L’au­to­ma­ti­sa­tion des tâches, pour­quoi et comment ?

Aujourd'hui, la transformation numérique des entreprises n'est plus un simple mot à la mode. Au contraire, elle devient rapidement essentielle pour que les organisations puissent suivre le rythme des attentes de plus en plus exigeantes des clients et des avancées technologiques.

Pour rester compétitives et prendre en main leur propre destin, les entreprises n'ont d'autre choix que d'automatiser les processus réalisés manuellement par les humains. En effet, l'intelligence artificielle, les algorithmes d'apprentissage automatique, le traitement du langage naturel et d'autres technologies connexes permettent désormais d'automatiser presque toutes les tâches qui peuvent être décrites par des règles ou des modèles prévisibles.

Un nombre croissant d'entreprises exploitent déjà l'IA et d'autres technologies émergentes pour automatiser des tâches répétitives et obligatoires qui étaient auparavant gérées manuellement. Si vous souhaitez également adopter les nouvelles innovations technologiques comme un moyen efficace d'automatiser les tâches opérationnelles – sans risquer la réputation ou les pratiques de sécurité de votre entreprise –, poursuivez votre lecture et découvrez tout ce qu'un CRM peut faire pour vous et votre entreprise.

L'automatisation du travail en entreprise consiste à confier un maximum de tâches répétitives et à faible valeur ajoutée à des systèmes informatiques plutôt qu'à des ressources humaines. L'objectif est d'améliorer la productivité, de réduire les coûts, de simplifier les démarches et de permettre aux équipes de se focaliser sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. En effet, vous n'êtes pas sans savoir que ces tâches répétitives occupent un temps considérable dans votre planning et diminuent considérablement votre productivité. De plus, elles impliquent des risques d'erreurs importants.

Il y a de grandes chances que vous ayez déjà bénéficié de l'automatisation. Et ce, sans même vous en apercevoir. Un e-mail automatique avant le début d'une réunion ? Un message d'alerte quand il est temps de renouveler un abonnement ou pour vous rappeler un rendez-vous ? Tout ça, c'est de l'automatisation.

L'utilisation des outils d'automatisation apporte de nombreux avantages à long terme, notamment l'amélioration de l'efficacité, de la stabilité et de la productivité. Dans un premier temps, les petites et moyennes entreprises sont restées à l'écart de l'automatisation en raison d'un pouvoir d'achat trop faible pour ces systèmes très onéreux. Cependant, la situation a évolué et aujourd'hui, la majorité des systèmes d'automatisation se retrouvent à la portée des plus petites structures.

L'automatisation est un élément à part entière qui permet aux tâches répétitives de s'effectuer d'elles-mêmes, sans effort supplémentaire.

Commencez votre essai gratuit

Optimiser la productivité et la fiabilité

La recherche de productivité est propre à toutes les entreprises, peu importe leur taille. Le recours aux nouvelles technologies numériques et à l'informatique permet de fixer des objectifs de productivité plus ambitieux. Au sein des systèmes informatiques, tout est mis en œuvre pour produire plus et mieux. Les tâches les plus contraignantes sont confiées aux automates, aux robots, qui les exécutent avec la plus grande des précisions.

L'automatisation accroît la disponibilité et la réactivité des services. Elle réduit aussi les risques liés aux erreurs humaines. La sécurité informatique passe aussi au premier plan grâce à la mise en place de systèmes de sauvegarde en réseau. La recherche de fiabilité est également mise en exergue à travers la mise en place d'un système automatisé et centralisé. Elle augmente avec l'évolution des connaissances, notamment en informatique. De nouveaux logiciels d'automatisation, y compris l'intelligence artificielle, sont mis en application au sein des entreprises pour répondre à leurs besoins spécifiques en constante évolution.

Minimiser les coûts, les erreurs et les oublis

L'une des principales raisons de choisir l'automatisation réside dans la réduction des coûts, ce qui permet aux entreprises de rester compétitives. L'évolution du marché et la concurrence obligent en effet les responsables à faire preuve de réactivité et à réfléchir à des alternatives. En substituant le risque humain à la précision d'une machine, vous évitez les coûts élevés associés aux erreurs et aux manques d'efficacité : les retards de paiement, la lenteur des approbations des ventes et les paiements pour les biens non reçus sont autant d'erreurs qui s'avèrent très coûteuses. L'automatisation permet également d'économiser de nombreux coûts de main-d'œuvre au niveau du back-office. Ainsi, un système automatisé permet à vos employés de prioriser les tâches les plus importantes afin d'éviter les litiges.

