6 exemples d’e‑mails d’invitation pour remplir les salles (virtuelles ou pas)

« Je viendrai peut-être. »

« Je dois vérifier mon agenda. »

« Je ne sais pas, je vous dirai. »

Voilà des réponses classiques aux e-mails d’invitation. C’est assez frustrant. Le manque de participant·es peut vraiment gâcher un évènement passionnant.

Si vous arrivez à convaincre les gens de venir, organiser des évènements peut être un grand atout pour votre entreprise.

• Le nombre d’entreprises organisant plus de 20 évènements par an a augmenté de 17 % entre 2017 et 2018.
• 84 % des participant·es à un évènement ont une meilleure opinion de l’entreprise après l’évènement.
• 70 % des utilsateurs·rices deviennent des clients réguliers après avoir participé à un évènement marketing.
• 30 % des participant·es espèrent prendre part aux prochains évènements après avoir participé à un évènement en direct.

Voilà de belles perspectives ! Maintenant, il vous reste juste à convaincre les gens de venir.

36 % des responsables événementiel expliquent que leur enjeu majeur est d’augmenter les inscriptions.

C’est la raison pour laquelle vous avez besoin d’un excellent e-mail d’invitation (de plusieurs, d’ailleurs).

Voici tout ce qu’il vous faut savoir pour encourager les inscriptions :

• Combien d’e-mails d’invitation devez-vous envoyer ? (La progression est très importante)
• 6 exemples d’e-mail d’invitation que vous aimerez envoyer et qui donneront envie aux gens de s’inscrire.
• Conseils pour des e-mails d’invitation qui maximiseront à coup sûr vos participant·es.

Préparez-vous à voir vos taux de participation grimper !

Quels e-mails d’invitations inciteront les gens à s’inscrire ?

Voilà les types d’e-mails à envoyer avant et après votre évènement :

1. Invitation initiale à l’évènement : invitez vos contacts à votre évènement (bonus : demandez-leur de partager l’invitation).
2. Confirmation d’inscription : à envoyer automatiquement aux contacts une fois qu’ils ont confirmé leur inscription. Donnez-leur tous les détails nécessaires pour qu’ils puissent se préparer.
3. E-mail de rappel aux contacts inactifs : envoyez un e-mail aux personnes qui ont reçu votre invitation initiale, mais n’ont pas répondu.
4. E-mail de rappel de l’évènement aux inscrit·es : rappelez aux inscrit·es que l’évènement approche (ou demandez-leur comment ça s’est passé ensuite).
5. E-mail de suivi : remerciez les gens d’être venus ! Demandez-leur aussi si l’évènement leur a plu. Sollicitez des témoignages et profitez-en pour améliorer les évènements à venir.

La fréquence d’envoi d’e-mail dépend de votre évènement, du nombre de personnes invitées et plus généralement de votre entreprise.

Voici quelques idées que l’entreprise reconnue en planification évènementielle EventBrite a incluses dans son Analyse annuelle des e-mails d’invitation à des évènements :

• Les mardi et mercredi sont les jours les plus populaires pour envoyer des e-mails d’invitation respectivement au Royaume-Uni et aux États-Unis.
• Parmi les différentes catégories d’e-mails d’invitation (festivals, sport, cours...) le jour le plus apprécié pour envoyer des e-mails d’invitation à des évènements commerciaux est le mercredi.

Il va falloir envoyer de nombreux e-mails. La manière la plus simple d’éviter de perdre énormément de temps à envoyer des e-mails est l’automatisation.

Voici à quoi l’automatisation de vos e-mails d’invitation pourrait ressembler.

Cette séquence automatisée d’e-mails d’invitation montre un e-mail d’invitation initial 1 semaine avant, un rappel 1 jour avant et un e-mail final le jour même. Chaque e-mail est déclenché à des dates spécifiques.

Vous pouvez utiliser l’automatisation pour envoyer vos e-mails d’invitation initiaux. Ensuite, vous pouvez utiliser des automatisations ciblées aux personnes contactées si...

• Elles ignorent totalement vos e-mails.
• Elles ouvrent, mais ne cliquent pas.
• Elles ouvrent, cliquent, mais ne s’inscrivent pas.
• Elles s’inscrivent.

Automatisez vos emailings d’invitation à des évènements et dégagez du temps pour l’organisation de l’évènement.

