Cómo enviar correos masivos: guía completa

Si llegaste aquí por casualidad o por curiosidad, esta es la guía que has estado buscando en Google para saber cómo enviar correos masivos.

¿Sabías que el email marketing es uno de los métodos más fiables para generar ventas? Sí, así como lo lees. De hecho, en la actualidad, los expertos en marketing prefieren este canal por encima de cualquier otro. Pero esto, claro está, impacta en los usuarios, que se sienten abrumados por la cantidad de correos electrónicos que reciben.

Entonces, si la competencia en la bandeja de entrada es tan alta, ¿cómo puedes atraer la atención de tus suscriptores?, ¿cómo puedes hacer que tus campañas masivas tengan un alto alcance e impulsen las ventas en tu negocio sin que se vea comprometida la relación con tus clientes?

Si eres nuevo en esto del email marketing y los envíos masivos, o si ya llevas un buen tiempo utilizando los servicios de mensajería tradicional, como Gmail u Outlook, para enviar correos masivos, en este artículo aprenderás todo lo que necesitas saber acerca de los correos masivos para poner en marcha tus campañas de email marketing.

Los correos masivos son mensajes que se envían a múltiples destinatarios al mismo tiempo. Su objetivo suele ser promover, vender o informar a un público objetivo amplio sobre los productos o servicios que una compañía o un individuo ofrecen.

En marketing, usualmente al envío de mails masivos se le llama “mailing masivo” o, simplemente, “correo masivo”.

Por lo general, el mailing masivo se envía a aquellos destinatarios que han optado por recibirlos. Por ejemplo, las personas que visitan un gimnasio con frecuencia pueden completar un formulario para recibir en su dirección de correo electrónico las promociones y clases especiales de yoga.

Los correos electrónicos masivos suelen incluir, casi siempre, una función para que los destinatarios se puedan dar de baja en caso de que no deseen recibir más correos de ese tipo en el futuro.

En cuanto a la cantidad de envíos, esta debe ser limitada, ya que nadie quiere ver su bandeja de entrada llena. Pues, ¿qué hacen los usuarios cuando ven su bandeja llena? Enviarlo todo a la indeseada bandeja de spam.

Ahora que sabes exactamente qué es un correo masivo, veamos qué diferencias tiene con el correo personalizado.

En el email marketing, la personalización se utiliza con el objetivo de individualizar los correos electrónicos y ajustar el contenido de los emails enviados según la información personal de cada uno de los suscriptores de tu lista de contactos.

Al personalizar los emails, fortaleces el vínculo entre ambos, a la vez que evitas que tu marca llegue al indeseado correo spam de tus contactos, todo mientras tus ganancias aumentan.

Las estrategias para personalizar un correo electrónico son muchísimas. Desde estrategias simples, como utilizar el nombre de un cliente en el encabezado del correo electrónico, hasta otras más avanzadas, como cambiar el contenido del correo electrónico de acuerdo con su ubicación geográfica, su género, su edad o la etapa del customer journey en la que se encuentre.

Just Eat utiliza todos los datos disponibles de sus clientes para personalizar cada envío y fortalecer los procesos de fidelización. Fuente: Just Eat.

A menudo, la información necesaria para personalizar los envíos de email se puede obtener con facilidad, por ejemplo, a través de un formulario o haciendo un seguimiento de las últimas interacciones que una persona ha tenido con tu marca.

Hay dos maneras de enviar correos a varias personas a la vez: a través de los servicios de mensajería tradicional o a través de una herramienta de email marketing.

Si bien los servicios de mensajería tradicional son las herramientas más comunes para enviar mensajes personales o de trabajo, podrían no ser la mejor opción para enviar una campaña de correos masivos, ya que, por lo general, los correos que se envían por este medio terminan en la bandeja de spam.

De todas maneras, es importante que sepas como enviar el mismo correo a varias personas por separado con estas herramientas. Por eso, a continuación, te explicamos paso a paso cómo enviar correos masivos desde Outlook y Gmail.

Cómo enviar correos masivos en Outlook

Para enviar correos masivos con Outlook, deberás seguir los siguientes pasos:

1. Lo primero es abrir un nuevo documento en Word y redactar tu correo electrónico.

2. Cuando lo tengas, abre la sección «Correspondencia» o «Mailings».

3. Haz clic en «Iniciar combinación de correspondencia» o «Start Mail Merge». Después, clica en«Mensajes de correo electrónico».

