Kennst du das auch? Du gehst durch deinen Posteingang und überall begegnen dir Noreply-E-Mails. Zumeist handelt es sich dabei um Newsletter, Bestätigungen von Online-Shops jeder Art (Versand, Flug, Hotel) oder rein informative E-Mails. Aber was bedeutet „Noreply“ bei E-Mails denn eigentlich? Und was passiert, wenn man auf eine Noreply-E-Mail antwortet?
In diesem Beitrag werden wir dir erklären, was Noreply bedeutet und warum dieses Instrument im E-Mail-Marketing zur Kontaktaufnahme mit Kunden eingesetzt wird. Wir zeigen dir aber auch 6 gute Gründe, warum du lieber keine Noreply-E-Mail einrichten solltest und wie du deinen Kundenservice auch ohne Noreply einfacher gestalten kannst. Reply Email 3.0 sozusagen.
No Reply? No Good!
Was bedeutet Noreply bei E‑Mails?
Meistens wird man in seinem E-Mail-Postfach gleich an der Absenderadresse erkennen, dass es sich um eine Noreply-E-Mail handelt. Noreply kommt aus dem Englischen und bedeutet „keine Antwort“. Bei Noreply-Mails handelt es sich demnach um E-Mail-Adressen, die keine Mails empfangen, sondern nur versenden können.
Konkret können entsprechende Absenderadressen so aussehen: noreply@firmenname.de. In anderen Fällen findet sich aber einfach nur im Text oder am Ende der E-Mail ein Hinweis darauf, dass man auf diese Mail nicht antworten kann.
Bei Noreply-E-Mails handelt es sich fast immer um automatisierte E-Mails, die rein informativen Charakter haben, wie z. B. eine Hotelreservierung oder Bestellbestätigung aus dem Bereich des E-Commerce. Aber was passiert, wenn man auf eine Noreply-E-Mail antwortet? Ganz einfach: Klickt zum Beispiel bei Gmail auf „reply Email“, wird man diese nach kurzer Zeit mit einer entsprechenden Fehlermeldung zurückerhalten.
Warum dann überhaupt eine Noreply-E-Mail einrichten?
Firmen, die im Rahmen Ihrer E-Mail-Marketing-Strategie Noreply-E-Mails einsetzen, wollen sich ganz einfach eine Menge Arbeit und Geld ersparen. Schauen wir uns hierzu ein konkretes Fallbeispiel an:
Fallbeispiel
Du hast bei einem Online-Shop wie z. B. Amazon etwas bestellt. Kurz danach erhältst du eine Bestellbestätigung des Unternehmens. In der Mail selbst sind zwei Buttons, der eine mit dem Link zu deinem Benutzerkonto, der andere zum Tracken des Pakets.
Würde das Unternehmen hier keine Noreply-E-Mail versenden, muss sie damit rechnen, dass sich der Kunde mit seinem nächsten Anliegen bei der Firma melden wird, indem er einfach auf „reply Email“ klickt. Für das Unternehmen bedeutet dies, dass ein Mitarbeiter die Mail lesen, sie eventuell weiterleiten oder sich selbst um eine erneute Kontaktaufnahme mit dem Kunden kümmern müsste – z. B. mit dem Hinweis, dass das gewünschte Anliegen durch den Kunden selbst im Kundenkonto erledigt werden könne.
Es kann im ersten Moment also wirklich sinnvoll für ein Unternehmen erscheinen, Noreply-E-Mails einzurichten – allerdings werden wir im Verlauf dieses Beitrags aufzeigen, warum es überhaupt keine gute Idee ist.
Wie funktionieren Noreply-Mails?
In jedem E-Mail-Programm wie z. B. bei Outlook oder auch Thunderbird kann der Eigentümer einer E-Mail-Adresse sein Konto so einrichten, dass es entweder E-Mails empfangen und versenden oder eben nur empfangen oder nur versenden kann.
E-Mails, die man an eine Noreply-E-Mail-Adresse versendet, landen entweder im virtuellen Nirvana oder aber man erhält eine entsprechende Fehlermeldung zugesandt.
Bei Gmail kannst du z. B. auch eine separate Reply-E-Mail einrichten, sodass Antworten auf Marketing E-Mails automatisch an eine andere Kontaktadresse gesendet werden. Dies ist auch bei Mailprogrammen vieler Drittanbieter möglich.
Sind Noreply-Mails Spam?
Auf den ersten Blick könnte man denken, dass Noreply-E-Mails Spam sind – das Gegenteil ist aber der Fall. Es handelt sich vielmehr um zumeist informative und automatisierte E-Mails, wie z. B. die Bestätigung einer Newsletter-Anmeldung.
Spam hat ganz häufig zum Ziel, dass man auf ihn antworten soll, wodurch man erst seine E-Mail-Adresse verifiziert und sie für Spammer so noch wertvoller macht. Das ureigenste Interesse von Spam-Mails ist also viel eher, dass du auf eine solche Mail antworten sollst.
Was passiert, wenn man auf eine Noreply-E-Mail antwortet?
