schwer zu machen. Erlange die Kontrolle zurück. Mit unseren Tipps und Tricks wirst du endlich wieder stressfrei und effizient arbeiten können.

Ein aufgeräumtes E-Mail Postfach wird auch deinen Kopf aufräumen - versprochen.

Um die Wichtigkeit einer digitalen Postfachpflege noch besser zu verstehen, wollen wir mit einigen unglaublichen Zahlen starten:

Wenn sich 2.000 oder gar mehr E-Mails in deinem Outlook Postfach stapeln, lässt man sich davon gerne erdrücken. Da man nicht den Überblick hat, wie viele davon noch zu bearbeiten sind, welche wirklich wichtig, was Spam oder unwichtig ist, sind alle 2.000 E-Mails potentielle Kandidaten, die bearbeitet werden wollen. Man trägt also praktisch ständig eine E-Mail-Flut von 2.000 E-Mails auf seinen Schultern mit sich herum.

Durch das Aufräumen des Postfaches hat man stets die Übersicht darüber, was tatsächlich noch ansteht, was zuerst gemacht werden muss und was man getrost löschen kann. Der Stresslevel sinkt gewaltig und die Arbeit wird insgesamt strukturierter, ruhiger und effizienter.

Das Aufräumen und Abarbeiten des E-Mail Postfaches hat nicht nur berufliche, sondern auch direkte Auswirkungen auf die Gesundheit und das Wohlergehen. Sieht man sich nicht mehr einem schier endlosen Berg an eingehenden E-Mails gegenüber, kann man viel entspannter sein und spürt viel weniger Druck.

Bei deiner Büroorganisation beginnt alles mit einer Grundreinigung des Postfaches. Das ist ein wirklich schwieriger Schritt, da man sich hierfür einiges an Zeit nehmen muss. Wenn du diesen wichtigen Prozess jedoch abgeschlossen hast, geht alles danach viel einfacher von der Hand. Sag deinem inneren Schweinehund den Kampf an und zeige ihm, wer der Stärkere von euch beiden ist.

Für die Grundreinigung selbst haben wir dir hier die ersten Tipps zusammengestellt:

1. Nutze die Sortierfunktion und Suchfunktion deines Postfaches und stelle alle Mails in einem ersten Schritt nach Absender dar. Nun kannst du sehr schnell einen bestimmten Absender erkennen und z. B. die 120 Newsletter eines Branchendienstes oder Mails von Social Media Kanälen ganz einfach hintereinander weg markieren und löschen.
2. Nun sortiere die Mails nach Datum, lege ein Cut-off-Datum fest und lösche alle Mails, die älter sind, in einem Schwung. Alternativ kannst du sie auch in einen neuen Unterordner mit dem Namen „Potentieller Müll“ verschieben. Brauchst du in den nächsten 3 Monaten keine dieser E-Mails, kannst du den gesamten Ordner danach löschen
3. Nutze die Archivfunktion: Jedes E-Mail-Programm verfügt über eine Archivfunktion. Hier könntest du zum Beispiel alle verbleibenden Mails aus dem vorangegangenen Quartal oder Halbjahr automatisch in einen entsprechenden Ordner ablegen.

Nun bist du bestens gerüstet, um dein Postfach weiter zu verfeinern und zukünftig besser im Griff zu haben. Du hast die Basis geschaffen und kannst wirklich sehr stolz auf dich sein.

Du hast bis zu einem gewissen Grad Einfluss darauf, wie viele E-Mail täglich in deinem Posteingang landen. Diese Möglichkeiten solltest du nutzen, um von vornherein die Anzahl der Mails zu reduzieren:

