Todos hemos conocido a esa persona que siempre consigue acabar sus tareas rápidamente.
Ya sea un amigo o un colega, esta es la persona que termina antes de trabajar. El que de alguna manera logra terminar tareas de una hora en 20 minutos.
El que la gente describe como un robot o una máquina porque seguramente ningún humano simple podría trabajar tan rápido como ellos.
Y, sin embargo, estas personas existen, trabajando con la máxima eficiencia. ¿Qué tienen en común estas personas altamente productivas? ¿Cómo lo hacen?
Los hábitos de las personas altamente productivas
Es tentador ver a las personas altamente productivas como máquinas (o magos). Pero al estudiar cómo funcionan de manera eficiente y superar los desafíos que todos experimentamos, también es posible aumentar tu propia productividad.
¿Cómo se pueden superar desafíos como los siguientes?:
- Procrastinar en las tareas, tanto en las pequeñas y molestas como en las grandes e interesantes.
- Trabajo aburrido que solo necesita completarse
- Responder a correos electrónicos y otros mensajes mientras se trabaja
- Mantenerse motivado y con energía durante toda la jornada laboral.
- Enfocar y terminar tus proyectos más importantes
Por mucho que me gustaría reclamar el estatus de “persona altamente productiva”, lo mejor que puedo hacer es decir: estoy trabajando en ello. Pero al leer artículos, revisar libros y hacer preguntas a personas productivas, he reunido los mejores consejos que he encontrado sobre sus hábitos de productividad.
A continuación explicaremos 18 de los hábitos más importantes de las personas altamente productivas. Desde formas de dedicar menos tiempo a los correos electrónicos hasta métodos para mantenerse concentrado, estos consejos de productividad pueden ayudarte a maximizar su eficiencia completar más trabajo en menos tiempo.
No puedes volverte más productivo de la noche a la mañana. Pero si haces pequeños cambios y pones en práctica algunos de estos hábitos, estarás bien encaminado para volverte más eficiente.
¿Cómo ser más productivo?
Aumenta tu productividad y conviértete en altamente eficiente con estos hábitos:
- Enfócate primero en las tareas más importantes
- Cultiva el trabajo profundo
- Crea una lista de distracciones
- Usa la matriz de Eisenhower para identificar prioridades a largo plazo
- Usa la regla 80/20
- Divide las tareas en tareas más pequeñas
- Haz pausas
- Toma menos decisiones
- Elimina la comunicación ineficiente
- Automatiza procesos
- Aprende de los aciertos y de los errores
- Planifica para cuando las cosas salgan mal
- Trabaja antes de motivarte o inspirarte
- No realices varias tareas al mismo tiempo
- Recarga las pilas
- Afila el hacha
- Administra tus energías (no solamente el tiempo)
- Aprende a decir que “no”
1. Enfócate primero en las tareas más importantes
La teoría detrás de las tareas más importantes es que cualquier lista de tareas tiene algunas tareas que son más importantes que otras. Si te enfocas simplemente en marcar los elementos de la lista de tareas pendientes, terminarás con una combinación de tareas importantes y menos importantes completadas.
Es fácil pasar todo el día marcando tareas fáciles y menos importantes en lugar de concentrarse en las cosas difíciles.
En cambio, dedica unos minutos al comienzo de su día para elegir entre una y tres tareas importantes, las que tienes que terminar antes de que termine el día. Con un enfoque renovado en lo que es importante, es más fácil crear una lista de tareas significativa.
Laura Earnest de Whole Life Productivity dice lo siguiente sobre la importancia de priorizar como un hábito de productividad:
“Permítidme decir que distingo entre eficiente y eficaz, pero que ambos son necesarios para alcanzar la máxima productividad. Eficiente es hacer las cosas bien y eficaz es hacer las cosas adecuadas. Las personas más productivas trabajan en las tareas de alto valor, asegurándose de que la forma en que están haciendo esas tareas sea la mejor manera.
También creo que las personas más productivas son capaces de discernir cuáles son las tareas de mayor valor y son capaces de dejar de hacer otras tareas menos importantes o delegarlas. No es la locura de querer hacer todo, porque reconocen que no llegan a todo”.