Simplifier le travail et les actions

Lorsque vous automatisez votre flux de travail, vous désignez un leader à chaque étape du processus. En effet, chaque étape est liée à un « individu » chargé d'effectuer une ou plusieurs actions. La mise en place d'une telle transparence de l'information dans votre organisation permet de responsabiliser toutes les parties prenantes. Par conséquent, l'usage de l'automatisation dans votre entreprise vous permet d'identifier les tâches les plus fastidieuses, d'analyser à quel moment une tâche a tendance à être gelée et, à terme, d'en comprendre les causes afin de l'optimiser. Votre outil de gestion vous permet de prendre des décisions éclairées par les données pour résoudre les blocages, de mettre en œuvre de meilleurs processus et d'équilibrer les charges de travail de chaque individu en conséquence.

Uniformiser les méthodes de communication

La communication interne d'une entreprise est l'un des facteurs clés de sa réussite et de la coordination des tâches. En effet, les e-mails, les post-its et les conversations autour de la machine à café sont de bons moyens de communiquer sur les tâches ponctuelles, mais ils ne sont pas efficaces pour la collaboration organisée. Un flux de travail automatisé permet à vos équipes d'effectuer les tâches de manière simple et organisée et de collaborer plus facilement sur un projet complexe. Les logiciels d'automatisation offrent également des tableaux de bord visuels et intuitifs qui permettent d'accéder à toutes vos demandes en un coup d'œil, tout en facilitant le pilotage. De plus, les systèmes d'automatisation facilitent les problématiques liées au turnover des collaborateurs en permettant un accès à l'historique ainsi qu'à des bases de données bien ordonnés.

Garder une vue d'ensemble

Non seulement le système d'automatisation permet un accompagnement personnalisé de chacun de vos collaborateurs, mais également la mise en place d'un processus clair et simplifié des actions à effectuer. Votre outil vous permet une vue d'ensemble de votre système de gestion. C'est-à-dire un établissement explicite des rôles de chacun et une gestion optimale de la hiérarchie. Par conséquent, ces systèmes permettent d'automatiser les processus de validation et donc à terme d'accélérer la prise de décision.

L'une des forces de l'automatisation est également de clarifier la communication entre toutes les parties prenantes et donc d'optimiser le temps dédié à chaque processus, pour qu'il devienne le plus productif possible.

Lorsque vous essayez de décider quels aspects de votre travail vous devriez automatiser, une excellente première question à vous poser est la suivante : quelles sont les tâches que vous effectuez le plus fréquemment ?

Les tâches répétitives

Automatiser une tâche répétitive, désagréable et à faible valeur ajoutée est donc judicieux. À première vue, ces tâches ne nécessitent aucune intervention humaine pour être bien exécutées, alors pourquoi perdre du temps à les accomplir ? Par exemple, trier vos e-mails dans les bons dossiers : il suffit de créer des règles en fonction de l'expéditeur pour que ces e-mails se rangent automatiquement dans les dossiers correspondants.

Les tâches qui doivent être effectuées souvent ou selon un timing précis sont parfaites pour l'automatisation, car les avantages sont immédiats. Vous passez ainsi moins de temps chaque jour sur des tâches répétitives, qui peuvent rapidement devenir déplaisantes.

Les tâches chronophages

Les tâches à automatiser sont celles qui sont répétitives, chronophages et relativement simples à déléguer. Des tâches comme :

• Créer des factures et les envoyer ;
• Trier et/ou saisir des données ;
• Envoyer une newsletter à une heure précise ;
• Rédiger un compte-rendu ;
• Relire et corriger un document ;

Et le copier-coller, il n'y a rien de plus frustrant n'est-ce pas ? Alors n'hésitez pas à automatiser une tâche quand vous faites trop de « copier-coller ». Ainsi que les autres méthodes de transfert de données à effectuer manuellement. Si vous devez, par exemple, exporter un fichier CSV à partir d'une application pour l'importer dans une autre et répéter cette action plusieurs fois par jour ou par semaine, cela peut vite devenir insupportable !