Voilà 6 exemples d’e-mail d’invitation (venant des entreprises qui envoient les meilleurs e-mails d’invitation à des évènements).

1. E-mail d’invitation initial : utilisez la preuve sociale (comme Shillington Education).
2. E-mail d’invitation initial : résolvez un problème courant (comme Listrak).
3. E-mail d’invitation initial : communiquez vos avantages (comme Sumo).
4. Rappel envoyé en cas d'e-mail non ouvert : créez l’urgence (comme Circle Co.).
5. E-mail de rappel de l’information aux inscrit·es : utilisez une imagerie concrète (comme Apple).
6. Emailing de suivi de l’évènement : proposez un suivi interactif (comme Marketing United).

1. Intégrez la preuve sociale pour optimiser la participation (comme Shillington Education)

(Source: Really Good Emails)

Dans son livre Influence et manipulation, le professeur de psychologie reconnu Robert Cialdini présente la preuve sociale comme l’un des six principes fondateurs de la persuasion.

Qu’est-ce que la preuve sociale ? Nous vous l’expliquons de suite.

Les gens agissent d’une certaine manière parce que beaucoup d’autres personnes le font. Cialdini écrit « nous présumons que si de nombreuses personnes font la même chose, ils et elles doivent savoir quelque chose que nous ne savons pas. »

Un e-mail d’invitation à un évènement comme celui de Shillington Education utilise un témoignage d’un ancien participant pour vous influencer positivement.

• Vous faire cliquer sur le CTA (call-to-action).
• Vous inciter à vous inscrire à l’évènement.

Ajouter une photo au témoignage le rend plus crédible.

2. Résolvez un problème courant (comme Listrak)

(Source: Really Good Emails).

« Avez-vous du mal à rentabiliser la publicité effectuée sur Facebook, Instagram, Twitter, YouTube ou Google ? »

« Passez-vous trop de temps à gérer des fichiers de données sur différentes plateformes ? »

Question : Pourquoi les personnes...

• Achètent-elles des choses ?
• S’abonnent-elles à des e-mails ?
• Lisent des articles ?
• Participent-elles à des évènements ?

Réponse : Elles cherchent à résoudre leurs problèmes.

Cet e-mail d’invitation à un webinaire pose des questions pour identifier les problèmes du client. Ensuite, en détail, il explique comment l’évènement va les résoudre.

(Bonus : voir les formateurs qui vous aideront augmente la crédibilité du message.)

3. Communiquez vos avantages dans vos lettres d’invitation (comme Sumo)

« Vous souhaitez augmenter vos revenus e-commerce de 50 % ? »

Qui peut dire non à autant d’argent ?

Le titre de l’e-mail Sumo et son texte présentent une proposition claire de valeur ajoutée : deux stratégies pour gagner 50 % de revenus supplémentaires. Les bénéficie de l’évènement sont évidents.

Alors, qu’est-ce qui donne autant d’impact à ce texte ? Les chiffres. Ils attirent l’attention et donnent confiance.

4. Communiquez l’urgence pour convaincre d’ouvrir le mail (comme Circles Co.)

Tout le monde aime économiser et déteste perdre des opportunités de le faire. Prévenir d’une augmentation des prix peut être juste ce dont les responsables en événementiel ont besoin pour motiver les personnes qui n’ont pas tiré profit du premier e-mail d’invitation.

Le ressort psychologique derrière cette pratique est l’aversion pour la perte. Tout le monde préfère éviter de perdre des choses (et vous pouvez vous en servir).

Lorsque votre client·e a peur de perdre une opportunité s’il ou elle reste sans agir, c’est ce qu’on appelle l’aversion pour la perte. Si vous informez d’une offre qui va bientôt disparaitre, les gens sont incités à agir rapidement. Dans ce cas précis, c’est le prix plus abordable du ticket qu’il serait dommage de perdre.

5. Adressez-vous personnellement aux gens (comme Apple)

Il y a deux mots importants pour la personnalisation dans cet e-mail. Vous devinez lesquels ?

Vous et votre. Voici pourquoi ces mots sont essentiels.

« Vous » est le mot le plus puissant de la langue française. Les gens pensent avant tout à eux-mêmes.