2. Cultiva el trabajo profundo
Algunas tareas son simplemente difíciles y requieren concentración. Y no se pueden reemplazar por otras.
Tampoco se pueden realizar varias tareas a la vez para terminarlas. Necesitas dedicar mucho tiempo y esfuerzo mental para sacarlas adelante. Estas tareas se denominan “trabajo profundo”.
Cal Newport escribió sobre este tipo de trabajo en su libro más vendido, Céntrate (Deep Work): Las cuatro reglas para el éxito en la era de la distracción . Newport argumenta que la capacidad de concentración es cada vez más rara, y que aquellos que pueden dominarla tienen una enorme ventaja.
Algunas de las recomendaciones de Newport para cultivar un trabajo profundo son:
- Programa un trabajo profundo: planifica un trabajo profundo en su horario a una hora similar todos los días, probablemente por la mañana. Tener un tiempo regular para hacer un trabajo que requiere concentración te ayuda a convertirlo en un hábito.
- Aburrirse: Suena contradictorio llamar al aburrimiento un hábito productivo, pero sentirse cómodo con el aburrimiento es importante. El trabajo profundo no siempre es agradable, y el aburrimiento o la frustración son lo que nos lleva a buscar distracciones. Evita usar las redes sociales para entretenerte tanto como sea posible y siéntete más cómodo sin hacer nada.
- Haz más difícil que te contacten: el correo electrónico y otras distracciones se pueden reducir o. Pídeles a las personas que investiguen sus preguntas antes de reunirte con ellas y proporciona la mayor cantidad de información posible en tus correos electrónicos.
- Conoce tus hábitos de trabajo: ¿Trabajas mejor solo? ¿Con descansos periódicos? ¿Estás trabajando con un horario agitado? No necesitas revisar todo su horario, solo reserva un tiempo específico para el trabajo profundo.
Las personas altamente productivas dominan la habilidad del trabajo profundo.
3. Crea una lista de distracciones
Con los correos electrónicos, las redes sociales y miles de pequeñas tareas pendientes, es fácil distraerse cuando intenta ser productivo.
Si estás intentando concentrarte o simplemente completando con tareas más pequeñas, las distracciones son la ruina de la productividad. Es difícil mantener hábitos de trabajo eficientes con distracciones alrededor.
Un método poderoso para reducir las distracciones es crear una “lista de distracciones”.
Mantén esta lista, ya sea un documento de Google o una hoja, cerca mientras trabajas. Cada vez que surja un pensamiento que te distraiga, anótalo en la lista y vuelve al trabajo.
Esta técnica, que es uno de los secretos de la Técnica Pomodoro , es poderosa porque muchas veces tus distracciones requieren legítimamente atención.
Si estoy haciendo un trabajo profundo y de repente recuerdo una factura que debo pagar, o tengo una idea para una nueva publicación de blog, esos son pensamientos que merecen atención.
Simplemente no se lo merecen en este momento.
Cuando tengas pensamientos durante tu trabajo, apúntalos. Y cuando llegues a un descanso puedes regresar y abordarlos o agregarlos a su lista de tareas más grande.
4. Usa la matriz de Eisenhower para identificar prioridades a largo plazo
Uno de los peligros de la productividad es centrarse en el corto plazo. Como dijo una vezPeter Drucker, experto en gestión, “no hay nada tan inútil como hacer de manera eficiente lo que no se debe hacer en absoluto”. Cuando estudias los hábitos de productividad, es fácil caer en esa trampa.
En cualquier día de trabajo, es fácil quedar atrapado en tareas que parecen importantes en este momento .
La matriz de Eisenhower, utilizada por Dwight Eisenhower para tomar decisiones durante su tiempo como general, fue popularizada por el libro de Stephen Covey Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. La matriz te ayuda a decidir rápidamente en qué debe trabajar y qué debe ignorar.
Para crear una matriz de Eisenhower, haz un cuadrado de 2 x 2. En un eje, escribe “importante” y “no importante”. En el otro, “urgente” y “no urgente”.
Source: Develop Good Habits
Organizar tu lista de tareas pendientes en función de la importancia y la urgencia de cada tarea puede ayudarte a identificar pérdidas de tiempo.
