Cet article a été écrit avec la participation d’Ezra Sandzer-Bell d’Appointlet.
L’heure est venue de prendre contact avec votre client pour lui proposer un rendez-vous. « Facile », pensez-vous. « Je vais lui envoyer un petit e-mail vite fait, bien fait. Si la personne est intéressée, elle fera le nécessaire pour que l’on prenne un moment ensemble. »
Mais lorsqu’il s’agit de demander un rendez-vous, l’e-mail maketing ressemble à une partie de bowling. Le choix du moment aussi bien que des mots est décisif. Visez juste, et c’est le strike assuré. Lancez trop précipitamment, et vous risquez la sortie de piste. Ce modèle d’e-mail de rendez-vous professionnel illustre très bien ce qu’il ne faut PAS faire :
Pourquoi est-ce un parfait contre-exemple ? Mettez-vous un instant à la place du client.
Georges vous demande d’ouvrir votre agenda, de trouver plusieurs dates et créneaux qui vous conviennent, d’écrire un e-mail avec vos propositions, de l’envoyer, puis d’attendre sa réponse. Si vos créneaux ne lui conviennent pas, il en suggérera de nouveaux, en espérant que vous serez disponible.
Vous voyez où l’on veut en venir ? Imaginez le nombre d’allers-retours qu’il faudra pour fixer ce rendez-vous. Et si l’un de vous annule ou oublie de venir, il faudra tout reprendre à zéro. Dur !
Lorsque vous utilisez un outil de planification en ligne comme Appointlet, vos clients peuvent prendre facilement rendez-vous avec vous sans qu’il y ait besoin d’un ping-pong par e-mail. Le plus gros du travail est déjà fait. Mais vous devez tout de même écrire un message pour partager le lien de planification. C’est pourquoi j’ai rassemblé plusieurs exemples d'e-mails pour vous aider à trouver l’inspiration. Ils couvrent différents stades clés de votre relation client :
- La prise de contact initiale
- Le suivi
- La clôture du dossier
- Le suivi à long terme
5 exemples d’e‑mails de demande de rendez-vous professionnels
N’hésitez pas à copier-coller ces exemples d’e-mails et à les utiliser pour booster les ventes de votre société. Mais gardez toujours à l’esprit la règle d’or : le ton de vos e-mails doit ressembler à votre entreprise. En les personnalisant pour les adapter à votre image de marque, vous augmentez vos chances de succès.
Nous vous proposons 5 modèles d’e-mails de demande de rendez-vous pour vos clients et prospects :
- Prise de contact initiale
- E-mail de suivi
- Suivi, version marketing offensif
- Clôture du dossier
- E-mail de suivi à long terme
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1. Prise de contact initiale avec le prospect
Les prospects peuvent prendre contact avec vous de différentes manières : par e-mail, via le formulaire du site, etc. Pour répondre à leur demande en leur proposant un rendez-vous, cet exemple d’e-mail est une excellente base. Comme vous le verrez, il est rédigé d’une manière très généraliste pour correspondre à toutes sortes de rendez-vous. Nous vous recommandons de le personnaliser pour l’adapter à l’image de marque et au ton de votre entreprise, ainsi qu’à son offre.
Modèle d’e-mail de prise de contact initiale
Bonjour [nom du contact],
Merci d’avoir pris contact avec nous. Nous serons ravis d’échanger avec vous.
Nous vous invitons à réserver un créneau pour votre démo ici : {your-company.appointlet.com}
A très bientôt,
Cordialement,
[Nom du représentant de l’entreprise]
L’e-mail de prise de contact initiale, en pratique
Un modèle d’e-mail « brut » comme celui-ci peut se révéler trop impersonnel. Pour vous donner une idée de la manière dont les exemples présentés peuvent être adaptés en pratique, je vous propose des captures d’écran d’e-mails fictifs entre Georges, notre cher commercial, et Marie, sa cliente-prospect.
Imaginons que Marie ait contacté l’entreprise et demandé une démo d’un produit. Nous avons complété les champs libres du modèle ci-dessus (prénom, URL) suivant ce scénario.
