Eine Rundmail ist das direkte Verschicken einer E-Mail an mehrere Empfänger, die vielfach ein sinnvoller Weg der Kommunikation sein kann. Einerseits kannst du dabei aktuelle Informationen per E-Mail gleichzeitig an mehrere Empfänger senden, andererseits ist es besonders schnell und günstig, eine Sammelmail zu schreiben.
Leider unterläuft vielen dabei der Fehler, dass die E-Mail-Adressen aller Personen eingesehen werden können, was zu einem Datenschutz- oder auch einem Sicherheitsrisiko führt. Wir zeigen dir, wie du eine Rundmail schreiben und versenden kannst, die allen Anforderungen der DSGVO entspricht und die auf den Punkt kommt.
Was ist eine Rundmail? (Definition)
Bei einer Rundmail handelt es sich um eine E-Mail, die an mehrere Empfänger geschickt wird, da man davon ausgeht, dass die enthaltene Information für all diese Empfänger relevant ist. Einen Newsletter kann man durchaus auch als Rundmail oder Sammelmail bezeichnen, wenn dieser nicht personalisiert ist. Wenn man hingegen eine personalisierte Massenmail versenden möchte, fällt dies eher in einen anderen Bereich.
In der Regel meint man hier eher E-Mails, die nicht an riesige Mailinglisten, sondern eher an eine überschaubare Anzahl von Empfängern geschickt wird, wie z. B. die Mitglieder einer Projektgruppe, alle Parteimitglieder oder auch alle Mitarbeiter einer Abteilung bzw. alle Lieferanten. An wie viele Empfänger diese Mails verschickt werden können, richtet sich häufig nach dem Anbieter. Mehr zu den Empfänger-Obergrenzen bei ActiveCampaign erfährst du hier.
Wie ist der korrekte Ausdruck für Rundmail auf Englisch?
Es ist gar nicht so einfach, einen vergleichbaren Begriff im Englischen zu finden. Es gibt durchaus verschiedene Möglichkeiten, das deutsche Wort Rundmail zu übersetzen – mit jeweils nuancierten Unterschieden:
Circular Email
Dies ist eher ein Umlaufschreiben, also eine E-Mail, die nacheinander an mehrere Empfänger gesendet wird und deren Empfang meist bestätigt werden muss. Diese Art von Schriftstück kann heute allerdings durchaus auch als Rundmail bezeichnet werden.
Newsletter
Bei E-Mail-Marketing-Kampagnen handelt es sich ebenfalls in gewisser Weise um Sammelmails, die jedoch an eine sehr große Anzahl von Empfängern geschickt werden und oft personalisiert sind. Im Deutschen setzt man Rundmail und Newsletter daher selten vollkommen gleich.
Multiple-address message
Die wohl technisch gesehen am besten passende Übersetzung. Es handelt sich demnach um eine E-Mail, die an mehrere Empfänger gesendet wird.
Round-robin
Hierbei handelt es sich, vergleichbar mit dem Umlaufschreiben, eher um eine „Reihum-Methode“, aber in manchen Fällen auch um das Versenden von E-Mails an einen bestimmten Empfängerkreis. Somit ist auch hier die Bedeutung „Rundmail“ zutreffend.
Rundmail schreiben: Wie sende ich eine E-Mail an mehrere Empfänger gleichzeitig?
Um ein und dieselbe E-Mail gleichzeitig an mehrere Empfänger zu versenden (also keine personalisierten E-Mails), gibt es im Grunde drei Felder, die man dafür verwenden kann:
- An: Dies ist das übliche Feld, wenn ein einzelner Empfänger angeschrieben wird. Alle Adressen in diesem Feld können von allen Empfängern eingesehen werden.
- Cc: Hierbei handelt es sich um ein Feld, in dem zumeist Empfänger eingegeben werden, die eine E-Mail nur zur Kenntnisnahme erhalten sollen. Cc bedeutet einfach nur Carbon Copy oder eben Kopie.
- Bcc: Alle Empfänger, die im Bcc (Blind Carbon Copy) Feld eingetragen wurden, können von den anderen Empfängern nicht gesehen werden. Dieses Feld ist besonders wichtig, wenn du eine Rundmail mit vertraulichen Informationen verschicken möchtest.
Datenschutz bei Rundmails beachten
Da man allen gesetzlichen Bestimmungen gerecht werden muss, ist es eine heikle Angelegenheit, Rundmails zu verschicken, da E-Mail-Adressen als personenbezogene Daten angesehen werden können. Immerhin ist es möglich, eine Person durch die E-Mail-Adresse aufzuspüren und eindeutig zu identifizieren.
Die Weitergabe von personenbezogenen Daten ist jedoch laut DSGVO nicht gestattet, da meistens keine Zustimmung der Person vorliegt. Im Grunde machst du dich haftbar, wenn du eine E-Mail an mehrere Empfänger sendest, die alle im Feld „An“ oder „Cc“ angegeben sind. Die Höchststrafe bei Vergehen dieser Art liegt übrigens bei 20 Millionen Euro oder 4 % des Jahresumsatzes eines Unternehmens.