¿Pasas la mayor parte del día realizando tareas que son urgentes pero no importantes? Busca formas de delegar, automatizar o eliminar.
¿Estás dedicando tiempo a cosas que no son importantes o urgentes? Ignóralas.
¿Estás trabajando en cosas que son importantes pero no urgentes? La Matriz de Eisenhower hace que sea más fácil identificar las tareas que importan y las que no.
5. Usa la regla 80/20
Otra forma de priorizar tareas proviene del Principio de Pareto.
Descubierta por el economista italiano Vilfredo Pareto, la regla 80/20 (también llamada Principio de Pareto) establece que, en cualquier búsqueda, el 80% de los resultados provendrán del 20% de los esfuerzos.
Para maximizar la eficiencia, las personas altamente productivas identifican el 20% más importante de su trabajo. Luego, buscan formas de reducir el otro 80 % de su horario, para encontrar más tiempo para las tareas que tienen el mayor impacto.
6. Divide las tareas en tareas más pequeñas
¿Por qué dejas las tareas para más tarde?
Hay muchas razones por las que las personas no hacen lo que deberían, pero una de las más importantes es que las tareas en su lista de tareas pendientes parecen demasiado abrumadoras.
Si tienes elementos de la lista de tareas que abarcan demasiado y no son muy específicos, abordar esas tareas se convierte en un desafío. No sabes ni por dónde empezar.
Precisamente, puedes comenzar dividiendo las grandes tareas pendientes en tareas pendientes más pequeñas. Establece metas pequeñas para cada una.
Si tengo un elemento en la lista de tareas pendientes con la etiqueta ” escribir una publicación de blog sobre productividad”, es fácil posponerlo (irónicamente), porque hay algunos lugares diferentes por los que podría comenzar.
¿Qué pasa si divido esa tarea más grande en partes más pequeñas? En lugar de “escribir un blog sobre productividad”, un ejemplo de mi lista de tareas podría ser:
- Buscar palabras clave relacionadas con la productividad y buenos hábitos para ser más eficiente
- Leer los 10 mejores resultados de Google sobre productividad
- Lluvia de ideas sobre otros métodos para ser más productivo
- Organizar las ideas que he encontrado o en las que he pensado en un esquema
- Anotar cualquier pensamiento específico sobre cada táctica
- Revisar mis notas para desarrollarlas en secciones completas
Mi tarea pendiente más grande se ha convertido en seis tareas más pequeñas. Esto hace que mi lista de tareas pendientes sea más larga, pero también me ayuda a hacer las cosas más rápido, y no tengo que pensar por dónde empezar.
Cada elemento de mi lista es increíblemente específico. Todo lo que tengo que hacer es abordarlos en orden. El resultado es la entrada de blog que estás leyendo ahora mismo.
7. Haz pausas
Nadie, ni siquiera las personas altamente productivas, pueden concentrarse durante ocho horas seguidas. Simplemente no es posible. No importa cuántos hábitos eficientes desarrolles, no es posibe mantener la concentración sin distracciones durante tanto tiempo.
Por eso es tan importante tomar descansos (y las investigaciones demuestran que hacen que las personas sean más productivas). Incluso los descansos de solo unos minutos pueden ayudarte a recargar energías y generar nuevas ideas.
Cuando hagas pausas, es importante hacerlo de forma estructurada y deliberada. Es fácil justificar las distracciones como “tomar un descanso”. Pero si no tienes ese tiempo de descanso programado, es posible que en realidad solo te estés distrayendo.
Métodos como la técnica Pomodoro pueden ayudar. La Técnica Pomodoro sugiere bloques de trabajo de 25 minutos, con breves descansos de 5 minutos. Trabaja intensamente durante un período de tiempo específico, seguido de no trabajar intencionalmente durante un período de tiempo más corto.
Programar descansos puede mantenerte fresco y productivo durante todo el día.
