Sales-Soft­ware: Die besten Tools in 11 Kategorien

Bei Sales-Software handelt es sich um verschiedene digitale Tools, die bei der Organisation und Umsetzung von geschäftlichen Zielen helfen. Verwendet werden diese dabei nicht nur von Sales-Teams, sondern auch von anderen Geschäftsbereichen in Unternehmen. Denn auch etwa im Customer Relationship Management (CRM), bei der Marketing-Automatisierung und für elektronische Signaturen sind sie enorm nützlich.

Häufig kommt es beim Begriff „Sales“ und seinen deutschen Entsprechungen „Vertrieb“ oder „Verkauf“ aber zunächst zu anders geprägten Assoziationen. Dies verwundert wenig, schließlich ist das Themenfeld für viele im Deutschen noch tendenziell etwas negativ besetzt.

Nicht selten denkt man dabei zuallererst an Gebrauchtwagenverkäufer der weniger seriösen Sorte mit aufdringlichen Verkaufstaktiken. Sales und Verkaufsaktivitäten im modernen Sinne sind zum Glück weit angenehmer, laufen via E-Mail-Marketing, über Online-Chats und teils sogar automatisiert (beispielsweise mit KI-Chatbots) ab. Technologie und Digitalisierung sind immer mehr Bestandteile aller Abläufe in unserem Leben.

Genau deshalb wird auch Sales-Software immer wichtiger.

Von den Lösungen, die wir im Folgenden vorstellen, hast du womöglich schon mindestens eine bereits einmal verwendet. Etwas unübersichtlich kann es dann aber schon einmal werden bei all der Informationsflut und den Bemühungen zahlreicher Unternehmen, möglichst viele Nutzer von einem Test ihrer Plattform zu überzeugen. Aller Anfang mit Sales-Software wird dann manchmal schwerer als notwendig.

Unsere Liste mit 11 verschiedenen Tool-Kategorien und wichtigen Vertretern schafft dem Abhilfe. Sie liefert dir Detailinformationen dazu, welche Varianten es bei Sales-Software gibt und was du mit ihr erreichen kannst – inklusive Empfehlungen und Tipps für die Anwendung.

Mit der richtigen Sales-Software agieren du, dein Team und das gesamte Unternehmen schneller und effizienter - und wir helfen dir dabei das richtige Tool auszuwählen.

Warum nicht einfach Google Sheets?

Bevor wir darauf eingehen, was du mit Sales-Software erreichen kannst, sollten wir uns einer noch grundlegenderen Frage widmen: Könntest du deine Sales-Abläufe nicht einfach mit Google Sheets managen?

Ganz zu Beginn, wenn vielleicht nur ein oder zwei Kollegen im Prozess involviert sind, mag das noch ausreichen. Darüber hinaus werden sich deine Sales-Aktivitäten mit Google Sheets aber nicht skalieren lassen. Denn ob Excel, Google Sheets oder eine ähnliche Lösung – Tabellenkalkulationen im Spreadsheet-Format waren nie darauf ausgelegt, als CRM oder Sales-Software zu fungieren.

Und so stellen sich nur allzu schnell diverse Probleme ein, wenn man hier gewissermaßen die Quadratur des Kreises versucht: Daten werden überschrieben, Funktionen lösen plötzlich nicht das gewünschte Ergebnis aus und es herrscht allgemeine Verwirrung dazu, wer genau was macht.

Auch viele andere wichtige Kernfunktionen von Sales-Software wie etwa zur Automatisierung von Abläufen sucht man bei Spreadsheet-Lösungen vergebens. Ein wirklich enorm gewichtiger Nachteil,denn diese sparen teamübergreifend regelmäßig ganze Stunden an Arbeit.

• Was mit Sales-Software möglich ist
• Sales-Software-Varianten
• CRM-Software
• Sales-Intelligence-Software
• Sales-Acceleration-Software
• Datenkonnektoren und Integrations-Tools
• Sales-Analytics-Software
• Sales-Productivity-Software
• Tools für elektronische Signaturen und Dokumenten-Tracking
• Sales-Enablement-Software
• Customer-Success-Software
• CPQ-Tools – Configure, Price, Quote
• Sales-Training-Software
• Schritte zur Auswahl von Sales-Software

Nachdem wir eingangs beschrieben haben, warum Sales-Software so wichtig ist, wollen wir uns nun mit der Frage beschäftigen, welche Möglichkeiten sie eröffnet. Nützlich ist sie nämlich auf ganzer Linie – für Selbständige wie für Mitarbeiter großer Unternehmen gleichermaßen.