4. Haz clic en «Seleccionar destinatarios» y elige entre las opciones del menú desplegable: escribir una nueva lista (introduciendo los datos de los contactos de forma manual), usar una lista existente (la función más común, ya que te permite usar un archivo Excel, asegúrate de tener preparado el archivo con los datos de tus contactos organizados en tres columnas con los títulos de nombre, apellidos y dirección de correo electrónico) y elegir los contactos de Outlook (con esta función podrás seleccionar manualmente las direcciones entre tus contactos de Outlook).

5. Una vez que selecciones la opción que más te convenga, clica en «Finalizar y combinar», después en «Enviar mensajes de correo electrónico».

6. Por último, en la ventana nueva que se abrirá, escribe la línea de asunto y haz clic en «Aceptar».

Cómo enviar correos masivos en Gmail

Este es el procedimiento adecuado para enviar correos masivos a través de Gmail:

1. Abre un nuevo Documento de Google y empieza a redactar tu email.

2. Después, abre una Hoja de cálculo de Google.

3. Haz clic en «Complementos» > «Descargar complementos».

4. Ahora, busca el complemento Yet Another Mail Merge y descárgalo, es gratis.

5. Cuando lo hayas instalado, ve de nuevo a Hojas de cálculo de Google y selecciona «Complementos» > «Yet Another Mail Merge» > «Iniciar combinación de emails».

6. Elige cómo quieres importar tus contactos, si directamente a través de Gmail o añadiendo las direcciones manualmente.

7. Introduce el nombre del remitente. Selecciona el texto del borrador de tu correo, copia y pégalo en el cuerpo del correo.

8. Haz clic en «Enviar X emails», de acuerdo al número de correos que quieras enviar.

Enviar hasta 100 correos desde Gmail también es posible sin necesidad de utilizar Mail Merge ya que es precisamente 100 el número máximo de destinatarios que permite la plataforma para un correo electrónico. Recuerda que la manera correcta de enviar el mismo correo a varias personas por separado es agregar tus destinatarios en el campo CCO (Con Copia Oculta).

Aunque en la actualidad Outlook y Gmail son dos de los mejores servicios de mensajería, el mailing masivo no es precisamente su fuerte. Como verás a continuación, enviar correos masivos utilizando Outlook o Gmail tiene algunas desventajas.

El límite en la cantidad de correos

Gmail y Outlook son servicios de email excelentes para uso personal y comunicación corporativa. Sin embargo, tienen sus limitaciones. Si usas estas herramientas para enviar tus campañas de email marketing, probablemente ya sabes que tienen un límite en la cantidad de envíos diarios.

¿Cuántos correos se pueden enviar desde Outlook? Hasta 300 al día, aunque es cierto que no se puede garantizar al 100 % la entregabilidad, sobre todo a partir de los 250 envíos.

¿Cuántos correos se pueden enviar desde Gmail? Hasta 500 al día o, lo que es lo mismo, puedes enviar el mismo email a 500 direcciones de correo electrónico diferentes.

  Posibilidades de terminar en la bandeja de spam

Los correos masivos enviados desde Outlook o Gmail pueden ser marcados como no deseados por los clientes o acabar olvidados dentro de la carpeta de spam.

¿Por qué? Porque la mayoría de los servidores de correo electrónico gratuitos están destinados para uso personal, por ende, el mailing masivo es considerado muchas veces como sospechoso y marcado como spam.

Sin embargo, si usas una herramienta de email marketing, puedes evitar los correos spam mientras generas ganancias para tu negocio. Más adelante te contamos los beneficios que puedes obtener al usar una de estas herramientas.

Limitaciones de diseño

Ni Outlook ni Gmail permiten personalizar los mensajes salientes. Esto puede ser muy limitante y de poca utilidad, especialmente para los responsables de marketing digital, que se proponen llamar la atención de sus clientes con los correos masivos.

No hay estadísticas

A diferencia de las plataformas de email marketing, ninguno de estos servicios de mensajería sirve para estudiar el impacto que han tenido tus mensajes. Es decir, no recibes informes, ni estadísticas, ni datos sobre la tasa de apertura o de clics.

Ya te explicamos por qué los servicios de mensajería tradicionales pueden no ser la mejor opción al crear tu estrategia de email marketing.

Pero entonces, ¿qué programa puedes usar para enviar correos masivos? Una completa herramienta de marketing automation como la de ActiveCampaign es la respuesta a todos tus interrogantes.

Al elegir una herramienta especialmente creada para enviar correos masivos no solo obtienes los beneficios de enviar cuantos correos desees, ¡eso es lo de menos!, sino que también tienes la posibilidad de personalizarlos, de ajustar determinadas variables según cada cliente o incluso de preparar campañas estacionales y dejarlas programadas para que se envíen el día y la hora que quieras.

