Todos hablan de los grandes beneficios de generar prospectos a través del marketing de atracción.
Pero nadie menciona cómo se supone que debes gestionar esos prospectos cuando empiezan a llegar en grandes cantidades.
¿Quién es responsable de la gestión de prospectos? ¿Cómo sabemos qué vendedor debería ocuparse? ¿Y cómo podemos evitar que los representantes tomen todos los prospectos nuevos, pero nunca los cuiden correctamente?
Todo esto se responde a través de un proceso denominado direccionamiento de prospectos; un conjunto de reglas en tu CRM o plataforma engagement de ventas que envía automáticamente los nuevos prospectos a los representantes de ventas según tu guía interna.
En este artículo, profundizaremos en el direccionamiento de prospectos, explicaremos por qué es tan esencial para los equipos en crecimiento y hablaremos sobre seis opciones comunes de reglas de direccionamiento de prospectos.
¿Qué es el direccionamiento de prospectos?
El direccionamiento de prospectos es el proceso de asignación de nuevos clientes potenciales (denominados prospectos, en este caso) a representantes de ventas adecuados.
“Adecuado” aquí es un término bastante subjetivo. Podemos definirlo de varias formas, que afectarán cómo se direccionan los prospectos. Hablaremos sobre seis opciones comunes de direccionamiento de prospectos en breve.
Por ahora, veamos un ejemplo para ilustrar cómo funciona el direccionamiento de prospectos.
Un cliente potencial estuvo navegando en tu sitio web, quizá leyendo algunos de tus blogs y profundizando con videos explicativos de productos. Cree que tu producto podría ser bueno para resolver sus desafíos, por lo que decide reservar una demostración.
Tendrá que introducir sus detalles de contacto en algún tipo de formulario de prospecto, y esa información luego se carga en el CRM o la plataforma de engagement de ventas.
Lo que suceda después (es decir, cómo comienza el proceso de venta) depende de tus reglas de direccionamiento de prospectos.
Tal vez tengas un enfoque de asignación tipo round-robin, de modo que los prospectos se distribuyan de forma equitativa. O quizá uses un proceso de direccionamiento de prospectos basado en la cuenta, lo que significa que los prospectos nuevos irán a representantes específicos según los detalles de la cuenta (como el tamaño de la empresa).
En todo caso, tus reglas de enrutamiento de prospectos definen qué representante de ventas se asigna para hablar con el cliente.
¿Por qué el enrutamiento de prospectos es tan importante para los equipos de ventas y marketing?
El enrutamiento de prospectos es esencial por varios motivos.
En primer lugar, la velocidad de respuesta al prospecto (la rapidez con la que respondes a un nuevo prospecto) es fundamental para captar ventas. En los mercados B2B, ser la primera empresa en responder puede ser el principal factor que impulse la compra.
Sin embargo, hay otros motivos:
- Estructuras empresariales: si llega un prospecto de una empresa propiedad de una empresa matriz con la que ya haces negocios, entonces el mismo representante de ventas debe encargarse de ambas cuentas.
- Planificación territorial: los nuevos prospectos de Chicago deben asignarse al agente de ventas responsable de dicho territorio, por ejemplo.
- Experiencia (casos de uso): muchos productos sirven para varias industrias y casos de uso. Puedes mejorar la experiencia del cliente (y tu probabilidad de cerrar esa oportunidad de venta) direccionando los prospectos a un representante con experiencia en esa área en particular.
Seis opciones de reglas de direccionamiento de prospectos
La decisión de cómo direccionar los prospectos a los representantes depende de ti. Algunas organizaciones de ventas se enfocan en la asignación territorial, mientras que otras priorizan la disponibilidad del agente.
Algunas reglas de direccionamiento de prospectos más complejas pueden considerar ambos aspectos.
Aquí hablaremos sobre las seis opciones más comunes de direccionamiento de prospectos.
1. Direccionamiento de prospectos por territorio
El direccionamiento de prospectos basado en el territorio es una opción excelente para los equipos de ventas que se encargan de varias regiones geográficas, pero tienen representantes específicos asignados a áreas en particular.
Esto es bastante simple:
Cuando un prospecto viene de un territorio en particular, como Europa, Oriente Medio o África (EMEA), se direcciona a la persona responsable de dicha región.
2. Direccionamiento de prospectos por jerarquía de empresa
El direccionamiento jerárquico es un poco más complicado. Depende en gran medida de la solidez de los datos demográficos empresariales que tengas y suele utilizarse en equipos de ventas que se dirigen a empresas de nivel empresarial.
Imagina, por ejemplo, que uno de tus clientes actuales es Marvel Studios. Llega un prospecto nuevo: ESPN.
Ambas empresas son propiedad de la misma empresa matriz: Walt Disney Company. Entonces, el prospecto ESPN se asignaría al representante de ventas (o gerente de éxito del cliente) que ya está trabajando en la oportunidad de venta de Marvel.
3. Direccionamiento de prospectos por caso de uso
El direccionamiento por caso de uso te ayuda a direccionar a los prospectos calificados a los representantes expertos en el campo.
Por ejemplo, nosotros (ActiveCampaign) ofrecemos diferentes productos.