Ein besonders brisantes Beispiel aus der Praxis:
Eine Londoner HIV-Klinik hat einen Newsletter an 780 Patienten verschickt und dabei das „An“ Feld verwendet. Dadurch war es allen Empfängern möglich, die Liste einzusehen. Gerade im Falle von HIV ist dies natürlich ein besonders schwerer Eingriff in die Privatsphäre und weitreichende Konsequenzen sind zu befürchten.
Anleitung: Datenschutzkonforme rundmails schreiben
Eins vorab: Es spricht überhaupt nichts dagegen, in E-Mail-Marketing-Kampagnen eine E-Mail an mehrere Empfänger zu senden, solange die Privatsphäre gesichert und datenschutzrechtlichen Aspekten Rechnung getragen wurde.
Dies erreichst du, indem du die E-Mail-Empfänger anonym hältst und im „An“ Feld deine eigene Adresse einträgst oder eine passend formulierte andere Adresse nutzt, die nur zu diesem Zweck eingerichtet wurde, wie z. B. rundschreiben@meinefirma.de. Du brauchst auch keine wirklichen Vorkenntnisse, denn wir zeigen dir wie es geht:
- Schreibe deine Rundmail mit den Informationen, die wirklich wichtig sind und tatsächlich alle Empfänger interessieren wird. Fasse dich kurz und beschränke dich auf das Wesentliche.
- Im „An“-Feld trägst du deine eigene Adresse bzw. eine eigens für solche Zwecke angelegte E-Mail-Adresse ein.
- Alle anderen Empfänger setzt du ausschließlich in das „Bcc“ Feld. Wenn du Gmail oder auch andere Mailprogramme verwendest, musst du das Feld unter Umständen erst aktivieren. Bei Outlook ist es zumeist gleich sichtbar.
- Im Grunde schickst du damit die E-Mail an dich selbst, während jedoch alle anderen eine Kopie erhalten.
Du kannst übrigens ActiveCampaign kostenlos testen und dich von der geballten Kraft dieses E-Mail Automations Tools jederzeit überzeugen.
3 Gründe dafür, dass dein Rundmail-Schreiben nicht beim Empfänger ankommt
Es gibt drei Gründe, warum eine Rundmail bei Empfängern nicht ankommt, obwohl du technisch gesehen alles richtig gemacht hast:
- Viele Spammer nutzen gerne das „Bcc“ Feld, um ihre Bulk-Mail zu verbreiten. Das wissen auch die Spamfilter und sortieren Mails, bei denen das „Bcc“ Feld benutzt wurde, grundsätzlich aus und verschieben sie in den Papierkorb oder den Spam-Ordner.
Tipp: Du solltest sicherstellen, dass die Absenderadresse bei den Empfängern bekannt ist und als vertrauenswürdig festgelegt wurde.
- Je nach verwendetem E-Mail-Programm (Mail-Client oder Mailserver) wie Outlook, Gmail oder Thunderbird ist es nur möglich maximal 100 Empfänger einzutragen. Wenn du versuchst, deine E-Mail an mehrere Empfänger zu senden, werden die Adressen, die zu viel sind, einfach ignoriert.
Tipp: Bei einer Empfängerliste von mehr als 100 Personen solltest du die Rundmail einfach auf mehrere E-Mails aufteilen. So stellst du sicher, dass auch wirklich alle Empfänger berücksichtigt werden.
- Viele E-Mail-Nutzer haben ihren Mailserver so eingestellt, dass bestimmte Mails automatisch in einen Unterordner verschoben werden, wenn sie bestimmten Regeln entsprechen. Bei einer Rundmail, in der nicht der eigentliche Name der Person im „An“ Feld steht, werden diese Regeln jedoch nicht angewandt und die Mail wird im normalen Posteingang abgelegt. Dies ist für manche Nutzer sehr ärgerlich und kann dazu führen, dass die Mail nicht gelesen wird.
Tipp: Wenn es sich um regelmäßige Rundmails (z. B. in einer Projektgruppe oder Abteilung) handelt, kann der Empfänger die von dir genutzte „An“ Adresse als eigene Regel angeben.
E-Mails an mehrere Empfänger senden: Tipps zum Rundmail schreiben
Unter den E-Mail-Arten sind Rundmails oder Sammelmails solche, die oftmals für interne Zwecke verwendet werden und der Informationsweitergabe dienen. Daher ist es wichtig, diese auch so informativ wie möglich zu halten und auf unnötiges „Beiwerk“ zu verzichten. Wir haben einige Tipps zusammengestellt, mit denen du noch effizienter E-Mails an mehrere Empfänger senden kannst.
Ob man eine interne E-Mail wirklich im HTML-Format verschicken muss, ist fraglich. Auch Dateianhänge müssen nicht zwingend sein. Auf diese Weise bleibt die Mail wunderbar schlank und effektiv.