8. Toma menos decisiones
Mientras era presidente, Barack Obama le dijo una vez a Vanity Fair que nunca tomaba una decisión sobre qué ponerse:
“Verás que solo uso trajes grises o azules”, dijo [Obama]. “Estoy tratando de reducir las decisiones. No quiero tomar decisiones sobre lo que como o o qué me pongo. Porque tengo muchas otras decisiones que tomar”.
Algunas decisiones son importantes. La mayoría no lo son. Si quieres ser más productivo, considera subcontratar o eliminar las decisiones cotidianas.
Otras personas altamente productivas han hecho comentarios similares sobre sus propios hábitos eficientes. El autor y empresario Ramit Sethi tiene lo que él llama ” Regla de compra de libros de Ramit “:
“Si estás pensando en comprar un libro, simplemente cómpralo. No pierdas cinco segundos debatiéndolo. Incluso una idea hace que valga la pena el precio”.
Si estás tratando de decidir entre dos libros para leer, Sethi diría: “léelos a ambos”. No tiene sentido desperdiciar energía de toma de decisiones en lo que no es importante.
9. Elimina la comunicación ineficiente
El correo electrónico a menudo se considera la ruina de los hábitos de productividad. Mucha gente pasa su día de trabajo con su bandeja de entrada de correo electrónico claramente visible, respondiendo a cada notificación a medida que llega.
Como dije en la sección de trabajo profundo, hay mucho valor en reducir este tipo de distracciones. Una forma de hacerlo es simplemente minimizando tu bandeja de entrada y revisando a intervalos específicos.
Otra es volverse más eficiente en sus comunicaciones por correo electrónico para empezar. En otras palabras: enviar mejores correos electrónicos.
¿Alguna vez has tratado de programar una reunión y luego tuviste que enviar otros cinco correos electrónicos para establecer una hora y un lugar específicos?
¿Qué pasaría si pudieras reducir la cantidad de correos electrónicos necesarios para programar reuniones simples? ¿O hacer que cada correo electrónico sea más preciso, de modo que haya menos ida y vuelta antes de llegar al trabajo real?
Las personas altamente productivas reducen la cantidad de correos electrónicos que envían al hacer que cada correo electrónico sea más claro y valioso. Eso podría significar que cada correo electrónico tarda unos minutos más en escribirse , pero en última instancia también ahorra tiempo.
Si necesita programar una reunión con un compañero de trabajo, no le envíes un correo electrónico como este:
“Hola [nombre del compañero],
Quería reunirnos para que pudiéramos hablar sobre [proyecto]. ¿Cuándo es un buen momento para ti?
Un saludo,
[tu nombre]”
Un correo electrónico como ese funciona, pero generará una gran cantidad de correos electrónicos de programación adicionales.
La reunión también terminará siendo bastante ineficiente, ya que tendrás que revisar la agenda en persona, y la otra persona no tendrá tiempo para pensar en las respuestas a tus preguntas.
Un mejor correo electrónico podría verse así.
“Hola [nombre del empleado],
Quería reunirnos para que pudiéramos hablar sobre [proyecto]. En concreto quería hablar de:
[Tema 1 de la agenda del proyecto]
[Tema 2 de la agenda del proyecto]
[Tema 3 de la agenda del proyecto]
He mirado tu calendario y parece que ambos estamos libres el martes a las 10 a. m. o el miércoles a la 1 p. m. Dime por favor cuándo te viene mejor y reserva un hueco en mi calendario.
Un saludo,
[tu nombre]”
Este correo electrónico es un poco más largo. Se necesita un poco más de tiempo para escribirlo. Pero también es mucho más eficiente. Tomará entre 0 y 2 correos electrónicos más para programar esta reunión, y llegará con una agenda y objetivos claros.
Puedes usar un programador de terceros como Calendly para que hacerlo más fácil. Simplemente envía tu enlace y podrás reservar una hora que funcione para ambos.
Desde programar reuniones hasta dar tareas o hacer preguntas, haz que tus correos electrónicos sean lo más precisos posible. Sí, requiere un poco más de trabajo por adelantado, pero hace las comunicaciones mucho má eficientes.
10. Automatiza procesos
Si te encuentras haciendo las mismas cosas una y otra vez, busca maneras de hacerlas más rápido.
Esto puede ser tan simple como aprender atajos de teclado comunes o automatizar partes enteras de tu negocio.