1. Melde dich von unwichtigen Newslettern ab: Ganz sicher gibt es eine Reihe von Newslettern, die du irgendwann einmal abonniert hast, aber eigentlich nie liest. Von diesen Diensten solltest du dich dann auf jeden Fall abmelden.
2. Prüfe alte Verteilerlisten: Durch die unterschiedlichsten Projekte, an denen du mitgearbeitet hast, bist du vielleicht noch auf irgendwelchen alten Verteilerlisten oder einer alten To-Do-Liste. Melde dich auch hier konsequent davon ab.
3. Mache dir Gedanken über dein Kommunikationsverhalten im Allgemeinen: Vielleicht hast du dich zu sehr auf das Medium E-Mail eingeschworen. Prüfe doch einmal, ob es nicht hier oder da einfacher wäre, jemanden anzurufen oder Tools zur Team-Zusammenarbeit wie Slack oder Monday zu verwenden.
4. Sei gründlich: Wenn man von vornherein versucht, alle wichtigen Informationen in einer E-Mail unterzukriegen, kommt es auch viel weniger zu Rückfragen und damit verbunden Ketten von E-Mails. Nimmt man sich bei der Erstellung einer E-Mail gleich beim ersten Mal ein wenig mehr Zeit, wird man nach hinten raus ganz sicher eine Menge Zeit sparen können.

Um am Ende des Tages ein wirklich gutes Gefühl und den vollkommenen Überblick zu haben, ist es empfehlenswert, wenn der Posteingang in deinem Microsoft Outlook oder jedem anderen E-Mail-Programm vollkommen leer ist.

Dafür benötigt man eine sinnvolle Anzahl an E-Mail-Ordnern. Es geht darum, auf den ersten Blick zu erkennen, welche Mails man schon gelesen hat, welche neu sind und welche eine hohe Priorität haben, ohne großartig scrollen zu müssen. Wir empfehlen daher das Anlagen von 5 Ordnern, um deine ganz persönliche digitale Transformation zu erleben:

1. Ordner „Prio 1”: Hier kommen alle Mails hinein, die bevorzugt bearbeitet werden müssen. Dies könnten z.B. wichtige Kundenanfragen oder Aufgaben des Chefs sein.
2. Ordner „Bearbeiten”: In diesen Unterordner kommen alle anderen Mails, die in irgendeiner Form bearbeitet bzw. beantwortet werden müssen.
3. Ordner „Allgemeine Ablage”: Dieser Ordner ist für unspezifische E-Mails gedacht, die nicht direkt einem konkreten Vorgang oder Projekt zugeordnet werden können. Hierin werden erledigte E-Mails verschoben, die du (vermutlich) nicht mehr benötigt.
4. Ordner Templates: Dieser neue Ordner ist für Textvorlagen gedacht, die du immer mal wieder brauchst. Sicher wirst du hier und da immer wieder die gleichen Textbausteine verwenden, die du dir hier übersichtlich zusammenstellen kannst.
5. Ordner To Do: Hier legst du E-Mails ab, die Informationen enthalten, die du lesen möchtest. Bist du jedoch auch nach 3 Monaten nicht dazu gekommen, sind sie wohl zu vernachlässigen. Erstelle eine Routine, die alle Mails dieses Ordners automatisch nach 3 Monaten löscht oder archiviert.

Jetzt hast du eine gute und übersichtliche Ordnerstruktur geschaffen. Nun verraten wir dir auch noch, wie du am besten damit umgehst:

1. Schaue täglich 3 oder 4 mal in deinem Postfach nach, welche Mails neu eingetroffen sind. Entscheide dich sofort für eine der drei Handlungen:
   1. Löschen
   2. In einen Ordner verschieben
   3. Bei kleinen Dingen, die man sehr schnell erledigen kann: Antworte sofort
   4. Die E-Mails im Ordner „Prio 1” solltest du spätestens nach 1 Stunde bearbeiten. Lege dir hierfür eine Erinnerung fest. Den Mails im Ordner „Bearbeiten” gibst du ein Label oder eine Erinnerung - Je nachdem wann du denkst, sie bearbeiten zu können.
   5. Alle Aufgaben des Tages stehen damit fest und sind vorsortiert. Du weißt also genau, was dich heute erwartet und denkst nicht mehr an 2.000 oder mehr Mails, die in deinem alten Postfach verrottet sind.

   Und übrigens: Auch die gesendeten E-Mails sollten einmal am Tag nach dem selben Schema sortiert werden: löschen, bearbeiten, archivieren.

Nachdem dein Postfach nun perfekt organisiert ist, möchten wir dir noch einige Tipps für deinen täglichen stressfreien Umgang mit E-Mails an die Hand geben.

