8 correos elec­tró­ni­cos auto­ma­ti­za­dos para webinars

Felicitaciones, planificaste un webinar. Todo está listo para empezar.

• Conseguiste a los oradores.
• Cubriste las necesidades tecnológicas.
• Los temas de conversación están escritos y organizados.
• El tema es relevante para tu público objetivo.
• Las personas están registradas.

Pero todavía falta un poco para el seminario web. ¿Cómo puedes asegurarte de que quienes se inscriben realmente se presenten?

En la actualidad, hay muchas formas de promocionar tu contenido y tus próximos eventos, como las siguientes:

• Redes sociales
• Un blog
• Anuncios pagados
• Anuncios impresos

Sin embargo, una de las opciones más populares es el email marketing, y por un buen motivo.

El índice de apertura promedio de un correo electrónico estándar es de solo un 18 %, pero un correo electrónico de un webinar puede alcanzar un índice de apertura del 72 %.

Créenos, hemos pasado por eso. Estos son los datos de los correos electrónicos que enviamos para promocionar un seminario web de ActiveCampaign:

• Un índice de apertura del correo electrónico de confirmación del 72 %
• Un índice de apertura del correo electrónico recordatorio del 69 %
• Un índice de apertura del correo electrónico de agradecimiento del 58 %
• 752 inscripciones

El email marketing es una forma rápida y rentable de llegar a muchas personas y de lograr un gran impacto en el conocimiento y la asistencia a tu seminario web.

Pero ¿por dónde empezar? Quizás tengas preguntas como las siguientes:

• ¿Con cuánta anticipación las personas necesitan la información?
• ¿Cómo puedo evitar que se olviden de mi seminario web?
• ¿Cómo logro que la gente venga a los próximos seminarios web y eventos?

La respuesta es una secuencia de correos electrónicos para seminarios web. Y que sea automatizada.

En esta publicación, descubrirás ocho plantillas de correo electrónico que puedes utilizar en tu secuencia de correos para seminarios web, además de la secuencia en sí.

¿Por qué son importantes estos correos electrónicos? ¿En qué te beneficia a ti y a tus contactos?

Una secuencia automatizada de correos electrónicos para webinars garantiza que las personas que se registran en tu seminario web en verdad asistan. Cuando asisten, obtienen información valiosa de tu parte y se conectan con tu empresa de una manera nueva y más personal. Además, automatizarla implica que no tienes que hacer trabajo adicional para lograrlo.

Sin embargo, el mayor beneficio para tu negocio es obtener nuevos clientes potenciales.

La evidencia está en los números. Echa un vistazo a las cifras de tres seminarios web recientes de ActiveCampaign a continuación:

• Personas inscritas en el seminario web de Typeform: 974
• Personas inscritas en el seminario web sobre qué inspira a los consumidores a comprar productos en línea: 210
• Personas inscritas en el seminario web de Unbounce: 1827

En total, son más de 3000 oportunidades para convertir nuevos clientes potenciales en futuros clientes de ActiveCampaign, y tus seminarios web también pueden crear estas oportunidades para tu negocio.

Los webinars son una excelente manera de encontrar nuevos clientes potenciales, y una secuencia de correo electrónico automatizada para seminarios web es la mejor manera de atraerlos. Una vez que se registran, optan por ser contactos y obtienes una gran oportunidad de convertir esos clientes potenciales en clientes.

Al elaborar la secuencia de correos electrónicos de tu seminario web, hay que tener en cuenta algunas cosas, como las siguientes:

1. ¿Qué información necesitarán los asistentes? Esto incluye lo fundamental, como quién hablará de qué tema, cuándo es el seminario web y cómo se asiste.
2. ¿Qué recursos necesitarán? Según el tema, es útil enviar a las personas inscritas contenido relacionado que pueda ayudarlas a aprovechar al máximo tu seminario web.
3. ¿Con qué zonas horarias trabajas? Si tu seminario web se extiende a asistentes internacionales, piensa en cuál es la mejor hora para que asista la mayor cantidad de personas.
4. ¿Cómo ayudas a las personas que no pueden asistir? Si hay personas de otras zonas horarias o que simplemente están ocupadas y no pueden asistir, piensa en qué puedes enviarles para que puedan asistir más tarde y se inspiren para asistir en el futuro. Puedes enviar cosas como la presentación, una grabación, un blog para recapitular, una lista de preguntas y respuestas que surgieron durante el seminario en vivo. Este tipo de material puede incluirse en la serie de correos electrónicos de seguimiento que envíes luego del seminario web.
5. ¿Cómo se puede agilizar el trabajo para generar visibilidad hacia el seminario web? ¡Con una automatización! Puedes crear una secuencia automatizada de correos electrónicos para el seminario web que se encargue de todos los recordatorios y seguimientos. Además, ni siquiera tienes que crearla tú, ya que nosotros lo hacemos por ti.