¿Cuáles son algunas formas de encontrar atajos? Aquí tienes algunos ejemplos :
- Unifica procesos para tareas comunes, para poder seguir rápidamente las listas de verificación en lugar de empezar desde cero.
- Delegar tareas a becarios u otros empleados cuando corresponda. (Solo asegúrate de hacer un seguimiento y actualizar a tu equipo regularmente).
- Aprende atajos de teclado simples que aparecen con frecuencia. Me gusta usar “comando + shift + t” para abrir una pestaña cerrada recientemente, o “comando + opción + 2” para crear un encabezado en los documentos de Google.
- Aumenta tu velocidad de escritura: parece obvio, pero la diferencia entre 60 y 90 palabras por minuto es enorme. Un juego como Typeracer puede ayudar (advertencia: es adictivo).
- Usa la tecnología para realizar tareas repetitivas
Las tareas repetitivas son excelentes candidatas para atajos, delegación o automatización. Eliminarlos de tu lista puede ahorrarte mucho tiempo y energía.
11. Aprende de los aciertos y de los errores
Uno de los desafíos de las personas altamente productivas es asegurarse de que el trabajo rápido también sea un trabajo de calidad.
Cuando trabajas rápido, te abres a cometer errores. Las personas altamente productivas se enfrentan a ese riesgo aprendiendo y mejorando en cada momento posible, de modo que producir un buen trabajo se vuelva intuitivo.
Aprender de los errores es obvio (aunque, por supuesto, valioso). Cuando algo sale mal, analizar los errores y buscar formas de prevenirlos es una experiencia de aprendizaje enormemente valiosa.
Igual de importante, y mucho menos común, es aprender de los éxitos. Cuando algo va bien, ¿por qué?
Cuando tienes éxito, puede ser tentador abrir el champán y comenzar a celebrar. Por supuesto, está muy bien celebrar lo que sale bien.
Pero los éxitos merecen tanto escrutinio como los fracasos.
Las personas altamente productivas aprovechan al máximo sus éxitos descubriendo cómo repetirlos. ¿Qué salió bien y por qué? ¿Qué debería tomar de esta experiencia y volver a utilizar? ¿Hay elementos de un proyecto exitoso que no fueron tan efectivos y pueden eliminarse?
Hacer estas preguntas te ayuda a pasar de un éxito a un éxito repetido. También te ayuda a comprender sus éxitos en un nivel más intuitivo, lo que te ahorra tiempo cada vez que te sienta a trabajar en un nuevo proyecto.
12. Planifica para cuando las cosas salgan mal
Le pasa a todo el mundo. Tienes grandes planes para hoy, va a ser tu día más productivo hasta el momento, pero luego comienzan a surgir pequeños incendios que exigen tu atención.
A veces las cosas salen mal. Puede aparecer una reunión de último minuto o te olvidaste programar a qué hora o quién vas a comer.
Las personas altamente productivas reconocen la falacia de la planificación: el hecho de que todos subestiman cuánto tiempo les llevará terminar las tareas.
La investigación sobre la falacia de la planificación muestra que gran parte de la razón de esta estimación errónea es que nos olvidamos de tener en cuenta las tareas o responsabilidades que aún no están en nuestros calendarios.
¿Alguna vez trataste de programar una reunión y pensaste “hagamos esto la semana que viene, la semana que viene parece más libre”? Pero luego llega la próxima semana y está tan ocupado como siempre.
Las personas altamente productivas son mejores para darse cuenta de que la próxima semana solo parece estar más libre porque aún no la han programado. Al planificar las interrupciones y crear planes de contingencia, las personas altamente productivas pueden adaptarse rápidamente cuando se presentan problemas no planificados.
13. Trabaja antes de motivarte o inspirarte
Muchas personas que buscan adquirir hábitos más productivos hablan de la necesidad de inspirarse o motivarse. En cambio, las personas altamente productivas se enfocan en comenzar, independientemente de que estén motivadas o no.
En su libro clásico Bird by Bird , la autora Anne Lamott da este consejo a los aspirantes a escritores: que miren a través de un marco de una pulgada.