Anstatt dich alle paar Minuten aus deiner Arbeit reißen zu lassen und dich von deinem Postfach beherrschen zu lassen, ist es wichtig der Herr über die Lage zu sein. Am Ende bedeutet E-Mail-Management nichts anderes als Zeitmanagement.

Tipp 1: Lass dir 24 Stunden Zeit

Unserer Welt dreht sich immer schneller. Manche Menschen werden schon nervös, wenn sie nicht nach 15 Minuten bereits eine Antwort auf eine E-Mail erhalten haben. Lass dich davon nicht anstecken. Vor allem aber, unterstütze und nähre diese Haltung nicht auch noch, indem du bereits nach 2 Stunden eine Erinnerungsmail schickst.

Lass den Empfängern ruhig bis zu 24 Stunden Zeit - außer es ist natürlich etwas wirklich sehr Dringliches … aber dann kann man vielleicht auch einfach mal anrufen, anstatt eine Mail zu schreiben.

Die gleiche Regel gilt übrigens auch bei E-Mail Marketing Aktionen und Automationen, die du in ActiveCampaign angelegt hast. Gib dem Kunden immer ausreichend Zeit, bevor du sie an etwas erinnerst und zu einer Aktion aufforderst. Du kannst AC kostenlos testen und dich so von der Leistungsfähigkeit selbst überzeugen.

Tipp 2: Telefoniere Mails nicht hinterher

Apropos telefonieren: Wenn es eben nicht um eine sehr wichtige Sache handelt, telefoniere deinen Mails nicht gleich hinterher. Damit bringst du den Kollegen (bzw. Empfänger der E-Mail) aus seinem persönlichen Arbeitsrhythmus und zum anderen ist die Wahrscheinlichkeit fast 100 %, dass er die Mail erhalten hat. Eine entsprechende Nachfrage ist daher überflüssig.

Tipp 3: Lege Begriffe für die Betreffzeile fest

Insbesondere für die interne Kommunikation ist es sehr hilfreich, spezielle Begriffe für die Betreffzeile festzulegen. Steht dort als erstes „Dringend” oder „Wichtig” weiß der andere sofort, dass hier schnelles Handeln gewünscht ist. Steht dort hingegen „Zur Info” weiß man, dass man diese E-Mail getrost erst einmal in den „Bearbeiten” oder auch „To Do” Ordner verschieben kann.

Auch Begriffe, die bei der Kategorisierung der Mail helfen können sind sehr sinnvoll. So weiß ein Empfänger bei den Worten „Rückruf”, „Prüfen” oder „Genehmigen” gleich, was einen in der Mail erwarten wird und ungefähr auch, mit welchem zeitlichen Aufwand bei der Bearbeitung zu rechnen ist.

Tipp 4: Nutze das@-Zeichen richtig 

Wenn du eine Mail an 5 Empfänger sendest, dann schreibe gleich ganz oben in der Mail, wen die Mail besonders betrifft und wer vielleicht nur zu Informationszwecken hinzugefügt wurde. Nutze das @ Zeichen und gib zum Beispiel folgendes an:

@Peter: bitte weiter bearbeiten

@Maria, @Günther, @Patrick, @Volker: nur zur Info

Auf diese Weise können die Kollegen sofort sehen, in welchen Ordner sie die neue Mail packen müssen bzw. wen die Mail vordergründig betrifft. Je nach Art des verwendeten E-Mail-Programms lässt sich auch gleich hieraus automatisch eine Aufgabenliste erstellen.

Tipp 5: Sichte E-Mails im Posteingang regelmäßig und arbeite sie ab

Nimm dir 3 oder 4 mal am Tag Zeit, um deine E-Mails zu sichten und die schnellen Dinge abzuarbeiten. Wenn du im Laufe des tages mehrfach dafür sorgst, dass E-Mails in die richtigen Ordner verschoben werden, wird dich die Flut an Post nicht mehr überwältigen können.

Arbeite die Mails sofort ab, die unter 5 Minuten zu bearbeiten sind und die anderen zweimal am Tag für 1 oder 2 Stunden. So kannst du nicht ständig aus anderen Vorgängen herausgezogen und abgelenkt werden.

