Qué es un sistema de ventas y cómo elegir el mejor para tu negocio

¿Recuerdas cuál fue el último día sin sobresaltos en los departamentos de ventas y de marketing de tu empresa? Se te escapa media sonrisa leyendo la pregunta y miras tu «medalla de honor» de adaptación a los imprevistos y a los nuevos desafíos. Aunque sospechas que un sistema de ventas podría hacer que todo sea más sencillo.

Si miras la pared y ves «el diploma» que certifica «contratiempos crónicos» en la falta de seguimiento y previsión de las ventas, en la gestión de la información para la toma de decisiones o para segmentar clientes, por citar solo algunos de los problemas recurrentes, tenemos una pregunta para hacerte.

¿Sabías que existen varias soluciones para sortear estos obstáculos y hacer las cosas bien? Los sistemas de ventas conforman una familia de soluciones diversas, todas con el mismo objetivo: ayudar a cada negocio a crecer. Para ello, además de identificar qué procesos mejorar según el tipo de negocio, es importante que sepas qué puede hacer un sistema de ventas por tu organización.

Los sistemas de ventas son herramientas digitales que sirven para alinear el ciclo de ventas, mantener a los equipos organizados, mejorar el desempeño en el proceso de venta y alcanzar los objetivos.

Un sistema de ventas engloba desde los gestores de relaciones con los clientes (CRM o Customer Relationship Management, en inglés) hasta la automatización, la firma electrónica y mucho más.

¿Te parece que son cosas que no están relacionadas con vender? Pues todo lo contrario.

Hoy en día, la gestión de ventas implica utilizar tácticas menos invasivas para vender, como el email y el chat en vez de las llamadas telefónicas o las ventas a puerta fría. Además, la tecnología permite automatizar y personalizar las tareas de comunicación.

La gestión de clientes se ha convertido en mucho más que tener una base de datos, se ha convertido en una estrategia.

Según previsiones de la consultora Gartner sobre el gasto mundial en tecnologías de la información (TI) (contenido en inglés), el gasto en software a nivel mundial alcanzará los 674 900 millones de dólares en 2022. Una de las áreas preferidas para hacer esta inversión será la relacionada con mejorar la experiencia de los clientes.

La transformación digital de las organizaciones hace que cuanto más integrada esté la tecnología en todo lo que se hace, más crucial sea contar con un sistema de ventas que ayude a trabajar de forma rápida y eficaz.

Da igual el sector o si se trata de grandes o pequeñas empresas. El momento adecuado para tomar las mejores decisiones es ahora.

En pocas palabras, un software de ventas se alinea con el objetivo principal de la empresa, esto es, elevar el rendimiento. 

Es una herramienta o conjunto de herramientas que se apoyan en la política comercial y en las estrategias transaccionales para mejorar la productividad y la rentabilidad de la fuerza de ventas. ¿De qué forma puede ayudar al negocio?

Un sistema para mejorar toda la empresa

La mejora del flujo de trabajo no es una tarea exclusiva del equipo de ventas. Cuando se implementa de forma correcta, el software de ventas contribuye al trabajo de todos los equipos.

Así, por ejemplo, puede liberar tiempo valioso que se consume en tareas sencillas y repetitivas. ¿No sería genial programar respuestas para la misma pregunta o enviar un mensaje automatizado a Santiago, del departamento de contabilidad, cuando Celia, de marketing, da de alta un nuevo descuento?

Aumenta la productividad de las ventas

La automatización y la organización son los dos beneficios más importantes de los sistemas de ventas. Cuanto más organizadas estén las tareas, más fácil será automatizarlas. Esto, a su vez, mantiene las cosas más organizadas.

Con un sistema de ventas es posible gestionar las operaciones financieras y pronosticar las ventas de forma eficaz. Así, por ejemplo, puedes hacer un seguimiento en tiempo real de facturas y transacciones, compararlas con los objetivos de ventas y predecir las ganancias a corto, medio y largo plazo para gestionar las inversiones y la asignación de recursos.

El aumento de la productividad favorece el crecimiento de tu negocio. Al utilizar un software de ventas para agilizar los procesos comerciales, los equipos de marketing y otros equipos de la empresa tendrán más tiempo para hacer lo que mejor saben hacer.