Un prospecto que llega por nuestro producto de engagement de ventas se direccionaría a un experto en ese campo, mientras que uno por correos electrónicos transaccionales se direccionaría a otro.
O podríamos crear reglas de asignación de prospectos basadas en la industria, con las que los prospectos para agentes del sector inmobiliario se direccionen a agentes de ventas con experiencia en la industria, y así sucesivamente.
4. Direccionamiento de prospectos por valor de oportunidad de venta
Otra forma de direccionar nuevos prospectos entrantes a los representantes de ventas según el valor de la oportunidad de venta potencial.
Supongamos que uno de los campos del formulario solicita al cliente potencial que especifique la cantidad de usuarios que necesitaría si comenzara a usar tu producto.
Luego podrías usar estos datos (y el nivel del plan que dijeron que les interesa) para calcular un valor aproximado de oportunidad de venta y entonces asignar las oportunidades de ventas de mayor valor a aquellos con más experiencia, lo cual maximiza tu capacidad de concretar nuevos ingresos.
5. Direccionamiento de prospectos por puntuación de un prospecto
La puntuación de un prospecto es un método popular para crear una lista de prioridades que permita brindar servicios a prospectos entrantes.
Los prospectos nuevos pueden recibir puntos por aspectos como los siguientes:
- Tamaño de la empresa
- Engagement con contenido específico
- Alineación con los requisitos del perfil del comprador
Luego, tu proceso de direccionamiento sería asignar prospectos según su puntuación. Por ejemplo, podrías direccionar los prospectos con puntuaciones más altas a representantes más experimentados.
O quizá direcciones los prospectos con puntuaciones más altas al siguiente agente disponible a fin de mejorar el tiempo de respuesta.
6. Direccionamiento de prospectos por disponibilidad
La última opción es direccionar los prospectos por disponibilidad. Es decir, ¿quién es el próximo disponible?
Simple.
Prácticas recomendadas de direccionamiento de prospectos
Para que todo se mantenga lo más ordenado y fácil de gestionar que sea posible, sigue estas cuatro prácticas recomendadas cuando configures un proceso de asignación de prospectos.
1. Mantener las reglas de direccionamiento de prospectos tan simple como sea necesario
Las reglas de direccionamiento de prospectos y asignación pueden tornarse bastante complejas. A veces (como en el caso de enfoques de ventas empresariales con pautas complejas de territorio y cuentas), esto es necesario.
La mayoría de las veces, sin embargo, un enfoque de direccionamiento de prospectos simple, como la asignación basada en disponibilidad, es una mejor opción.
No te compliques más de lo necesario.
2. La velocidad es buena, la precisión es mejor
El direccionamiento de prospectos basado en disponibilidad es ideal para mejorar la velocidad hasta llegar al prospecto, pero no debes sacrificar conversaciones de calidad por tiempos de respuesta a prospectos.
Por ejemplo, si brindas servicios a varias industrias y tienes representantes de ventas con experiencia en cada una de ellas, debes considerar direccionar los prospectos conforme a este factor primero y luego la disponibilidad.
3. Usar reglas de reasignación para mantener el ritmo
Los prospectos pueden direccionarse más de una vez, y una táctica inteligente aquí es redireccionar los prospectos si no se les hace un seguimiento en un plazo razonable.
Supongamos, por ejemplo, que tienes un proceso de asignación de prospectos tipo round-robin.
Pero si un prospecto nuevo no recibe una respuesta dentro de las 2 horas, se lo redirecciona al siguiente representante disponible.
Esto es fundamental para mejorar la experiencia del cliente, impulsar los tiempos de respuesta y responsabilizar a los representantes de ventas.
4. No configurar y olvidarse
Por último, no cometas el error de configurar reglas de direccionamiento de prospectos una vez y nunca volver a revisarlas.
Las organizaciones crecen, los procesos de ventas se desarrollan y las necesidades de los clientes cambian. Revisa tu proceso de direccionamiento de prospectos con frecuencia a fin de asegurarte de que siga siendo relevante para tu enfoque de ventas.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un direccionador de prospectos?
Un direccionador de prospectos es una función de los CRM y las plataformas de engagement de ventas. Su tarea es asignar los prospectos entrantes a los representantes de ventas según las reglas que proporcionas. Por ejemplo, puedes direccionar los prospectos de alto valor a un representante y los de bajo valor a un agente más nuevo.
¿Quién es el encargado del direccionamiento de prospectos?
En términos generales, el departamento de ventas es el encargado del direccionamiento de prospectos.
¿Cómo asignas prospectos?
Existen varias formas de direccionar y asignar prospectos. Las opciones más comunes son las siguientes:
- Direccionamiento de prospectos por territorio
- Direccionamiento de prospectos por jerarquía de empresa
- Direccionamiento de prospectos por caso de uso
- Direccionamiento de prospectos por valor de oportunidad de venta
- Direccionamiento de prospectos por puntuación de un prospecto
- Direccionamiento de prospectos por disponibilidad
Conclusión
Ahora ya tienes configuradas las reglas de direccionamiento de prospectos, por lo que los prospectos nuevos llegan a un representante adecuado de forma oportuna.
¿Qué sigue?
Necesitarás un proceso de gestión de prospectos de ventas. Para obtener más información, visita nuestra guía exclusiva sobre el tema.