Pero eso no es todo. ActiveCampaign te brinda las herramientas que necesitas (y las que no sabías que necesitas) para estrechar la relación con tus clientes sin que se vean comprometidos tu tiempo, tus recursos y tus esfuerzos.

A continuación, te explicamos algunos de los beneficios de usar una herramienta dedicada al envío masivo de correos, como ActiveCampaign, en tus campañas de email marketing.

Análisis más detallados

Tener acceso a diversas métricas y análisis es muy valioso en el email marketing, ya que con esos datos podrás conocer la tasa de entregabilidad y la tasa de rebotes, o analizar el éxito de una campaña a través de indicadores clave como las tasas de apertura y de clics.

Medir el rendimiento de tus campañas es clave para ajustar la estrategia de email marketing. Así, al enviar emails masivos, sabrás cuántos mensajes se entregaron correctamente, cuántos clientes abrieron tu último boletín informativo, cuántos hicieron clic en los enlaces y mucho más.

De esta manera, podrás evaluar tu campaña según los criterios que más te interesen y analizar qué estrategias están funcionando y cuáles pueden mejorar.

Gestionar la cancelación de suscripción

Gestionar las preferencias de suscripción de cada contacto puede ser abrumador si es algo que haces de manera manual. Y eso sin siquiera tener en cuenta que una cancelación que no se tiene en cuenta puede representar un riesgo para tu reputación y tu campaña.

Con la herramienta de email marketing apropiada, puedes gestionar fácilmente las demandas de cancelación y personalizar el enlace a las preferencias de suscripción.

Crear plantillas que se adapten a cualquier dispositivo

Es sumamente importante que todos tus correos se adapten a todos los formatos, ya sea que se trate de un teléfono móvil, una tableta o un ordenador, sin importar cuál sea la plantilla que elijas.

Con ActiveCampaign, puedes utilizar el editor de diseño drag-and-drop y hacer que todos tus  correos sean multidispositivo. Esto se traducirá en mensajes sin enlaces ni imágenes rotas.

Enviar correos masivos y personalizados ¡al mismo tiempo!

Es momento de que dejes atrás el típico saludo que acompaña a la mayoría de los mensajes enviados por correo masivo. Con ActiveCampaign, puedes enviar correos masivos personalizados con el nombre del cliente que lo recibirá, incluso aunque se trate de un envío de forma masiva.

Esto te ayudará a mejorar la experiencia del cliente y a crear un lazo de confianza entre tu empresa y los intereses de las personas que integran tu lista de contactos. Al final, harás que todos se sientan valorados como consumidores de tu servicio o producto.

Segmentar a tus contactos

Otro aspecto clave de las plataformas de email marketing tiene que ver con la segmentación de contactos. Es decir, en lugar de enviar el mismo correo electrónico a toda tu lista de suscriptores, puedes segmentar a tus contactos y hacer los envíos teniendo en cuenta diferentes aspectos.

De esta manera, le estarás enviando a cada persona (o grupos de personas) exactamente lo que quiere leer. ¿Y qué pasa cuando alguien recibe un correo electrónico que se alinea perfectamente con sus intereses? Se fortalece el vínculo y aumenta la fidelización.

Una buena idea para aumentar la fidelización es enviar newsletters de manera periódica, ya que así podrás mantener a tu cliente entretenido. Si necesitas inspiración, acá te dejamos algunas ideas para tu boletín informativo.

Tener una estrategia CRM

La estrategia de CRM (siglas en inglés de Customer Relationship Management) tiene por objetivo anticiparse a las necesidades del cliente, ofrecerle soluciones o una oportunidad de venta en el momento adecuado, así como también mejorar y agilizar los procesos internos.

Ahora bien, con una herramienta de CRM, podrás llevar a cabo todas las actividades necesarias para mantener tu relación con los clientes y desarrollar una buena estrategia. ¿Cómo? Al rastrear cada una de las interacciones que un usuario tiene con tu marca, podrás personalizar tus campañas de ventas y marketing.

Ya mencionamos cuáles son los pasos que debes seguir para enviar emails masivos a través de Gmail y Outlook. Ahora, veamos en detalle cuáles son los cuatro pasos básicos de cualquier envío de emails de forma masiva a través de una herramienta de email marketing.

Identificar a tus clientes

Según cuáles sean los productos o servicios que ofrece una empresa, el perfil del cliente ideal cambiará.