Aunque tu negocio y tu seminario web determinarán qué tipos de correos electrónicos enviarás en la secuencia de correos de tu seminario web, hay ocho en particular que debes incluir para obtener los mejores resultados.

1. Correo electrónico de confirmación para el seguimiento luego de la inscripción
2. Primer recordatorio: una semana después del seminario web
3. Segundo recordatorio: un día antes del seminario web
4. Tercer recordatorio: el día del seminario web
5. ¡Gracias por asistir! Tu grabación está en camino.
6. Primer seguimiento: "¡Aquí tienes tu grabación!"
7. Segundo seguimiento: "Recursos adicionales"
8. Tercer seguimiento: "Eventos futuros"

BONUS: consulta nuestro paquete de herramientas gratuitas para webinars, que incluye estas plantillas y una lista de comprobación completa para antes, durante y después de tu webinar.

A continuación, encontrarás la secuencia completa de ocho correos electrónicos del seminario web que ayuda a aumentar la asistencia a tu evento digital:

Lo primero es lo primero: tienes que confirmar las inscripciones en el seminario web.

Imagínate que te invitan a una fiesta, dices que sí y no te dan más información. Quizás tengas dudas, busques a la persona que te invitó y preguntes: "Bueno, ¿cuándo y dónde es? ¿A qué hora debo asistir?".

El correo electrónico automático de seguimiento luego de la inscripción al seminario web envía toda esa información para que la gente pueda realmente asistir a tu seminario web.

Este correo electrónico ofrece a tus inscritos lo siguiente:

• Una confirmación de que su inscripción al seminario web se realizó correctamente
• Una breve descripción de lo que se puede esperar del seminario web
• Detalles como la fecha y la hora
• Un enlace para añadir un recordatorio a su calendario
• Un enlace para participar en el seminario web el mismo día

El conocimiento es poder, y es más probable que las personas asistan a tu seminario web si sabe cómo hacerlo.

Una vez que alguien se inscribe en tu seminario web, ¿cuándo debes recordárselo?

Las personas tienen una vida muy ocupada y, aunque tengan interés en asistir a tu seminario web, probablemente tengan otras cosas en la mente. Por eso, es importante enviar una serie de correos electrónicos de recordatorio para el seminario.

La primera debe enviarse aproximadamente una semana antes del seminario web. Aquí puedes reiterar la información de la invitación, como el enlace para agregar un recordatorio al calendario o contenido relacionado para disfrutar mientras tanto.

El correo electrónico tiene el siguiente contenido:

• El recordatorio del seminario web
• Contenido relacionado con el tema de tu seminario web para mantener el interés e inspirar preguntas

Enviar contenido relevante brinda contexto y credibilidad, y hace que el recordatorio sea interesante.

Es más probable que los inscritos asistan al seminario web si no tienen que esforzarse por recordar cuándo será.

No dejes de enviar los recordatorios. Este es el momento de recordarles la información más importante: la fecha y el lugar.

El correo electrónico del seminario web tiene los siguientes elementos:

• Un asunto claro
• Un recordatorio de calendario
• El enlace del seminario web

¡Llegó el gran día! Es hora de enviar el último recordatorio.

Este correo electrónico de recordatorio del seminario web debe enviarse justo antes de la hora de inicio del seminario web, pero con el tiempo suficiente para que los inscritos verifiquen el horario y se aseguren de que pueden asistir.

Lo que hay que recordar con estos correos electrónicos de recordatorio es que son exactamente lo que dice su nombre: recordatorios. No necesitan ser llamativos ni utilizar una gran cantidad de texto adicional para convencer a los inscritos de que asistan: ya se han registrado, solo hay que recordárselo (y facilitarles al máximo el acceso al seminario web).

El correo electrónico tiene el siguiente contenido:

• Ese enlace siempre confiable para participar en el seminario web
• Un enlace para establecer el recordatorio del calendario si todavía no lo hicieron

El webinar finalizó, pero tu secuencia de correo electrónico todavía no. Es hora de la segunda parte: la secuencia automatizada de correos electrónicos para el seguimiento luego del seminario web. Primero, se envía el correo electrónico de agradecimiento.

Tu agradecimiento a través de un correo electrónico de seguimiento luego del seminario web es muy importante, sobre todo para tus nuevos clientes potenciales. El índice de apertura de este tipo de mensajes es muy alto (el promedio de los nuestros es del 58 %), lo que lo convierte en una gran oportunidad para informarles a tus contactos sobre lo que pueden esperar de tu parte en el futuro.

Un correo electrónico de seguimiento es otra oportunidad para mantener a los nuevos clientes potenciales en el camino hacia convertirlos en clientes. Este tipo de correo electrónico te permite pedir feedback y enviar más recursos para mantener su interés, como la promesa de una grabación del seminario web. Ofréceles revivir la experiencia una y otra vez.