Im Folgenden erfährst du, wie dich Sales-Software bei deinen Geschäftsaktivitäten unterstützt.

• Workflow-Optimierung für alle Teams: Korrekt implementiert bringt Sales-Software das Gesamtunternehmen weiter, nicht nur die Mitarbeiter im Vertrieb selbst. So kann sie einfachere Aufgaben zu einem großen Teil oder komplett übernehmen und euch dadurch Zeit für wichtigere Aufgaben geben. So kann sie dich etwa bei der Planung unterstützen und immer wieder auftretende Fragen beantworten. Deine Sales-Software kann zum Beispiel aber auch sicherstellen, dass Steffen aus der Buchhaltung über die Anfrage von Camilla vom Marketing Bescheid weiß.
• Bessere Produktivität im Sales-Team: Zwei der wichtigsten Vorteile von Sales-Software finden sich in der Automatisierung und Organisation. Je besser etwas strukturiert ist, desto leichter lässt es sich auch automatisieren. Das hat zudem einen Verdopplungseffekt, denn es sorgt wiederum für noch bessere Organisation und letztlich zu mehr Produktivität für alle. Nutzt du Sales-Software zur Optimierung geschäftlicher Prozesse, verhilfst du dadurch jedem Team zu mehr Zeit, sich den Aufgaben zu widmen, auf die es spezialisiert ist.
• Integration mit anderen Tools: Beim Thema Sales-Software geht es insgesamt auch um die Zusammenhänge und Verbindungen mit anderen Services und Tools, ihre nahtlose Integration in einem sogenannten Software-Stack. Ein hervorragendes Beispiel hierfür ist etwa die Integration von ActiveCampaign mit Shopify. Über sie lassen sich alle Daten direkt von Shopify in ActiveCampaign importieren, wo sie dann von allen Team-Mitgliedern genutzt werden können. Durch eine Sequenz automatisierter Abläufe lässt sich so sicherstellen, dass immer die richtigen Daten zum Einsatz kommen – ob bei Anrufen, Analysen oder kundenspezifischen automatisierten Nachrichten im Verkaufsprozess.
• Kundenerlebnis im Fokus: Sales-Software hat auch viele externe Berührungspunkte außerhalb deines Unternehmens. Sie ermöglicht etwa die Interaktion mit Kunden über Chatbots, automatisierte E-Mail-Kampagnen, Anrufplanung und vieles mehr. Mit einem integrierten Software-Stack wird auch dein Kundenerlebnis insgesamt nahtloser und deine Kunden haben mehr individuelle Möglichkeiten, über ihren bevorzugten Kanal mit dir zu interagieren.

Bei Sales-Software gibt es viele Anbieter und mehrere eigene Kategorien. Im Folgenden verschaffen wir dir einen Überblick, um dir bei deiner Entscheidung zu helfen.

Modulare Sales-Software

Bei modularer Sales-Software hast du mehrere Features zur Auswahl. Du kannst dir hier also zu verschiedenen Kostenoptionen eine individualisierte Lösung zusammenstellen. Über das Kernpaket hinaus könnte eine Plattform für E-Mail-Marketing zum Beispiel Funktionen für SMS-Marketing, CRM-Integrationen oder Analytics anbieten. Nützlich ist sie insbesondere für Kleinunternehmen oder Einzelunternehmer mit Fokus auf eine bestimmte Marktnische.

Beispiele für modulare Sales-Software sind etwa Salesforce und WooCommerce.

All-in-One Sales-Software

Bei All-in-One Sales-Software ist der Name Programm: Sie liefert dir alle vorhanden Features zu einem fixen Preis. Varianten und Abstufungen zu unterschiedlichen Kosten stehen bei manchen Tools zusätzlich zur Auswahl. Stets enthalten sind dabei jedoch die Kernfunktionen. Besonders nützlich ist diese Art der Sales-Software zumeist für größere Unternehmen, die alle wichtigen Sales-Features zentral im Paket nutzen möchten.