Tipp 6: Richte ein Teamlaufwerk ein, um die Anzahl an Mails zu reduzieren

Um insgesamt die Zahl an Mails zu reduzieren, können viele interne Dokumente auch in einem gemeinsamen Laufwerk abgelegt werden. Müssen wirklich Meeting Protokolle an alle versandt werden? Muss täglich zweimal ein Bericht zum Fortschreiten eines Projektes an den gesamten Verteiler gehen? Nein - es reicht vollkommen einmalig darüber zu informieren, dass diese Art von Informationen einfach im Teamlaufwerk zu finden sind, wenn man sie braucht.

Tipp 7: Schreibe bei jedem neuen Sachverhalt eine neue E-Mail

Um den Überblick zu behalten, solltest du, anstatt immer nur auf „antworten” zu klicken, bei einem neuen Sachverhalt auch eine neue E-Mail Kette starten. Da ist insbesondere auch für eine relevante Betreffzeile von großer Bedeutung - siehe hierzu auch Tipp #3.

Lass dich nicht von den ständig eintrudelnden E-Mails immer wieder aus deiner Arbeit reißen. Stelle auch Benachrichtigungen für neue E-Mails aus, denn es ist ja klar, dass diese ankommen. Man muss nicht auch noch ständig daran erinnert und so immer wieder aus seinem Arbeitsfluss gerissen werden - wenn man z. B. gerade eine neue Mail im Rahmen seiner Online E-Mail-Marketing-Strategie formulieren möchte.

Daneben gibt es aber auch Empfehlungen für die besten Tageszeiten, an denen man sich mit seinem Posteingang beschäftigen sollte. Anstatt also alle paar Minuten im Postfach nachzusehen, empfiehlt es sich 2 oder 3 feste Zeitfenster am Tag für die Bearbeitung von E-Mails zu reservieren.

Posteingang-Zeit 1: Morgens, rund 2 Stunden nach Arbeitsbeginn

Wer sagt eigentlich, dass man immer als erstes morgens in sein E-Mail-Postfach schauen soll? Vielleicht gibt es viel wichtigeres zu tun. Kümmere dich also zunächst einmal um genau diese wichtigen Projekte und erst nach danach um die E-Mails.

Posteingang-Zeit 2: Direkt nach der Mittagspause

Im Normalfall hat jeder sein Leistungstief unmittelbar nach dem Mittagessen. Mit vollem Magen lässt es sich einfach nicht so gut denken. Dies ist die perfekte Zeit zum Sortieren und Beantworten von E-Mails. Hierbei braucht man oft nur eine geringe Konzentration, denn viele Mails sind Standard und brauchen nicht deine volle Kreativität.

Posteingang-Zeit 3: Kurz vor dem Nachhausegehen

Damit du mit einem wirklich guten Gefühl in den Feierabend gehen kannst, empfehlen wir ein letztes Checken des Posteingangs kurz vor Feierabend. Eventuell wichtige Mails können noch beantwortet werden und zumindest wird am tagesende dein Postfach leer sein - ein immer wieder erhebendes Gefühl von Macht über seine Zeit und diese kleinen elektronischen Plagegeister.

Was du im Rahmen deines E-Mail-Managements nicht machen solltest

Lass dich nicht ständig von neuen E-Mail-Eingängen ablenken. Gehe nicht alle 10 Minuten nachschauen, welche Mails angekommen sind und nutze auch nicht kurze Verschnaufpausen dazu. Diese braucht dein Körper, um anschließend fitter und effizienter arbeiten zu können.

Alleine durch die Automation von E-Mails in ActiveCampaign sparst du dir eine Menge Zeit am Tag. Viele E-Mails werden dadurch obsolet. ActiveCampaign unterstützt dich zudem bei der Organisation aller E-Mails, bei deinen E-Mail-Marketing Aktionen, der E-Mail-Akquise und vielem mehr, so dass du stets den perfekten Überblick behältst.

E-Mails werden automatisch den entsprechenden Kunden und Vorgängen zugeordnet. Wiedervorlagen und Erinnerungen helfen dir bei der Kommunikation mit den Kunden und allen Partnern.