Este correo electrónico de agradecimiento debe enviarse inmediatamente después de que finaliza el seminario web.

El correo electrónico tiene el siguiente contenido:

• Un agradecimiento por asistir
• Lo que viene a continuación (es decir, la grabación del seminario web)
• Una forma de hacer un seguimiento con preguntas después del seminario web

¡Que siga lo bueno! Este correo electrónico de seguimiento del seminario web se envía el día después del seminario e incluye la grabación. Es un gran recurso para las personas que asistieron y quieren tener una referencia, y para quienes se inscribieron pero no pudieron asistir.

Este seguimiento mantiene el impulso del seminario web y es la mejor oportunidad para compartir tu CTA principal, que es el "objetivo" del seminario: es lo que quieres que hagan los asistentes.

El objetivo podría ser el siguiente:

• Una prueba gratuita
• Acceso a un curso en línea o a un libro electrónico
• Obtener una cita con un representante de ventas para saber más

Este correo electrónico de seguimiento se envía el día después de tu seminario web.

El correo electrónico tiene el siguiente contenido:

• La grabación del seminario web
• Tu CTA para mantener el impulso
• Otro agradecimiento por la asistencia

El próximo correo electrónico de seguimiento tiene por objetivo educar e involucrar a los asistentes al seminario web. Esta es una oportunidad para que puedan comprender mejor los temas mencionados en el seminario web y ayuda a establecer la confianza en tu empresa.

Estos recursos pueden ser cualquier tipo de contenido, como lo siguiente:

• Blogs
• Informes
• Pódcast
• Investigación original
• Una herramienta gratuita
• ¡Lo que sea!

Recomendamos enviar este correo electrónico unos tres días después de tu seminario web.

El correo electrónico tiene el siguiente contenido:

• Un resumen de por qué están recibiendo este correo electrónico ("Asististe a nuestro seminario web X")
• Una lista de recursos de contenido útil
• Una mención de que seguirás en contacto con ellos

Comienza a crear conciencia para tus futuros seminarios web y otros eventos.

Envía el tercer correo electrónico de seguimiento del seminario web aproximadamente una semana después del evento para informar a tus asistentes sobre los próximos eventos que no querrán perderse.

La otra parte importante de este correo electrónico es la CTA. A lo largo de esta secuencia de correos electrónicos, las personas que se registran en el seminario web están aprendiendo más y más sobre tu empresa y tus ofertas. Ahora es el momento de pasar a la siguiente etapa.

Incluye una CTA para ofrecer una prueba gratuita (o tu oferta de CTA equivalente) en este correo electrónico y mueve estos nuevos clientes potenciales a tu embudo de ventas.

El correo electrónico tiene el siguiente contenido:

• Conocimiento de otros próximos seminarios web y eventos según su interés en el último seminario web
• Una CTA para iniciar una prueba gratuita y conseguir esos nuevos clientes potenciales

Consejos rápidos para redactar los correos electrónicos de confirmación, recordatorio y seguimiento de los seminarios web

Estas plantillas de correo electrónico para seminarios web deberían proporcionarte un punto de partida sólido para elaborar tus mensajes de seminario web, pero mientras escribes cada uno, aquí tienes algunos consejos rápidos que debes tener en cuenta:

1. Asunto: siempre pon la claridad por encima del ingenio, y hazlo corto. Un asunto demasiado largo puede hacer que la gente pierda el interés por intentar leer el resto.
2. CTA: haz que sea fácil de detectar y que sea específica. Si ofreces una prueba gratuita, dilo, en vez de poner "Haz clic aquí". No les hagas pensar.
3. Marca: utiliza la marca de tu empresa para crear un aspecto profesional y elegante, y para ayudar a que las personas recuerden a primera vista quién les habla.
4. Redacción: el texto de estos correos electrónicos debe ser conciso, debe crear urgencia ("¡No te pierdas este seminario web!") y ofrecer algo de valor: gratitud, emoción o contenido útil.

Echa un vistazo a los siguientes ejemplos de correos electrónicos para webinars de Sprout Social para obtener más inspiración:

Sprout Social: confirmación de seguimiento luego de la inscripción

Este asunto del correo electrónico y la CTA son claras y relevantes, lo que facilita que un contacto actúe.

Sprout Social: seguimiento del seminario web con una grabación

Nunca subestimes el poder de un buen texto de correo electrónico.

Un seminario web es una forma estupenda de generar y atraer nuevos clientes potenciales. Es una experiencia, y crear una buena experiencia de cliente debe ser siempre una prioridad.

Para obtener los mejores resultados cuando envíes una secuencia de correos electrónicos de seminarios web, recuerda los siguientes tres puntos clave:

1. Comienza a tiempo
2. Sé riguroso
3. SIEMPRE haz un seguimiento