Beispiele für All-in-One Sales-Software sind Zendesk Sell und Freshworks CRM.

Auch beim Zugriff auf Sales-Software gibt es Unterschiede. Bereitgestellt werden die Lösungen entweder als lokale Software-Anwendung oder als Abonnement in Form von SaaS (Software as a Service).

Lokale Software-Anwendungen

Ganz klassisch erfolgt die Bereitstellung von Software als lokale Anwendung: Man lädt ein Programm herunter und installiert es. Die Daten werden dabei häufig lokal gespeichert und können mit anderen Geräten oder einer Cloud synchronisiert werden. Einer der größten Vorteile lokaler Software ist die Möglichkeit, sie auch offline verwenden zu können.

Als Beispiele für lokale Sales-Software sind etwa Microsoft Office und Toggl zu nennen.

Software as a Service (SaaS)

SaaS-Abonnements werden über einen Browser über die Cloud ausgeführt. Gerade auch für größere Teams, die Daten über mehrere Geräte und Standorte teilen, ist SaaS eine hervorragende Lösung. Die Daten in SaaS-Lösungen lassen sich einerseits schneller synchronisieren und im Team gemeinsam nutzen. Andererseits stehen sie nicht immer auch offline zur Verfügung.

Die Vorteile überwiegen bei SaaS jedoch eindeutig, gerade dank der konstanten Verfügbarkeit aller Daten zur effizienten Zusammenarbeit im Team. So nutzen die meisten Anbieter für ihre Lösungen inzwischen das SaaS-Bereitstellungsmodell und bieten teils zusätzlich eine separate Download-Option.

Beispiele für SaaS-Sales-Software: ActiveCampaign, Pipedrive

CRM-Software

Systeme für Customer Relationship Management (CRM) unterstützen bei der Interaktion mit Bestandskunden und machen alle zugehörigen Daten zentral verfügbar. Sie sind quasi eine Art Sales-Cockpit und Schnittstelle für Kundenkommunikation. So lassen sich in einem CRM die geschäftlichen Beziehungen mit Kunden direkt vom ersten Touchpoint an verwalten.

Hauptfunktionen und Vorteile

• Kontaktmanagement
• Interaktions-Tracking
• Lead-Scoring und -Verwaltung
• Automatisierung
• Management der Vertriebs-Pipeline
• E-Mail-Kommunikation und Anrufkoordination
• Integrationen

Beliebte Systeme

Teil der Plattform für CXA (Customer Experience Automation) von ActiveCampaign ist auch ein featurestarkes CRM. Zwei weitere gängige CRMs stammen von Zoho und Salesforce.

Sales-Intelligence-Software

Mit Sales-Intelligence-Software optimierst du deine Abläufe rund um Inbound-Leads und ihre Qualifikation per Lead-Scoring. Lösungen in diesem Segment helfen dir dabei, alle verfügbaren Daten gewinnbringend einzusetzen. In den so wichtigen ersten Touchpoint-Sequenzen mit Leads zeigt sich so leichter, wen du wie und wann kontaktieren solltest.

Sales-Intelligence-Software als Kategorie beinhaltet verschiedene Lösungsvarianten mit unterschiedlichem Funktionsradius:Während manche sich auf die Identifikation von Leads beschränken, machen andere Monitoring und Analyse höchst spezifischer Datensätze möglich.

Daher hängt die ideale Lösung im Einzelfall auch immer vom jeweiligen Nutzungsszenario und deinen Zielen ab. Es muss auch gar nicht notwendigerweise nur um potenzielle Kunden gehen – auch für bestehende kannst du mit Sales-Intelligence-Software etwaige Datenlücken schließen.

Hauptfunktionen und Vorteile

• Lead-Generierung und -Qualifikation
• Definition des idealen Kundenprofils
• Daten-Monitoring
• Datenanreicherung
• Einkaufshistorie von Kunden und Leads
• Digitale Aktivitäten von Kunden und Leads
• Künstliche Intelligenz

Beliebte Systeme

Zu beliebten Lösungen im Bereich Sales-Intelligence-Software gehören Clearbit und LinkedIn Sales Navigator.