Rundmails mithilfe von Vorlagen erstellen
Eine Sammelmail wird gerne dafür genutzt, um z. B. regelmäßig ein Meeting-Protokoll zu versenden, eine Wochenübersicht zu geben oder andere wiederkehrende Themen zu behandeln. Genau hierfür eignen sich E-Mail-Vorlagen hervorragend, um deinen Arbeitsaufwand zu reduzieren. Du kannst die Vorlage auch als eine Art Checkliste verstehen, sodass du keine wichtigen Informationen in deiner Rundmail vergisst.
Eine Designvorlage garantiert zudem einen immer gleichen Aufbau und gleiche Schriftarten, was das Lesen erleichtert und dem Empfänger die Möglichkeit gibt, besser die Informationen zu finden, die für ihn relevant sind. Du könntest dir sogar eine Vorlage in Schwedisch bereithalten, um deinen schwedischen Kollegen das Lesen deiner Sammelmail zu erleichtern.
Achte auf den Betreff, um die Öffnungsrate hoch zu halten
Wenn du lediglich intern Informationen weitergeben möchtest, ist die Öffnungsrate der Rundmail weniger von Bedeutung. Aber eine Sammelmail kann durchaus auch an Kunden oder Geschäftspartner verschickt werden. In dem Fall ist die Öffnungsrate dann natürlich von großem Interesse.
Um die Rate hochzuhalten, achte darauf, eine gute Betreffzeile zu schreiben. Diese sollte zwischen 50 und 66 Zeichen lang sein, das wichtigste sollte gleich zu Beginn stehen und sie sollte nicht in Versalien geschrieben sein. Die Betreffzeile sollte den Inhalt kurz und knackig wiedergeben und Interesse auf den Inhalt der Rundmail wecken.
Halte dich kurz und bring den inhalt deiner Rundmail auf den Punkt
Vor allem, wenn du eine interne Sammelmail schreiben möchtest, solltest du sie so kurz und bündig wie möglich halten. Wir alle erhalten am Tag unzählige Mails und Informationen, sodass wir uns nicht auch noch gegenseitig belasten wollten. Auf eine Einleitung kann dabei in der Regel verzichtet werden. Solange alle wichtigen Daten, Fakten und Termine angegeben sind, hat die Rundmail ihre Bedeutung erfüllt.
Formuliere deine Rundmail höflich und vergiss nicht die persönliche Note
Worauf man selbst bei einer Rundmail an eine interne E-Mail-Liste nicht verzichten sollte, ist eine freundliche Begrüßung und Verabschiedung – so viel Zeit muss einfach sein. Passe die Sprache der Mail an den Verteilerkreis an. Wenn es bei dir in der Firma üblich ist, alle zu Duzen, dann tu das auch in der Mail und umgekehrt.
Ist der Anlass der E-Mail sehr persönlich, wie z. B. die Einladung zu gemeinsamen Drinks nach Feierabend oder zu einem Grillabend für die Belegschaft, darf der Ton auch gerne leger und locker sein.
Das perfekte Software-Tool, um Rundmails zu schreiben
Stellen wir uns zunächst einmal die Frage, was eine Software zum Rundmails versenden im Allgemeinen können sollte:
- Sie sollte die leichte Auswahl von einzelnen Empfängern ermöglichen, z. B. durch integrierte Filterfunktionen (nach Abteilung, nach Projekt etc.)
- Sie sollte die Erstellung von Verteilerlisten ermöglichen. Im besten Fall ist auch das Anlegen dynamischer Verteilerlisten, die sich aufgrund verschiedener Parameter oder Tags selbst generieren, möglich. Beispiel: Neue Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung werden der Liste automatisch hinzugefügt, wenn in der Datenbank die entsprechende Abteilung als Parameter angegeben wurde.
- Sie sollte die Verwendung von Vorlagen für Sammelmails ermöglichen.
- Sie sollte eine Rundmail-Funktion haben, die das versehentliche Einsetzen von Empfängern im „An“ Feld unmöglich macht. Ein kleiner Mausklick und schon kann es zu spät sein.
- Sie sollte auch die Möglichkeit bieten, gemeinsame Meetings, Online-Konferenzen oder andere Termine zu koordinieren, durch die Integration wichtiger externer Tools.
Die DNA von Schimpansen und Menschen ist zu 98 % identisch. Aber die verbleibenden 2 % machen am Ende den großen und entscheidenden Unterschied. Ähnlich ist es mit Tools für E-Mail-Marketing-Kampagnen. Im Grunde können Sie alles dasselbe … wenn man jedoch genauer hinschaut, unterscheiden sie sich in wenigen, aber ganz entscheidenden Punkten.
So ist es auch mit ActiveCampaign. Hier wirst du den Unterschied zwischen Mitbewerbern und diesen fortgeschrittenen Automations-Tools sicher sehr schnell erkennen. Bei ActiveCampaign liegt der Fokus voll und ganz auf jeder Form der Kommunikation, der Segmentierung und der Nutzung von Templates und Automationen. All diese Features werden dir auch dabei helfen, die besten und effizientesten Rundmails zu schreiben und automatisch zu versenden.