Se integra con lo que ya sabes y tienes

Cuando hablamos de qué tipo de sistema o software de ventas es el adecuado para tu empresa, en realidad nos referimos a múltiples servicios y softwares que se integran a la perfección. Esto es lo que se denomina software apilado o conjunto de software.

Un ejemplo de software apilado es la integración de ActiveCampaign con Shopify. Esta integración permite migrar todos los datos de Shopify a ActiveCampaign, donde cualquier persona del equipo podrá verlos y operar con ellos.

Al sumar la automatización, te aseguras de que los datos correctos se utilicen para todo tipo de tareas.

Por ejemplo, realizar llamadas de seguimiento a clientes potenciales o analizar cómo las campañas de email marketing automatizadas afectan el proceso de compra de los usuarios, teniendo en cuenta cuándo o cómo un cliente realizó un pedido.

Ayuda a priorizar la experiencia del cliente

El software de ventas no es solo para gestionar tu negocio puertas adentro. También ayuda a mejorar el engagement y la experiencia de compra, así como el contacto con tus clientes.

Hay sistemas de ventas que te permiten incorporar chatbots, automatizar campañas de email marketing, programar llamadas telefónicas, sincronizar información del punto de venta y del ecommerce, y mucho más.

Un buen conjunto de software de ventas resolverá dudas sobre el quién, el qué, el cuándo y el dónde de la interacción con el cliente. Los clientes y clientes potenciales se podrán relacionar con tu negocio de la forma que les resulte más cómoda o conveniente.

Un sistema de ventas mejora la productividad, el embudo de ventas y la visibilidad de los flujos y las acciones de todos los equipos de la organización. En concreto, hace que los vendedores se enfoquen al máximo en vender.

Son muchas las ventajas que un sistema de ventas les proporciona a las empresas. Veamos cuáles son las principales:

• Automatiza y organiza el trabajo de toda la empresa.
• Fomenta la colaboración entre los equipos para tomar mejores decisiones comerciales.
• Utiliza los datos y la información para establecer objetivos realistas.
• Permite elaborar informes avanzados.
• Gestiona los datos de forma segura y evita vulnerabilidades.
• Mejora el engagement al proporcionar información actualizada y contextual.
• Atrae a mejores clientes potenciales y aumenta los ingresos.

Los sistemas de ventas se suelen clasificar en tres grandes grupos: los que impulsan las ventas, los de gestión de campañas de marketing y los de análisis de datos.

Si bien es posible agrupar a los tipos de sistemas de ventas según cuál sea su rol en la estrategia de ventas y marketing, también hay que considerar sus funcionalidades. Y este es el criterio que usaremos para darte la siguiente clasificación y que puedas definir en qué tipo o tipos de sistemas de ventas quieres invertir.

1. Sistemas de ventas modulares

Los sistemas de ventas modulares ofrecen diferentes funcionalidades entre las que puedes escoger y añadir a tu paquete, por lo general, con un coste añadido.

Por ejemplo, una plataforma de marketing automation puede ofrecer la gestión de email marketing, marketing por SMS, integración con el CRM o análisis de datos como opciones dentro de su paquete básico.

Este tipo de software es beneficioso para pequeñas empresas o negocios de nicho.

Ejemplos de sistemas de ventas modulares: Sales Cloud y WooCommerce.

WooCommerce ofrece módulos específicos para optimizar las tareas de los equipos de marketing y ventas. Imagen de WooCommerce.

2. Software todo en uno

El software de ventas todo en uno ofrece justo lo que promete: un conjunto de funcionalidades por un precio fijo.

Es el caso de soluciones que cuentan con tres precios diferentes (por ejemplo, un precio para el paquete básico, otro para el paquete profesional y otro para el paquete avanzado). En las tres opciones están incluidas las funcionalidades principales, pero el precio varía según cuáles sean las funcionalidades adicionales.

Es un tipo de sistema de ventas ideal para empresas grandes, que necesitan tener todo en un solo lugar.