Sales-Acceleration-Software

Sales-Acceleration-Software dient der Automatisierung aller Schritte im Verkaufsprozess von der Lead-Generierung bis zum erfolgreichen Abschluss. Sie helfen dem Sales-Team, seine Kundeninteraktion im Rahmen von Outreach-Kampagnen schneller voranzutreiben und sich und die Marke besser gegenüber potenziellen Kunden zu präsentieren.

Hauptfunktionen und Vorteile

• Dynamischere Outreach-Abläufe
• Automatisierte Sales-Prozessketten
• Kürzere Verkaufszyklen
• Nahtlosere Übergänge im Gesamtprozess

Beliebte Systeme

Zwei beliebte Sales-Acceleration-Lösungen sind Sendoso und Gong.io.

Datenkonnektoren und Integrations-Tools

Bei Datenkonnektoren und Integrations-Tools handelt es sich weniger um eine Software per se, sondern vielmehr um modulare Integrationskomponenten. Sie machen es möglich, Daten und Features aus unterschiedlichen Plattformen in einer deiner aktuellen Plattformen zusammenzuführen, zumeist in deinem CRM.

ActiveCampaign zum Beispiel verfügt über hunderte an Integrationen. Mit ihnen fasst du alle gewünschten Informationen zentral zusammen, von Shopify-Kundendaten bis hin zu Details aus deinen Top-Landingpages aus Unbounce.

Hauptfunktionen und Vorteile

• Erweitertes Feature-Set
• Datenzentralisierung
• Nahtlose Parallelnutzung bewährter Plattformen
• Datenintegration

Beliebte Systeme

ActiveCampaign verfügt über 880 Integrationen und Datenkonnektoren als Erweiterung unserer CXA-Plattform.

Sales-Analytics-Software

Ohne Sales-Analytics sind kaum fundierte Entscheidungen zu Geschäftszielen möglich, im B2B- wie im B2C-Bereich gleichermaßen. Sales-Analytics-Software unterstützt dich dabei in verschiedener Hinsicht: Mit einigen Tools kannst du Kundendaten verwalten und analysieren,mit anderen gesamte Vertriebsprozesse und -prognosen. Als wichtige Komponente für detailliertes Reporting sind häufig auch Technologien zur Datenvisualisierung Bestandteil von Sales-Analytics-Software.

Hauptfunktionen und Vorteile

• Effiziente Erstellung von Berichten
• Gemeinsame Datennutzung im Team und mit Kunden
• Trend-Analysen
• KI-gestützte Empfehlungen

Beliebte Systeme

Als populäre Systeme in der Kategorie der Sales-Analytics-Lösungen sind etwa ActiveCampaign für das Customer Experience Management und Salesforce CRM zu nennen.

Sales-Productivity-Software

Wer ein Ziel möglichst rasch und effizient erreichen möchte, ohne quantitativ oder qualitativ Abstriche machen zu müssen, der muss auf Automatisierung setzen. Möglich macht dies Sales-Productivity-Software, indem sie Vertriebsteams zeitaufwändige manuelle oder repetitive Aufgaben abnimmt.

Die so neu verfügbare Zeit kann dann in eigentliche Sales-Aktivitäten reinvestiert werden. Als Lösungsbereich ist der Begriff Sales-Productivity weit gefasst. So findet sich hier ein sehr großes Technologiefeld von Zeiterfassungssystemen bis hin zu Technologien zur Zahlungsannahme.

Wichtige Unterbereiche und Kernfunktionen

• Zeiterfassung und -management
• Collaboration-Technologien für Vertriebsteams
• Projektmanagement
• Planung
• Zahlungsplattformen

Beliebte Systeme

Eine Auflistung für absolut jeden Unterbereich würde an dieser Stelle den Rahmen unseres Artikels sprengen. Einige wichtige Vertreter sind etwa Toggl zur Zeiterfassung, PayPal für Zahlungen und ActiveCampaign im Bereich Customer Experience Automation .

Elektronische Signaturen und Dokumenten-Tracking

Software für elektronische Signaturen ist längst dem reinen Kernzweck digitaler Unterschriften entwachsen. Viele Vertreter bieten nun ein stark erweitertes Feature-Set mit Funktionen zur Zusammenarbeit im Team, Tracking-Möglichkeiten, Analytics und vieles mehr. Auch immer mehr Integrationen mit anderen Sales-Software-Plattformen, allen voran CRM-Systemen, sind im Umfeld dieser Tech-Kategorie inzwischen zu beobachten.