Was passiert, wenn man auf eine Noreply-E-Mail antwortet, ist schnell erklärt:
- Du erhältst nach kurzer Zeit – oftmals bereits wenige Sekunden, nachdem du auf die Noreply-Mail geantwortet hast – eine E-Mail, in der auf die Unzustellbarkeit hingewiesen wird. Das ist zwar ärgerlich, aber immerhin weißt du, woran du bist.
- Es passiert nichts und deine Antwort an die Noreply-E-Mail-Adresse verschwindet in den Weiten des Internets. Diese Variante ist besonders ärgerlich, da du schließlich denkst, das Unternehmen weiß über dein Anliegen Bescheid.
Es besteht also keine technische Möglichkeit, auf eine Noreply-Mail zu antworten. Im Zweifel wählst du einen Link aus der Mail selbst oder suchst nach Kontaktdaten auf der Webseite des Unternehmens.
Antwortet man auf eine Noreply-E-Mail passiert nichts
6 Gründe, die gegen eine Noreply-E-Mail sprechen
Gerade im Kundenservice können Noreply-E-Mails zu einem Frustfaktor werden, insbesondere dann, wenn man noch nicht einmal eine Fehlermeldung erhält, nachdem man unwissentlich auf eine solche E-Mail geantwortet hat. Wir zeigen dir nachfolgend weitere Gründe auf, warum man Noreply-E-Mails für die Kontaktaufnahme mit Kunden beim E-Mail-Marketing nicht einsetzen sollte:
Grund #1: Der erste Eindruck zählt
„Die wollen mich nicht“: So oder so ähnlich könnte die Reaktion bzw. das Gefühl des Kunden ausfallen, wenn er „noreply“ im E-Mail-Absender liest. Man fühlt sich von der Firma ausgegrenzt und man bekommt das Gefühl, dass das Unternehmen nicht an Nachrichten seiner Kundschaft interessiert ist.
Immerhin musste sich das Unternehmen bewusst dafür entscheiden, das E-Mail-Konto nur für das Versenden einzurichten. Eine gewisse Arroganz könnte man diesen Unternehmen ebenfalls unterstellen und das ist sicher bei der weiteren Geschäftsbeziehung keine gute Ausgangsbasis.
Grund #2: Noreply-E-Mails mindern das Vertrauen
Ein Kunde hat bei einer Firma etwas bestellt. Er gibt diesem Unternehmen damit einen enormen Vertrauensvorschuss, denn er hat ja die Ware bereits bezahlt, ohne zu wissen, ob sie überhaupt vollzählig und in der gewünschten Qualität und Zeit ankommen wird.
Das Unternehmen dankt es dem Kunden mit einer Noreply-E-Mail. Da stimmt doch etwas nicht. Der Kunde wird sich mit Recht denken: „Mein Geld ist denen gut genug, aber an meiner Meinung oder meinem Anliegen sind sie nicht interessiert.“
Eine Reply-Funktion hingegen – also die direkte Möglichkeit der Kontaktaufnahme wird den Kunden einladen und ihm das Gefühl der Wertschätzung geben.
Grund #3: Noreply-E-Mails sind verschenktes Potenzial
Jede Kontaktaufnahme mit Kunden ist gut – selbst eine Beschwerde! Verwendet man als Unternehmen Noreply-E-Mail-Adressen, beschneidet man sich dieser Kontaktmöglichkeiten. Daraus könnten sich unzählige neue Geschäftsverbindungen entwickeln, Verkäufe generiert oder auch das Brand-Bewusstsein geschärft werden.
Du erhältst nur so wertvolles Feedback und kannst direkt am Verbraucher feststellen, wie gut oder schlecht dein Produkt bzw. deine Dienstleistung ankommt.
Grund #4: Du riskierst mit Noreply-E-Mail-Adressen deine Reputation
Je öfter es vorkommt, dass ein Kunde auf eine Noreply-E-Mail antwortet und daraufhin eine Fehlermeldung erhält, desto mehr läufst du Gefahr, deine Reputation als E-Mail-Versender zu riskieren.
Deine Reputation als Versender von E-Mails ist jedoch sehr wichtig, wenn du verhindern willst, dass immer mehr deiner versandten Mails in den Spamordnern der Empfänger landen. Es gibt einige Tools, wie z. B. die Google Postmaster Tools, mit deren Hilfe, du deine Reputation prüfen kannst.
So wird die Zustellbarkeit einer E-Mail beeinflusst
Viele E-Mails landen im Spam. Auch wenn du dir zuvor noch so viel Mühe mit den Texten, den Grafiken und der Überschrift gegeben hast, kann es sein, dass deine E-Mail nicht durch den Spamfilter des Adressaten kommt.
Spamfilter sind sehr lernfähig und schauen sich genau an, was mit Massen-E-Mails passiert. Kommt es zu nur wenigen Interaktionen mit einer E-Mail, kann diese schnell als Spam eingestuft werden und die E-Mail-Zustellbarkeit ist stark eingeschränkt. Werden viele der Links in einem Newsletter angeklickt oder antworten viele Empfänger auf eine E-Mail, ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass deine Mail als zuverlässig angesehen wird und auch das nächste Mal am Spamfilter vorbeikommt.