¿Y qué significa esto?
Significa que no es necesario abordar todo a la vez. Cuando uno tiene problemas para motivarse, a menudo se debe a que está mirando todo el proyecto en su conjunto.
Y es intimidante. Es difícil comenzar cuando te enfrentas a una tarea gigante.
Lamott les dice a los escritores que no se preocupen por la inspiración o la motivación. Solo comienza a escribir de la manera más pequeña posible. Incluso si necesita comenzar describiendo tus propios zapatos, escribir cualquier palabras en la página en blanco es el primer paso.
Lo mismo se aplica a tu trabajo, incluso si no eres escritor.
Si se sientes abrumado o dejas las tareas para más adelante, mira a través de un marco de una pulgada. Comienza a hacer algo , como dividir la tarea en partes más pequeñas, y te resultará más fácil continuar.
Actuar es lo que conduce a la motivación, que a su vez conduce a más acción. Las personas altamente productivas no esperan a la motivación: comienzan a trabajar y la motivación les sigue.
14. No hagas varias tareas a la vez
Con tantas distracciones en nuestro entorno, es tentador caer en la trampa de la multitarea.
No.
La investigación sobre la multitarea es clara: no es una buena idea.
La razón es que “multitarea” en realidad no es el nombre más adecuado. Cuando intentas realizar múltiples tareas, en realidad no estás haciendo dos cosas a la vez, estás cambiando rápidamente entre dos tareas distintas.
Cada vez que cambias, tienes que volver a concentrarse en la nueva tarea. Debido a que lleva unos minutos ponerse al día con una tarea, estos cambios hacen que la multitarea sea extremadamente ineficiente.
¿Hay momentos en que la multitarea está bien? Probablemente.
Si estás limpiando tu apartamento mientras escuchas un audiolibro, probablemente te irá bien. La razón es que las dos tareas, limpiar y escuchar, no utilizan los mismos recursos mentales.
Pero si estás escribiendo un correo electrónico mientras intentas escuchar un podcast, ambas tareas compiten por tus recursos lingüísticos: tu trabajo se ralentizará y la calidad se verá afectada. También agota tu energía y hace que tu cerebro se canse más, lo que significa que también te ralentizas en tareas futuras.
Pero, ¿cómo dejar de realizar múltiples tareas?
Evitar la multitarea puede ser tan simple como cerrar la pestaña con tu correo electrónico y silenciar las notificaciones de Slack, correo electrónico o texto. En la mayoría de los trabajos, esperar media hora extra para responder un correo electrónico no será el fin del mundo.
Eliminar la multitarea es uno de los hábitos más productivos que puedes desarrollar.
15. Recarga las pilas
Las tácticas de productividad , las plantillas de correo electrónico, un CRM y la priorización son métodos valiosos para mejorar su productividad.
Pero no te ayudarán si no te cuidas.
Las personas altamente productivas dedican tiempo a recargar. Eso significa dormir lo suficiente todas las noches, hacer ejercicio y comer de manera saludable.
Si no estás pensando con claridad o tienes problemas para concentrarte, echa un vistazo a tus hábitos personales. Sé que 7 u 8 horas de sueño no son suficientes para mí; realmente necesito más cerca de las 9, y la falta de sueño afecta mi productividad durante días.
Duerme, haz ejercicio y come bien. Salir a la calle y disfruta del sol. Cuidar tus hábitos saludables. Todos ellos son cruciales para conseguir hábitos de trabajo eficientes.
16. Afila el hacha
Hay una cita famosa atribuida a Abraham Lincoln que dice:
“Dame seis horas para cortar un árbol y pasaré las primeras cuatro afilando el hacha”.
Se debate si Lincoln dijo esto o no , pero la lección detrás de esto es importante: si quieres ser productivo, debe mantenerse alerta.
En un ejemplo moderno, Warren Buffett y Charlie Munger atribuyen gran parte de su éxito a la lectura .
Al pasar mucho tiempo leyendo, adquiriendo más conocimientos y mejorando en su oficio, pudieron tomar decisiones más rápidas y precisas.