Es importante que consideres cómo utilizarás este tipo de software. Por lo general, hay dos maneras de trabajar y acceder a este tipo de programas: con una suscripción para usarlo en entornos locales o como un software de servicio en la nube (como SaaS, Software as a Service, en inglés).

Ejemplos de plataformas de sistemas de ventas todo en uno: Zendesk Sell y Freshworks CRM.

3. Aplicaciones que funcionan en entornos locales

Las plataformas que funcionan en entornos locales son las de toda la vida. Para usarlas, hay que descargar un programa que se ejecuta en un dispositivo local.

Los datos se almacenan en el disco duro local, aunque se pueden sincronizar con otros dispositivos o en la nube.

Una de las ventajas del software de ventas que funciona en un entorno local es que se puede utilizar sin tener una conexión a internet.

Ejemplos de aplicaciones que funcionan en entornos locales: Microsoft Excel y Toggl Plan.

Toggl tiene una herramienta para la gestión de proyectos pensada para equipos pequeños. Imagen de Toggl Plan.

4. Software as a Service (SaaS)

Las suscripciones a servicios en la nube suelen funcionar a través de un navegador web.

Al estar por completo en la nube, son ideales para equipos grandes o cuando es esencial compartir la base de datos entre varios dispositivos o ubicaciones en tiempo real.

Este tipo de sistema de ventas se sincroniza online y permite una colaboración rápida. Su mayor desventaja esque no siempre tienen la opción de usarse sin conexión a internet.

Hoy en día, la mayoría de las empresas optan por aplicaciones SaaS. O, al menos, tienen una opción que se puede descargar en un dispositivo local y otra que brinda servicios en la nube. Esto es porque las ventajas son muchas, además de que los equipos pueden acceder y colaborar en tiempo real.

Ejemplos de  Software as a Service (SaaS): ActiveCampaign y Pipedrive.

ActiveCampaign permite trabajar en la nube con todas sus funcionalidades.

5. Soluciones de CRM

Un CRM, un sistema de gestión de las relaciones con los clientes, te ayuda a interactuar con los clientes actuales y los clientes potenciales, almacenando todos los datos en un solo lugar.

Es algo así como un centro de ventas en el que se encuentran los equipos de la empresa y los clientes. Es también el lugar donde se gestionan las relaciones con los clientes desde su primer contacto con la empresa.

Sus principales ventajas y características son las siguientes:

• Gestión de los contactos.
• Seguimiento de las interacciones con los contactos.
• Gestión de clientes potenciales.
• Gestión de la cartera de ventas.
• Comunicación por email y llamadas de ventas.
• Integración con otros sistemas de ventas o herramientas.

ActiveCampaign ofrece un CRM robusto integrado en su plataforma de Customer Experience Automation (CXA).

Ejemplos de soluciones de CRM: Salesforce CRM y Zoho CRM.

6. Programas de inteligencia de ventas

Los programas de inteligencia de ventas aseguran que la generación de leads y el lead scoring funcionen a todo gas, utilizando toda la información asociada a la gestión de ventas y la gestión de clientes.

Tener estos datos le dará a tu empresa una ventaja competitiva durante esos primeros y cruciales puntos de contacto para segmentar clientes y saber a quién, cómo y cuándo es el momento adecuado para conectar.

Las necesidades específicas de la empresa determinan qué programa de inteligencia de ventas es el adecuado. Incluso, pueden ser necesarias diferentes herramientas dependiendo de si solo se pretende hacer una búsqueda simple de clientes potenciales o supervisar y comprender datos muy específicos.

Además, este tipo de soluciones o sistemas de ventas no solo se limitan a la gestión de clientes potenciales, sino que también se pueden utilizar para acciones de lead nurturing.

¿Cuáles son las principales ventajas y características de los programas de inteligencia de ventas?

• Generación y calificación de clientes potenciales.
• Comprensión del perfil de cliente ideal.
• Seguimiento o monitorización de los datos.
• Enriquecimiento de los datos.
• Historial de compras de clientes y clientes potenciales.
• Huella digital del contacto y del cliente.
• Inteligencia artificial.

Ejemplos de programas de inteligencia de ventas: Clearbit y LinkedIn Sales Navigator.

Clearbit permite la cualificación de leads y clientes actuales. Imagen de Clearbit.