Hauptfunktionen und Vorteile

• Digitale Unterschriften
• Zentralisierung von Dokumenten aller Art
• Nahtlose Zusammenarbeit bei der Dokumentenerstellung und -bearbeitung
• Sichere Unterzeichnung und Speicherung von Inhalten

Beliebte Systeme

Zu beliebten Lösungen im Bereich elektronische Signaturen und Dokumenten-Tracking gehören DocuSign und PandaDoc.

Sales-Enablement-Software

Sales-Enablement-Tools unterstützen Vertriebsteams bei der Interaktion mit wertvollen Leads. Die Leads erleben dabei einen nahtlosen, personalisierten Kontaktverlauf. Die Tools zentralisieren so für beide Seiten alle Details und Abläufe, die sie für einen allerseits gewinnbringenden Sales-Zyklus und Verkaufsabschluss benötigen.

Hauptfunktionen und Vorteile

• Nahtloser Sales-Zyklus
• Personalisierter Kontaktverlauf
• Sichere Weitergabe von Informationen
• Kunden-Tracking

Beliebte Systeme

Beliebte Vertreter im Bereich Sales-Enablement-Software sind Highspot und Brainshark.

Customer-Success-Software

Customer-Success-Software bringt es in seinem Namen genau auf den Punkt: Sie kommt ganz im Zeichen des Kundenerfolgs zum Einsatz. Die Mehrheit der Sales-Software-Tools, die wir betrachtet haben, konzentrieren sich im Kern auf Leads und den Themenkomplex Daten. Customer Success als Spezialgebiet hingegen setzt zu einem späteren Punkt im Sales-Zyklus an. Mit der zugehörigen Software soll die Kundenbindung erhöht und in der Folge die Abwanderung möglichst gering gehalten werden.

Zentralisiert werden hier dementsprechend die Kundendaten. Auch lassen sich mit diesen Technologien datenbasierte Analysen und Prognosen zur Kundenbindung erarbeiten, ebenso wie Warnstufen zur Einleitung von Maßnahmen zur Kundenrückgewinnung.

Hauptfunktionen und Vorteile

• Datenzentralisierung
• 360°-Visualisierung der Customer Journey
• Upsell-Möglichkeiten
• Identifikation unzufriedener Kunden

Beliebte Systeme

ActiveCampaign verfügt über eine umfassende Customer-Success-Lösung. Weitere beliebte Anbieter sind ChurnZero und Gainsight.

CPQ-Tools – Configure, Price, Quote

CPQ-Software macht es dir möglich, die Erstellung von Kostenvoranschlägen und Angeboten im Rahmen deines Customer Lifecycle zu automatisieren. Im Vergleich zum klassischen manuellen Ablauf bewegt das sehr viel: Erhält ein Sales-Team eine Anfrage von einem potenziellen Lead, muss es beim Einsatz von CPQ-Tools nicht mehr jedes Angebot aufwendig neu erstellen.Vielmehr kann der Gesamtprozess nun zu großen Teilen in Echtzeit automatisiert werden.

Besonders gewinnbringend ist diese Art von Sales-Software für Unternehmen mit umfangreichem Produkt- bzw. Serviceangebot oder vielen individualisierbaren Optionen. CPQ-Tools sind in der Lage, diese Details nahtlos in korrekte Preis- und Angebotsvarianten umzusetzen und sie an Leads zu versenden.

Hauptfunktionen und Vorteile

• Automatisierte Angebote und Kostenvoranschläge
• Empfehlungs- und Upsell-Möglichkeiten
• Personalisierung
• Datenbank für alle Produkte und Services

Beliebte Systeme

Salesforce CPQ und PandaDoc erfreuen sich im CPQ-Segment großer Beliebtheit.

Sales-Training-Software

Im Zeitalter von Home Office und Remote-Arbeit sind Sales-Training-Software und Onboarding-Tools wichtiger denn je. Bei diesen Sales-Lösungen dreht sich alles um die Automatisierung von Schulungsprozessen, damit neue Vertriebsmitarbeiter vom ersten Tag an alle Informationen haben, die sie in ihrer Rolle benötigen.