Combien de fois vos équipes doivent entrer en double, voire en triple, une information dans plusieurs outils différents ? Cela ne vous paraît pas être une perte de temps ? Aujourd'hui, la technologie existe pour supprimer toutes ces actions sans aucune valeur ajoutée. L'automatisation est parfaitement adaptée pour les tâches qui impliquent le déplacement de données entre les applications.

Les rappels

L'envoi de relances à vos clients fait partie des tâches administratives chronophages. Mais celles-ci peuvent être facilement automatisées grâce à un logiciel. Pour ce faire, il suffit de mettre en place l'envoi d'un e-mail de relance automatique dans le cadre d'une échéance choisie. D'autre part, pour des relances efficaces et optimales, il est indispensable de mettre à jour automatiquement vos fiches contacts. Par exemple, lorsqu'un utilisateur remplit un formulaire sur votre site ou s'abonne à une campagne d'e-mail marketing, faites en sorte qu'une fiche soit systématiquement générée sur votre interface.

L'édition de documents types

La facturation peut s'avérer très chronophage et source d'erreurs lorsqu'elle est effectuée manuellement. L'automatiser grâce à un outil qui génère des factures automatiquement, avec toutes les informations nécessaires (produit ou service, prix de vente, TVA, etc.) représente incontestablement un gain de fiabilité. De plus, en automatisant la facturation, il est possible d'optimiser le recouvrement des factures impayées et faire plus de ventes tout en faisant gagner du temps à vos équipes.

Les rapports de performance

En automatisant des rapports quotidiens, vous vous assurez de transmettre toutes les informations capitales à vos collaborateurs. Chacun peut ainsi suivre les projets en cours, les avancements, les transactions, ainsi que les performances et la productivité des membres d'une équipe. Un CRM centralise toutes ces données sous forme résumée dans un tableau de bord, et il suffit de définir une récurrence pour mettre en place des rapports quotidiens. Cela représente un gain de temps non négligeable pour les équipes commerciales et marketing, qui n'ont plus besoin d'aller chercher les informations utiles et gagnent ainsi en efficacité.

Les relations clients

Une prise de rendez-vous est susceptible de générer de nombreux échanges et de contribuer à une certaine perte de temps, aussi bien pour les clients que pour les commerciaux. Pour remédier à cette problématique, il est tout à fait possible d'opter pour une automatisation de la prise de rendez-vous. Pour cela, il est possible d'utiliser différents outils. Vous pouvez directement insérer des liens de prise de rendez-vous dans vos documents ou votre signature e-mail.

De nombreux outils CRM permettent de suivre les actions de vos prospects : chaque connexion, lecture et clic est une information que vous pouvez utiliser pour améliorer votre marketing. Le suivi des événements vous permet de voir ce que les internautes font sur votre application, votre site d'adhésion, votre site ou votre portail en ligne. De plus, comme vos contacts n'ont pas tous les mêmes besoins, le suivi des objectifs vous permet de voir qui passe dans votre tunnel de vente et où certains en sortent. Ainsi, vous positionnez chaque lead à la bonne étape de votre tunnel de vente. Et vous pouvez également adopter la meilleure stratégie dans le cadre de la relation client, envoyer automatiquement un e-mail personnalisé à chaque étape du parcours client et mieux connaître vos clients.

Identifier les tâches répétitives et obligatoires

Il est indispensable de se poser les bonnes questions avant d'automatiser une tâche. Voici les questions à se poser :

• Quelle est la fréquence de cette automatisation ?
• Quel sera le déclencheur de cette automatisation ?
• Qui déclenche cette automatisation ?

Le choix des bonnes tâches à automatiser est absolument crucial. Vous devez comprendre qu'un grand nombre de tâches sont automatisables, mais qu'il n'est pas forcément utile de toutes les automatiser. Pour y voir plus clair, vous pouvez aussi créer une représentation des différentes étapes d'un processus pour obtenir une vision globale de l'ensemble de ce processus à automatiser. Avec une vision globale, vous pourrez avoir connaissance des éventuelles subtilités qu'il faudra prendre en compte pour établir une automatisation performante.