7. Software para acelerar las ventas

Este tipo de sistema de ventas es fundamental para garantizar que el equipo de ventas  agilice las tareas y mantenga al cliente potencial contento y satisfecho.

El software para acelerar las ventas ayuda a crear embudos de venta automatizados, desde la generación de clientes potenciales, pasando por la gestión de clientes, hasta el cierre de la venta.

Entre sus ventajas, destacamos las siguientes:

• Acelera la consecución de leads.
• Automatiza el ciclo de vida del cliente.
• Acorta el ciclo de ventas.
• Agiliza el proceso de ventas.

Ejemplos de software para acelerar ventas: Sendoso y Gong.io.

Sendoso (contenido en inglés) permite personalizar el envío de muestras, regalos y kits de bienvenida. Imagen de Sendoso.

8. Conectores de datos y herramientas de integración

Los conectores de datos y las herramientas de integración permiten integrar los datos y las funcionalidades de las diferentes plataformas que estés usando en tu empresa, incluido el CRM.

No se trata de un programa o software, sino de integraciones modulares que se conectan con otro/s software/s que estés utilizando actualmente.

Por ejemplo, ActiveCampaign te ofrece más de 800 integraciones para que puedas gestionar todo lo que necesites desde un solo lugar. Desde los datos de clientes de Shopify hasta páginas de aterrizaje personalizadas y de alta conversión que puedes crear usando Unbounce.

Algunas de las integraciones más populares que ofrece ActiveCampaign.

¿Cuáles son las principales características de estas herramientas?

• Amplían las funcionalidades de las aplicaciones que utilizas.
• Lo tienes todo en un solo lugar.
• Puedes utilizar las plataformas que ya usas y las que estés probando al mismo tiempo.
• Integración de datos.

9. Software de análisis de ventas

Es casi imposible tomar decisiones fundamentadas en los objetivos de tu empresa sin analizar las ventas, ya sea que hagas negocios B2B o B2C.

Si te quieres asegurar de estar tomando las mejores decisiones posibles, utiliza un software de análisis de ventas. Se trata de soluciones que abarcan desde la gestión y el análisis de datos de los clientes y las actividades de venta hasta la previsión de ventas.

Este tipo de sistema de ventas suele incluir herramientas de visualización de datos, algo muy importante si quieres que tus informes sean realmente útiles.

Las principales ventajas de los softwares de análisis de ventas son las siguientes:

• Crea informes de forma fácil.
• Comparte datos entre equipos o con tus clientes.
• Descubre tendencias.
• Aprovecha las recomendaciones que genera la inteligencia artificial.

Ejemplos de software de análisis de ventas: Salesforce CRM y ActiveCampaign.

ActiveCampaign te permite generar informes de forma ágil para la toma de decisiones de negocio y de la gestión de las oportunidades de ventas.

10. Programas para la mejora de la productividad en ventas

Cuando se trata de alcanzar tus objetivos de forma rápida y eficaz, pero sin sacrificar la cantidad ni la calidad, la automatización es la clave.

Los programas para mejorar la productividad en las ventas se centran en eliminar esas tareas manuales o repetitivas que consumen tiempo. Así, el equipo de ventas se podrá dedicar a hacer lo que mejor sabe hacer: vender los productos o servicios de tu empresa.

Hablar de productividad en las ventas es hablar de un concepto muy amplio. Este tipo de sistema de ventas puede abarcar desde el control del tiempo hasta la aceptación de pagos con tarjeta de crédito, pasando por cualquier acción que se cruce entre estas tareas.

¿Cuáles son los tipos de programas más usados para mejorar la productividad en las ventas?

• Seguimiento y gestión del tiempo.
• Conversación y colaboración de ventas.
• Gestión de proyectos.
• Programación de citas.
• Plataformas de pago.

Ejemplos de programas para la mejora de la productividad en ventas: Toggl Track (gestión del tiempo) y PayPal (gestión de pagos).

Toggl Track es un ejemplo de programa para la mejora de la productividad de las ventas que permite seguir y gestionar el tiempo. Imagen de Toggl Track.