Beschränkt auf neue Kollegen ist Sales-Training-Software dabei keineswegs. Sie kann auch bestehenden Mitarbeitern Kenntnisse in Tools, Strategien und vielem mehr vermitteln und lässt sich flexibel an neue interne Schulungszwecke und -inhalte anpassen.

Hauptfunktionen und Vorteile

• Automatisierte Onboarding- und Schulungsabläufe
• Einfache Aktualisierungen und Erweiterungen
• Überall und jederzeit verfügbar
• Flexibel

Beliebte Systeme

Zu beliebten Sales-Training-Tools gehören Lessonly und Trainual.

• Ausrichtung an deinen Nutzungsszenarien: Bei jeder Lösung, so auch insbesondere bei Sales-Software, ist es wichtig, dass du dir vor Augen führst, für welche Zwecke du sie genau verwenden möchtest. Selbständige oder kleine Unternehmen schießen mit einem CRM für große Teams mit riesigem Funktionsumfang wahrscheinlich eher über das Ziel hinaus. Konzentriere dich auf Software-Optionen, die dich und dein Team auch wirklich weiterbringen.
• Deine Ziele im Blick: Nach Definition deiner Nutzungsszenarien betrachtest du im nächsten Schritt deine großen und kleinen Ziele. Welche der Lösungen, die du in Betracht ziehst, hilft dir am meisten bei der Erreichung dieser Ziele? Mit Klarheit bei diesem Punkt fällt auch die Entscheidung für den richtigen Anbieter leichter.
• Auge fürs Detail: Nicht alles, was auf dem Papier zunächst ganz wunderbar aussieht, ist bei genauerer Betrachtung auch immer wirklich so gut für dich geeignet. Landingpages und Top-10-Listen vermitteln dir einen hervorragenden ersten Überblick. Ohne aber zu wissen, wie sich eine Software und ihr Kundenerlebnis live und in der Realität präsentieren, läufst du Gefahr, die falsche Wahl zu treffen. Ganz gleich also, wie viele Tools du dir ansiehst, recherchiere auch immer zu Berichten rund um ihr Kundenerlebnis. Bei Capterra kannst du zum Beispiel eine Vielzahl an Nutzerberichten lesen, dies sogar exakt für dein Nutzungsszenario und deine Ziele: Zu ActiveCampaign etwa findest du tausende Berichte auf Capterra, die du dann genau auf spezifische Kategorien wie CRM, E-Mail-Automatisierung oder E-Mail-Marketing hin filtern kannst.
• Erfolge bestehender Kunden: Hast du deine Kandidatenliste bereits stärker eingegrenzt, findest du in Case Studies eine weitere hervorragende Informationsressource. Jeder Software-Anbieter von Rang und Namen veröffentlicht derartige Erfahrungsberichte von echten Kunden auf seiner Website. Sie zu lesen kann dir je nach Unternehmen, Nutzungsszenario und Zielen oft recht gut vermitteln, welche Erfolge ggf. auch für dich realisierbar sind.
• Sales-Demos und Tests: Probieren geht auch bei Software über Studieren. Nutze also Testmöglichkeiten für die Software in deiner engeren Auswahl. Persönliche Produkt-Demos durch den Anbieter können dir bis zu einem gewissen Punkt Aufschluss darüber geben, ob die Lösung deine Kriterien erfüllt. Nicht selten empfiehlt es sich aber auch, einen genaueren Blick „unter die Haube“ zu werfen und zusätzlich die Kollegen in die Tests einzubinden, die das Tool dann zukünftig verwenden werden, bevor du eine Entscheidung fällst. Eine derartige Anfrage beim Anbieter lohnt sich auf jeden Fall.

ActiveCampaign kann dein Unternehmen in punkto Sales-Software unterstützen. Über unsere CXA-Plattform verwaltest du deine Kontakte und Pipeline, führst dein E-Mail-Marketing durch und vieles mehr. Selbstverständlich mit umfassenden Automatisierungsmöglichkeiten, die dich am Markt sowie vor allem auf der Überholspur halten. Hier kannst du deinen kostenlosen 14-tägigen Testzugang anfordern. Oder - falls du noch unschlüssig sein solltest - kontaktiere uns mit deinen Fragen zu ActiveCampaign. Wir freuen uns auf deine Nachricht!