Umgekehrt heißt das aber auch, dass du Gefahr läufst, dass deine E-Mails im Spamfilter landen, wenn du keine Möglichkeit der Interaktion bietest. Dies wird sich übrigens auch auf alle anderen Mails auswirken, die über deine Absenderadresse gesendet werden.
Grund #5: DSGVO und Datenschutz bei Noreply-Mails
In der DSGVO, der Datenschutz-Grundverordnung der EU ist festgelegt, dass jeder Kunde jederzeit die Möglichkeit haben muss, seine personenbezogenen Daten abzufragen bzw. im Falle von Newslettern, diese abzubestellen. Bietet man diese Möglichkeit in einer geschäftlichen E-Mail nicht, weil man eine Noreply-E-Mail-Adresse ohne weitere Wege zur Kontaktaufnahme nutzt, könnte das zu rechtlichen Konsequenzen führen.
Grund #6: Nur eine vollständige Mail-Adresse landet im persönlichen Adressbuch
Auch wenn man aktiv einen bestimmten Newsletter abonniert hat, kann dieser im Spamordner landen. Das Problem ist, dass man den Newsletter aber gerne lesen möchte … sonst hätte man sich schließlich nicht in die Liste der Abonnenten eingetragen.
Um weitestgehend sicherzustellen, dass der Newsletter auch ankommt, gehen viele Besteller dazu über, die Absenderadresse zum eigenen Adressbuch hinzuzufügen - als vertrauenswürdige Adresse. Bei einer Noreply-E-Mail-Adresse hingegen ist man dazu nicht besonders motiviert.
Welche Alternativen gibt es zu einer Noreply-E-Mail?
Wenn du deine Kunden warm empfangen willst, wenn du ihnen das Gefühl geben willst, willkommen zu sein und wenn du an dem wertvollen Feedback deiner Kundschaft interessiert bist, dann solltest du die Kontaktaufnahme mit Kunden anders gestalten.
Wenn du eine persönliche Bindung zu deinen Kunden aufbaust, Kunden Rückfragen ermöglichst und zudem sicherstellen willst, den Anforderungen der DSGVO zu entsprechen, solltest du keine Noreply-E-Mails verwenden.
Im Grunde sollte sich dein Digital Marketing auf die Customer Experience und die Kundenbindung konzentrieren. Je persönlicher du dabei vorgehst, wie z. B. mit den vielen Optionen bei ActiveCampaign, desto erfolgreicher wird deine Marketing-Automation sein. Mit einer Noreply-E-Mail-Adresse erreicht man das hingegen niemals.
Fazit und die 2 besten Alternativen zu einer Noreply-E-Mail
Aus unserer Erfahrung heraus, sind die beiden nachfolgenden Alternativen zur Noreply-Mail deutlich besser geeignet, um mit dem Kunden in Verbindung zu bleiben, den Kundenservice zu verbessern und gleichzeitig (Alternative 2) das E-Mail-Aufkommen zu kanalisieren:
Chatbot-Automatisierung: Eine Möglichkeit der Kontaktaufnahme mit einem Kunden
Alternative 1: Wähl deinen persönlichen E-Mail-Absender
Du hast bei der Wahl einer Absenderadresse für eine E-Mail mehrere Möglichkeiten:
- Wähle eine E-Mail spezifische Adresse wie z. B. newsletter@meinefirma.de oder auch newsletter-2022@meinefirma.de
- Nutze eine E-Mail-Adresse einer bestimmten Person wie peter.parker@meinefirma.de oder auch eine einladende Adresse wie wir-sind-fuer-sie-da@meinefirma.de
- Du kannst auch einfach eine Abteilung nehmen, wie bestellungen@meinefirma.de, support@ … oder marketing@...
Alternative 2: Verwende unterschiedliche Buttons zur Kontaktaufnahme
Ein Grund für viele Unternehmen, mit einer Noreply-E-Mail zu arbeiten, ist der Arbeitsaufwand bei der Beantwortung, da die einen eine Bestellung machen wollen, andere wollen sich beschweren und wieder andere etwas zu Großhandelspreisen wissen. Du kannst in der E-Mail eine Reihe von Kontaktmöglichkeiten anbieten, indem du Direktlinks zu den gewünschten Abteilungen einbaust.
Mit ActiveCampaign bist du in jedem Fall höchst flexibel. Du kannst jeder Mail eine beliebige Absenderadresse zuweisen, kannst weitere Kontaktmöglichkeiten (Whatsapp, Social Media, Live Chat) oder auch Buttons anbieten, um mit einer Person oder Abteilung in Kontakt zu treten.
Darüber hinaus lassen sich auch automatische E-Mail-Antworten und Kundenservice-Mails mithilfe unserer Vorlagen erstellen. Und das Beste: Du kannst unsere preisgekrönte E-Mail-Marketing-Software kostenlos testen, um dich selbst von den vielfältigen Funktionen zu überzeugen – jederzeit und vollkommen ohne Verpflichtungen.