11. Aplicaciones de firma electrónica y trazabilidad de documentos

Las aplicaciones de firma electrónica ya no se limitan únicamente a facilitar la firma digital de documentos. Hoy en día, estas aplicaciones ofrecen diversas funcionalidades, como la colaboración, el seguimiento o trazabilidad y el análisis, entre otras.

Incluso, ya están disponibles integraciones de software de firma electrónica y seguimiento de documentos dentro de algunos software de ventas, sobre todo en los CRM.

¿Qué ventajas ofrecen las aplicaciones de firma electrónica y trazabilidad de documentos?

• Firma virtual.
• Documentación centralizada en un solo lugar.
• Colaboración en la creación y gestión de documentos.
• Alto nivel de seguridad en la firma y almacenaje de la documentación.

Ejemplos de aplicaciones de firma electrónica y trazabilidad de documentos: DocuSign y PandaDoc.

La integración de ActiveCampaign con DocuSign permite, entre otras cosas, enviar automáticamente un contrato cuando los clientes potenciales alcancen etapas relevantes en el proceso de compra.

12. Soluciones para dinamizar las ventas

Las soluciones de dinamización de ventas ayudan al equipo de ventas a estar al tanto de los clientes potenciales más valiosos. 

Gracias a ellas, puedes proporcionar a cada cliente potencial una experiencia personalizada, ayudando así a eliminar la fricción del proceso. Con este tipo de sistema de ventas, tanto el vendedor como el cliente tienen delante suyo todo lo que necesitan para formalizar un trato o compraventa.

Las principales ventajas y características de las soluciones para dinamizar las ventas son las siguientes:

• Eliminan los puntos de fricción o los frenos en la compra.
• Personalizan la experiencia de compra.
• Permiten compartir información de forma segura.
• Seguimiento del cliente.

Ejemplos de soluciones para dinamizar las ventas: Highspot y Brainshark.

13. Experiencia del cliente

Este tipo de software de ventas se centra en lo que indica: el éxito de la experiencia del cliente.

Mientras que la mayoría de los sistemas de ventas que hemos nombrado giran en torno a los clientes potenciales o a los datos, las soluciones de experiencia del cliente entran en acción en una etapa posterior del ciclo de ventas del cliente.

Su objetivo es aumentar la satisfacción del cliente y reducir la fuga o pérdida de clientes, mejorando la tasa de retención.

Este software centraliza todos los datos de los clientes en un mismo lugar. También permite evaluar la probabilidad de que un cliente siga confiando en tu empresa, así como alertar cuando sea necesario tomar medidas para recuperar a un cliente.

¿Qué características destacan del software de experiencia del cliente?

• Los datos están centralizados.
• Se obtiene una visión de 360 grados del customer journey.
• Identifica oportunidades de up-selling.
• Identifica a los clientes insatisfechos.

Ejemplos de software de experiencia de cliente: ChurnZero y Gainsight.

14. Software CPQ (Configure, Price, Quote)

CPQ se puede traducir al español como «configurar, valorar y presupuestar». Se trata de un tipo de sistema de ventas que ayuda a automatizar las etapas de cotización y gestión de propuestas de venta dentro del customer journey. 

Es posible que aún recuerdes cómo se gestionaban los presupuestos a mano. Con esta metodología, el cliente potencial completaba un formulario. Sus datos se enviaban por email a un vendedor, que respondía al cliente con un presupuesto personalizado o una llamada telefónica para facilitar información.

El software CPQ automatiza gran parte de este proceso en tiempo real.

Si tu empresa tiene un amplio catálogo o productos altamente personalizables (de esos en los que memorizar cada detalle puede significar freír el cerebro de los vendedores), necesitas este tipo de sistema de ventas.

El CPQ se encargará de hacer todo el trabajo duro y enviará un presupuesto personalizado y detallado en cuestión de segundos.

Además de darle un respiro al cerebro de los vendedores, el software CPQ presenta las siguientes ventajas:

• Automatiza los presupuestos y las propuestas.
• Permite gestionar recomendaciones y up-sells.
• Personalización de la información.
• Administra una base de datos de todos los productos y servicios.

Ejemplos de software CPQ: Salesforce CPQ and Billing y PandaDoc.

