Cómo Startup Valen­cia multi­plicó por 5 su base de socios utilizando automatizaciones

Cuando Roberto Moragón comenzó a trabajar como director de Marketing en Startup Valencia, la asociación del ecosistema emprendedor de la Comunidad Valenciana, una de sus primeras decisiones fue pasar de HubSpot a ActiveCampaign. Ya había trabajado con ActiveCampaign en otros proyectos y sabía que esta herramienta era "la más adecuada para una empresa emergente, ya que se adapta perfectamente a sus necesidades". Había utilizado HubSpot en otros proyectos que gestionaba, pero los costos se disparaban, lo que hacía que sea insostenible. Sabía que debía invertir en el marketing automatizado y su solución fue ActiveCampaign.

Startup Valencia se fundó en 2017 como la Asociación Valenciana de Startups con el objetivo de representar a las empresas emergentes de la Comunidad Valenciana (España) y ser referente de un ecosistema de empresas innovadoras y tecnológicas a fin de impulsar la competitividad de la economía valenciana.

Aumento de la cantidad de miembros

Startup Valencia organiza diferentes proyectos que dan visibilidad a los diferentes agentes que forman parte activa del ecosistema de empresas innovadoras y tecnológicas de la Comunidad Valenciana con el objetivo de aportar valor a sus miembros y atraer talento e inversión a la región. Además, colabora con otros proyectos afines.

Cada año, la asociación organiza la Valencia Digital Summit, un evento tecnológico de la Comunidad Valenciana que celebrará su quinto aniversario en 2022. Es un punto de encuentro para la tecnología, la innovación, emprendedores, empresas emergentes, inversores, corporaciones e instituciones en el cual se brinda acceso a contenidos y ofertas de negocio compartidas de forma virtual y presencial en la Ciudad de las Artes y las Ciencias de Valencia. Para aportar valor a sus miembros y atraer a empresas emergentes y socios potenciales interesados en unirse a la asociación, debían dividir rápidamente su público en segmentos, enviar notificaciones automatizadas y personalizadas, y disponer de un CRM que se adaptara a sus necesidades.

Para ello, desde el primer día, armaron su embudo de marketing y crearon diferentes automatizaciones para cada etapa del ciclo de vida del cliente, al igual que para las diferentes etapas del seguimiento de la empresa. De este modo, el embudo de marketing se actualiza siempre en tiempo real y automatiza los procesos de captación y retención.

Los resultados hablan por sí solos: gracias a las automatizaciones, se triplicó la cantidad de nuevos miembros al mes. Como dijo Roberto: "Estamos logrando ser más eficientes a la hora de atraer y retener a miembros y socios".

El CRM de ActiveCampaign desempeña un papel importante en el proyecto. Almacena la información de los posibles nuevos miembros e indica en qué etapa se encuentra cada contacto. Mediante el uso de diferentes embudos centrados en la captación de nuevos miembros o en la retención de los actuales, tienen una visión clara de qué contactos necesitan atención en cada momento.

Etiquetas, la clave de la segmentación

Una de las funcionalidades que ayudó a Startup Valencia a dividir sus contactos en segmentos son las etiquetas, una funcionalidad que HubSpot no incluía y que resultó clave para enviar mensajes segmentados y relevantes a sus contactos. Startup Valencia utiliza más de 200 etiquetas que permiten enviar mensajes segmentados a la persona adecuada en el momento oportuno. Con estas etiquetas, puedes añadir información a un contacto de forma rápida y sencilla para luego automatizar.

Para Startup Valencia, una de las principales funciones de las etiquetas es identificar en qué etapa del ciclo de vida del cliente se encuentra cada contacto y enviarle información de un tipo u otro en función de lo que necesite. Según Roberto, "Gracias a ActiveCampaign, logramos segmentar nuestro público de forma óptima".

Sacar el máximo provecho del CRM y de las automatizaciones mediante incorporaciones

Una de las necesidades que Startup Valencia tiene para sus eventos era poder integrar algunas de las herramientas que ya utilizaban en ActiveCampaign. Una de ellas es Zoom, habilitada por Zapier. La información que llega a través de esta integración se introduce en ActiveCampaign y les permite almacenar todos los datos en un único lugar.

Cuando un nuevo usuario se registra en Zoom para asistir a un evento organizado por Startup Valencia, tiene que completar diferentes campos, como nombre, apellido, cargo, correo electrónico o empresa. Una vez que el contacto se suscribe al evento a través de Zoom y proporciona toda su información de contacto, estos datos se almacenan en ActiveCampaign y se utilizan para activar automatizaciones.

Por ejemplo, uno de los campos que determina qué tipo de información debe enviarse a un contacto es su cargo. Si el contacto es el director general de una empresa, la etiqueta asignada sería cliente potencial calificado de marketing y se lo incluiría en una automatización que cuide ese contacto a fin de convertirlo en cliente potencial calificado de ventas. Sin embargo, si el contacto es un estudiante, se le asignaría otra etiqueta y se lo incluiría en una automatización diferente. De este modo, en función del tipo de cliente potencial, se envían automáticamente los avisos pertinentes para cada uno.

En numerosas ocasiones, más de una persona de la misma empresa asiste a un evento o brinda sus datos a Startup Valencia. Para recopilar mejor esta información, los contactos que pertenecen a la misma empresa se convierten en miembros mediante la integración entre ActiveCampaign y Hojas de cálculo de Google. Para ello, exportan todos los contactos "principales" en una hoja (ya que se dividieron en segmentos en una lista) y luego importan cada contacto nuevo que entra en la base de datos en otra hoja.

Mediante una sencilla investigación, verifican si los contactos nuevos pertenecen a una empresa ya registrada o no. Cuando hay contactos que pertenecen a una empresa que ya existe en la base de datos, el contacto se envía automáticamente a ActiveCampaign a través de la sincronización de contactos de Hojas de cálculo de Google. Después de todo el proceso, los contactos secundarios vinculados al contacto principal se pueden encontrar en ActiveCampaign, de modo que todas las personas que pertenezcan a la misma empresa estarán correctamente etiquetadas a través de la automatización.

Esto permite a Startup Valencia realizar un proceso de contactos conforme a sus necesidades y sincronizarlos con la información nueva (campos, etiquetas…) de Hojas de cálculo de Google a ActiveCampaign. De este modo, la segmentación es mucho más personalizada.

Startup Valencia también utiliza la integración nativa para ActiveCampaign y Typeform, lo que les permite recopilar información de forma más fácil teniendo en cuenta que, en algunos de sus proyectos, utilizan formularios con hasta 30 campos para cualificar y segmentar a sus contactos.

Esta combinación de segmentación e integraciones permitió que su tasa de apertura aumente un 83 % y que su tasa de clics se duplique. Al mismo tiempo, se multiplicó por cinco la cantidad de clientes potenciales.

Creación de páginas de destino

Antes del lanzamiento de la herramienta Pages de ActiveCampaign, Startup Valencia había utilizado Converday para crear páginas de destino. Ahora pueden crear páginas orientadas a conversiones como Capital4Startups.org con todas las ventajas de hacerlo en la misma interfaz de ActiveCampaign y manteniendo un diseño coherente con el resto de la página.