Déterminer vos limites

Il est important de cadrer l'automatisation d'une tâche et de trouver le bon équilibre entre automatisation et flexibilité. Quand vous automatisez, il faut savoir garder une marge de manœuvre. Si l'automatisation marche dans 95 % des cas, mais que la gestion des 5 % restants est cauchemardesque, le confort du logiciel peut être remis en question.

Déterminer ses limites peut prendre de nombreuses formes :

• Inclure une étape de validation manuelle.
• Ajouter un champ libre pour les informations qui ne rentreraient pas dans les cases.
• Concevoir un tableau de bord pour suivre les tâches réalisées.
• Se concentrer sur l'automatisation d'une tâche précise avant d'automatiser plusieurs tâches à la suite.

Fixer vos objectifs d'automatisation

Avant de mettre en place des automatisations, assurez-vous de fixer des objectifs précis que vous pourrez observer pour évaluer le succès, affiner vos stratégies et rendre votre entreprise plus rentable. Pour un dirigeant de TPE/PME, l'objectif de l'automatisation revient souvent à libérer du temps, pour que ses équipes et lui-même puissent accomplir des tâches dotées d'une plus grande valeur ajoutée. Par exemple, vous pouvez automatiser vos réseaux sociaux de telle sorte que vos articles de blog soient relayés sur LinkedIn trois fois par jour pendant une semaine. Si votre équipe le fait déjà, l'automatisation de cette tâche ne va pas améliorer en soi les résultats, mais elle va libérer du temps pour vos collaborateurs.

Si vous ne fixez pas d'objectifs et ne choisissez pas les bons indicateurs clés de performance, vous ne pourrez pas mesurer l'impact de l'automatisation sur votre entreprise. Plus important encore, vous ne serez pas en mesure de repérer les points d'amélioration de vos processus d'automatisation, et donc de vos résultats. Par ailleurs, ces processus ne doivent pas être figés : ils évoluent en même temps que votre entreprise et ses besoins. N'hésitez pas également à solliciter les retours de ceux qui utilisent vos différents outils d'automatisation.

Pour une meilleure gestion du temps

Le recours à l'automatisation des flux via un CRM est un atout majeur. Cela permet d'alléger les tâches chronophages du quotidien pour gagner en productivité et un temps précieux. S'équiper d'un logiciel de marketing automation pour gérer ce que personne n'a le temps de gérer permet d'automatiser ces tâches récurrentes afin de sortir d'une certaine routine, de gagner en efficacité et de vous recentrer sur votre cœur de métier. Une chose est sûre : plus une tâche est répétitive, plus elle sera automatisable.

De plus, un logiciel CRM permet de centraliser l'ensemble de la gestion de l'activité qui est reliée à une seule et même base de données. Grâce à ce type d'outil, vous pouvez automatiser vos processus internes aussi bien pour les cycles de validation à plusieurs niveaux que pour la gestion administrative, comme par exemple les e-mails types ou la facturation. Plus le logiciel de gestion des temps est paramétrable, plus il s'adapte à votre fonctionnement et en épouse les subtilités.

Pour créer une culture de l'automatisation

Une fois que vous avez identifié les tâches que vous souhaitez automatiser, il est temps de choisir les outils que vous allez utiliser pour faire bouger les choses. Si vous recherchez un outil d'automatisation marketing et des ventes tout-en-un, ActiveCampaign est celui qu'il vous faut. Rassemblez vos équipes de marketing et de vente, supprimez les tâches répétitives et gérez vos clients au fur et à mesure qu'ils passent par les différentes étapes du processus d'achat.‍ Une fois le principe de l'automatisation maîtrisé, vous réaliserez qu'il s'agit autant d'un état d'esprit que d'une technologie. Votre regard sur votre façon de travailler va évoluer et vous examinerez chaque tâche en vous demandant comment vous pourriez l'automatiser. Vous observerez également toutes les automatisations existantes en pensant à la manière dont elles peuvent être améliorées. Créez une culture de l'automatisation dans votre entreprise !

Cependant, si vous ne maîtrisez pas ces techniques d'automatisation et que vous êtes incapables de créer vous-même vos flux de travail automatisés, vous pouvez vite vous sentir découragé·e.