Como Munger dijo una vez:
“Ni Warren ni yo somos lo suficientemente inteligentes como para tomar decisiones sin tiempo para pensar. Tomamos decisiones reales muy rápidamente, pero eso se debe a que hemos pasado mucho tiempo preparándonos sentándonos en silencio, leyendo y pensando”.
Dedica tiempo a mejorar y podrás responder de manera más eficiente a una variedad de situaciones.
17. Administra tus energías (no solamente el tiempo)
La gestión del tiempo es una gran parte de la productividad. Muchos de los hábitos de productividad en esta lista lo ayudarán a administrar su tiempo de manera más efectiva.
Pero igual de importante, y a menudo pasado por alto, es la gestión de la energía .
Si estás agotado y apenas puedes pensar, no importa cuántas horas le queden al día. No podrás usarlas productivamente.
Esta es la lógica de abordar tareas difíciles temprano en el día: al usar sus horas pico de manera eficiente, puede hacer más en menos tiempo antes de cansarse. Jason Fried, fundador y director ejecutivo de Basecamp, dice:
“Si bien la gente suele decir que no hay suficiente tiempo, recuerda que siempre tendrás menos atención que tiempo”.
Las personas altamente productivas saben que no basta con tener tiempo para hacer las cosas. Administrar tu energía, para asegurarse de abordar las tareas más intensas mientras tienes la energía para manejarlas, es un truco importante para volverte productivo.
18. Aprende a decir que “no”
Es tan tentador decir que sí.
Siempre surgen nuevos proyectos y oportunidades. Es fácil entusiasmarse con las posibilidades y luego terminar con demasiados compromisos.
Decir que no es difícil. Significa dejar las cosas a un lado conscientemente para que tengas tiempo de trabajar en tus tareas prioritarias. El experto Mark Shead de Productivity501 dice lo siguiente sobre la importancia de decir no:
“Las personas que son altamente eficientes son realmente buenas para NO hacer cosas.
Tener menos que hacer significa que el tiempo que dedicas a las cosas importantes está más centrado y es más productivo. Con demasiada frecuencia, las personas piensan que se están volviendo más productivas al llenar su día con más y más trabajo de bajo valor, pero este trabajo de bajo valor les quita energía y creatividad que podría destinarse al trabajo de alto valor.
Las personas más productivas y eficientes que conozco han descubierto lo que hacen que es realmente valioso y ponen su esfuerzo en hacerlo lo mejor que pueden. Por lo general, esto significa que dejan de hacer algunas actividades ‘buenas’ para concentrarse en las cosas que son más importantes para ellos y para sus objetivos”.
Conclusión: Consejos rápidos sobre cómo ser más productivo
Las personas altamente productivas pueden parecer magos o robots. La mayoría de las veces, las personas más eficientes que conoce han logrado encontrar formas de superar la procrastinación y otros desafíos.
Nuestros consejos de productividad se reducen a 4:
- Administra bien tu tiempo
- Hacer mejores listas de tareas pendientes
- Cuídate
- Sé proactivo
Y un consejo más: Aprende cuándo pedir ayuda.
Las personas inteligentes piden ayuda. Las personas productivas admiten cuando no saben algo. Cuando pides ayuda en lugar de tratar de resolver algo por tu cuenta, ahorras tiempo (y frustración). Asegúrese de saber quiénes y cuáles son sus recursos, y convierta el pedir ayuda en un hábito.
En resumen, estos son los 18 hábitos de trabajo que las personas altamente productivas usan para ser más eficientes:
- Enfócate primero en las tareas más importantes
- Cultiva el trabajo profundo
- Crea una lista de distracciones
- Usa la matriz de Eisenhower para identificar prioridades a largo plazo
- Usa la regla 80/20
- Divide las tareas en tareas más pequeñas
- Haz pausas
- Toma menos decisiones
- Elimina la comunicación ineficiente
- Automatiza procesos
- Aprende de los aciertos y de los errores
- Planifica para cuando las cosas salgan mal
- Trabaja antes de motivarte o inspirarte
- No realices varias tareas al mismo tiempo
- Recarga las pilas
- Afila el hacha
- Administra tus energías (no solamente el tiempo)
- Aprende a decir que “no”