Con PandaDoc se puede automatizar la creación de presupuestos personalizados, tomando la información disponible en el CRM. Imagen de PandaDoc.

15. Aplicaciones para formación en ventas

Estamos en la era del trabajo a distancia, por ello es imprescindible contar con un software de formación, incorporación e iniciación de vendedores y agentes de atención al cliente de primera categoría.

Este tipo de aplicaciones se centran en la automatización del proceso de formación. Les facilitan a los nuevos empleados la información exacta que necesitan para gestionar sus tareas y funciones de ventas con éxito.

Pero el software de formación en ventas no solo es útil para las nuevas incorporaciones. También se puede utilizar para automatizar y enseñar nuevas tácticas, herramientas y mucho más a los empleados que ya llevan algunos años con la empresa. Se trata de una forma flexible y fácil de actualizar la capacitación de tus empleados a través de una formación interna.

Las principales características de las aplicaciones para formación en ventas son las siguientes:

• Automatizan la incorporación y formación del personal.
• Es fácil actualizar o añadir contenido nuevo.
• Se puede acceder a la formación desde cualquier lugar.
• Es flexible.

Ejemplos de aplicaciones para formación en ventas: Lessonly  y Trainual.

Con Lessonly y ActiveCampaign puedes utilizar la automatización para asignar lecciones, comunicar actualizaciones de la formación y hacer un seguimiento del aprendizaje de cada empleado. Imagen de Lessonly.

En resumen: ¿qué te ofrece cada sistema de ventas?

En la siguiente tabla encontrarás un resumen de las principales características de cada tipo de sistema de ventas que hemos analizado, para que puedas pensar qué necesitas para tu empresa:

Si aún no has llegado a un punto de saturación tras tanta información sobre los sistemas de ventas, intenta mantener la claridad mental y hazte las preguntas básicas para escoger el software de ventas que necesita tu empresa:

• ¿Sabes cómo vas a utilizar el software de ventas? Si eres autónomo o estás en una pequeña empresa, puede que no necesites un CRM desarrollado para un gran equipo con toda su parafernalia. La idea es encontrar soluciones que mejoren y ayuden a tus equipos a alcanzar sus objetivos.
• ¿Te ayudará a alcanzar tus objetivos? Cuando pienses en cómo vas a utilizar las herramientas, piensa también en tus objetivos a pequeña y gran escala. ¿Se alinea la herramienta con esos objetivos y te permite lograrlos? Cuando tengas la respuesta, podrás buscar un proveedor de software de ventas afín a tu negocio.
• ¿Has investigado las diferentes opciones? Aunque haya sistemas de ventas que parezcan perfectos en su página web, puede que no sean los mejores para tu empresa. Un consejo: echa un vistazo a la landing page del software que te interesa y a artículos que recojan las 10 mejores opciones en el mercado. Y no te olvides de buscar experiencias reales de los usuarios en portales de reseñas de software.
• ¿Se ajustan sus casos de estudio a tu empresa, uso de la herramienta y objetivos? Cuando reduzcas tu lista, revisa los casos de estudio. Los proveedores de sistemas de ventas que valen la pena considerar suelen tener casos de estudio o historias de clientes en su web. Échales un vistazo y piensa si te identificas con ellos.
• ¿Has hecho una prueba de la herramienta? Ve más allá de la demostración y pide una prueba del producto. Elige a esa persona de tu empresa que exprimiría al máximo sus funcionalidades en caso de que lo compres para que lo use antes de hacer un pago o comprometerte a contratarlo.

Seguro que a esta altura ya tienes claro que un sistema de ventas te ayudará con el crecimiento de tu empresa.

Porque, además de gestionar las ventas, también podrás mejorar diferentes aspectos del día a día y de otros departamentos o áreas. Haz que todo fluya como en una coreografía bien estudiada en aspectos como la gestión de proyectos y el tiempo, saber qué empleados venden más, emitir facturas electrónicas según las normativas vigentes, etc.

ActiveCampaign te puede ayudar con una automatización avanzada, para que vender e impulsar aún más tu negocio sea algo rápido y fácil. Y para colocarte a dos pasos —u ocho, como los pasos básicos del tango— por delante de la competencia.