Una empresa que vende gafas de sol, por ejemplo, tendrá un perfil de cliente ideal totalmente diferente al de un ecommerce de electrodomésticos o al de una cadena de restaurantes con 20 franquicias. Por eso, debes saber quiénes son tus clientes, cuáles son sus necesidades y qué les apasiona.

Para identificar a tu cliente ideal, puedes recurrir a diferentes técnicas: formularios al suscribirse a tu lista de contactos, entrevistas, análisis del sitio web de la empresa, feedback del equipo de ventas, etc.

Una vez que conozcas a tus clientes, será necesario que alimentes esa incipiente relación, es decir, que pongas en marcha un proceso de lead nurturing para guiarlo exactamente hacia donde quieres, el embudo de ventas.

Si utilizas una herramienta como ActiveCampaign, puedes hacer que tu proceso de nutrición de leads funcione en piloto automático, bajo una mínima supervisión.

Redacción y asunto del correo

Una vez que ya tienes a los leads en donde querías, es hora de poner en práctica tu creatividad y preparar el contenido que deseas enviar.

Por ejemplo, si usas ActiveCampaign, puedes redactar el correo desde el editor de la plataforma, darle el formato que mejor se ajuste a la personalidad de tu marca y añadir todo lo que consideres que llamará la atención de tu cliente.

Juega con:

• Textos persuasivos
• Asuntos
• Campos personalizados
• Fotos, imágenes, GIF o vídeos
• Enlaces
• Botones de redes sociales
• Botón de llamada a la acción (CTA)

Te recomendamos hacer que los botones de call to action estén bien visibles. A menos que se trate de un correo informativo, en casi todos los envíos masivos se busca que el usuario haga clic en un enlace, así que es clave que destaques tus llamadas a la acción con un color llamativo.

Segmentación del envío

Ya hablamos de la importancia de enviar el mensaje correcto al contacto correcto. También sabemos que es posible enviar correos masivos personalizados. Es decir, clasificar a tus contactos en diferentes grupos y enviarles a cada uno de ellos exactamente lo que quieren recibir.

Antes de segmentar, ten en cuenta lo siguiente:

• Define a tu público objetivo basándote en sus características.
• ¿Qué condiciones se tienen que cumplir en cada grupo?
• Identifica las acciones relevantes y aplícalas.
• Centraliza todos los datos en un único software.

¿Cómo puedes segmentar a tu público? Esta es la mejor parte de usar una plataforma de email marketing: puedes usar cualquier criterio. Por ejemplo, la cantidad de visitas a tu sitio web, los intereses personales, la fecha de suscripción a tu lista de correo, la ubicación geográfica, etc. ¡Las posibilidades son infinitas!

Una buena segmentación se traduce en clientes satisfechos y más ventas para tu negocio. Fuente: ActiveCampaign.

Revisar, editar y listo

Ahora que has identificado a tu público objetivo, redactado el email y segmentado tu lista de contactos, solo tienes que:

• Repasar. Revisa cuidadosamente el mensaje, porque una vez que lo envíes ya no habrá vuelta atrás. Cuando hagas clic en «Enviar», todos los usuarios recibirán tu correo, y si el mensaje contiene algún error o hay un enlace que no lleva a ningún sitio, habrás perdido la atención de algunos clientes potenciales y tendrás que pedir disculpas.
• Probar. Muchas plataformas de email marketing te dan la opción de hacer envíos de prueba para ver cómo quedó tu campaña, así que prueba siempre, incluso aunque sea enviándote el correo a ti mismo.
• Programar o enviar. Cuando lo tengas todo listo, programa tu envío para una fecha y hora determinada, o envíalo al instante si quieres.

¿Qué te ha parecido nuestra guía?

Ya sea que estés dando tus primeros pasos en el mundo del email marketing o seas un experimentado marketer, ActiveCampaign es siempre la mejor opción para poner en marcha tus campañas de emails masivos, porque te brinda exactamente lo que necesitas para empezar o mejorar tus procesos de marketing.

¿Cómo lo hace? Sencillo, acompañándote y creciendo con tu empresa.

Si estás empezando, nuestro proceso de segmentación hará que puedas encontrar a tus clientes potenciales y que tu audiencia crezca. Si ya eres un marketer experimentado, te ayudaremos a capturar la atención de tus suscriptores con contenido que coincida con sus intereses y a fortalecer esas relaciones a través del lead nurturing.

Porque no se trata solamente de enviar correos masivos, sino de hacerlo de manera inteligente. Cuando sabes lo que tus clientes quieren y cuándo lo quieren, estás ante una inmejorable oportunidad para hacerlos felices (y hacer feliz a tu empresa con ventas y más ventas).