Brian Clarke, le fondateur de Copyblogger, parle du pouvoir de « vous » dans cet article. Le mot « vous » rend votre écriture plus personnelle. Il place l’attention là où elle doit être, sur le ou la client·e. Comme il l’explique, au fond chacun pense avant tout à soi. C’est pourquoi plus vous personnalisez votre e-mail, plus il aura de succès.

6. Proposez un suivi interactif (comme Marketing United)

Cet e-mail traite 3 parts vraiment importantes d’un e-mail de suivi d’un évènement :

• Remerciement
• Demande de retour
• Résumé

En premier lieu, un remerciement est toujours bienvenu. Ces personnes sont venues à votre évènement, ce qui n’est pas aisé à obtenir. Remerciez-les et vous en verrez probablement certaines revenir lors des prochains rendez-vous.

Ensuite, demandez des avis. Si vous ne le faites pas, comment saurez-vous si les gens ont apprécié votre évènement ? Comment pourrez-vous l’améliorer ?

80 % des retours proviennent d’e-mails de suivi demandant aux client·es leur avis sur leurs achats.

Enfin, le résumé. En fonction du type d’évènement que vous organisez (webinaire ou en personne, assis ou de networking), les gens n’ont peut-être pas pu prendre de notes.

Faites-leur un récapitulatif de l’évènement. Cet e-mail le fait en vidéo.

Savez-vous que les e-mails marketing en vidéo augmentent les taux de conversion ? Les taux de clic augmentent de 200 à 300 %.

Comment répondriez-vous à un e-mail d’invitation comme celui-ci ?

C’est un peu vague, non ?

Je ne sais pas vous, mais moi, cet e-mail ne me convainc pas.

Qu’est-ce qui ne va pas dans cet emailing d’invitation ?

(« Tout » n’est pas une réponse suffisante.)

Entre autres...

• Vous ne savez pas qui l’a envoyé.
• De quel type d’évènement parle-t-on ?
• Il ne vous dit pas comment venir (moment, lieu...).
• Il ne vous propose pas de venir. « Si vous voulez » n’est pas une invitation.
• Il n’y a pas d’image ou de contenu visuel.
• Vous n’avez pas la moindre idée de l’intérêt de venir. Qui allez-vous rencontrer ? Qu’allez-vous apprendre ?

Comme n’importe quel autre e-mail, vous devez le rendre intéressant à lire. Un documentaire traitant de la couleur grise serait plus intéressant que cet emailing.

N’ayez crainte, votre évènement aura tous·tes les participant·es que vous souhaitez si vous suivez ces trois bonnes pratiques faciles pour bien rédiger votre e-mail d’invitation.

1. Adressez-vous de manière personnelle.
2. Créez un excellent titre.
3. Intégrez l’information importante.

Un e-mail personnalisé augmente les taux d’ouverture de jusqu’à 6 fois par rapport a un message générique.

L’en-tête est votre première impression. Le rôle de l’objet de l’e-mail est de faire ouvrir l'e-mail aux gens, et la meilleure façon de le faire est d’éveiller leur curiosité.

Vous êtes à court d’idées pour l’objet de votre e-mail ? Essayez notre générateur de ligne d’objet.

Les gens doivent connaitre tous les détails de leur venue et les raisons pour lesquelles il faut absolument qu’ils et elles participent. Donnez l’information essentielle qui les aidera à participer à votre évènement.

Félicitations ! Vous avez tout ce dont vous avez besoin pour envoyer un e-mail d’invitation.

Ou du moins, c’est ce que vous pensez...

Voici quelques suggestions finales pour donner à votre e-mail marketing les plus grandes chances de succès.

1. Proposez une réduction pour les inscriptions réalisées tôt. 64 % des organisateurs·rices d’évènements pensent que les réductions pour les inscriptions précoces sont la meilleure manière de promouvoir un évènement, selon un rapport de BizBash et Eventbrite. Faites-le savoir sur vos réseaux sociaux !
2. Présentez vos intervenants. Faites de courts portraits illustrés de photos des conférenciers·ères présents à votre évènement.
3. Utilisez des témoignages de participants aux évènements passés. Selon le Spiegel Research Center, 95 % des client·es lisent des opinions en ligne avant de réaliser un achat.

Une dernière chose : est-ce que je suis invitée ? Je plaisante !