Voici donc à quoi l’e-mail pourra ressembler en pratique :
2. E-mail de suivi
Vous avez envoyé un premier message de prise de contact et n’avez pas eu de réponse ? Votre prospect n’est peut-être pas encore tout à fait convaincu. Vous devez donc lui faire comprendre ce qu’il a à gagner à ce rendez-vous.
Modèle d’e-mail de suivi
Bonjour [nom du contact],
Je suis [nom du représentant de l’entreprise] de [nom de l’entreprise]. Je reprends contact avec vous afin de répondre à vos éventuelles questions au sujet de [expertise de votre entreprise].
N’hésitez pas à réserver un créneau ici ou par retour d'e-mail pour que nous échangions. Nous pourrons discuter ensemble de vos objectifs et voir comment [nom de l’entreprise] peut vous aider à [proposition de valeur*].
Bien à vous,
[Nom du représentant de l’entreprise]
* En marketing, la proposition de valeur est une formule percutante qui présente les bénéfices que le client pourra tirer de l’offre de l’entreprise.
L’e-mail de suivi, en pratique
La première partie de cet e-mail ressemble au modèle de prise de contact initiale. Georges propose d’abord de répondre aux questions de Marie et partage le lien pour fixer un rendez-vous.
Mais il termine son e-mail par une approche différente. Ici, sa proposition de valeur est claire : lorsqu’ils discuteront, Georges montrera à Marie comment le programme peut lui faire réaliser 30% d’économies sur ses cotisations mensuelles. Une offre alléchante comme celle-ci peut faire des miracles lorsqu’il s’agit de convaincre un prospect.
3. Suivi, version marketing offensif
Dans certaines situations, vous pourrez avoir besoin de vous montrer plus offensif. Si un prospect s’est montré très intéressé par une rencontre, mais qu’il ne répond plus à vos e-mails, il est peut-être simplement débordé. Même s’il est partant, dans l’idée, pour prendre rendez-vous, ce n’est peut-être pas le bon moment pour lui. Dans ce cas, vous pouvez lui écrire régulièrement afin de rester dans sa liste de priorités. Voici quelques exemples d’e-mails adaptés à cette situation.
Modèle d'e-mail de suivi « Rendez-vous téléphonique ? »
Bonjour [nom du contact],
Souhaitez-vous toujours être accompagné(e) pour [proposition de valeur] ?
Je vous invite à programmer un rendez-vous téléphonique en cliquant ici afin que je puisse vous montrer comment [nom de l’entreprise] peut vous aider.
Bien cordialement,
[Nom du représentant de l’entreprise]
Modèle d'e-mail de suivi « Petite question »
Bonjour [nom du contact],
Nous savons qu’il n’est pas toujours facile de [objectif du client]. Quels sont les défis auxquels vous êtes confronté(e) en ce moment ?
Je suis à votre disposition pour en discuter par téléphone. Je vous invite à cliquer ici pour réserver un créneau.
Bien à vous,
[Nom du représentant de la société]
4. Clôture du dossier
Vous avez envoyé plusieurs messages à votre prospect sans obtenir de réponse ? Il n’y a pas de honte à admettre que votre tentative d’entrer en contact n’a pas été un succès. La meilleure chose à faire dans cette situation est de reconnaître que la personne ne semble pas intéressée ; mais vous pouvez lui glisser une dernière fois votre lien de planification de rendez-vous au cas où elle changerait d’avis. Les e-mails percutants de ce type sont souvent efficaces, dans la mesure où les prospects réalisent qu’une l’opportunité est en train de leur échapper.
Modèle d’e-mail de clôture de dossier
Bonjour [nom du contact],
J’espère que vous allez bien. J’ai essayé de vous joindre à plusieurs reprises la semaine dernière au sujet de [proposition de valeur].
N’ayant eu de retour de votre part, j’imagine que le moment n’est pas opportun pour vous, et m’apprête donc à clôturer votre dossier.
Dans le cas où vous seriez toujours intéressé(e), n’hésitez pas à me le faire savoir afin que nous poursuivions nos échanges. Je vous invite à réserver un créneau ici si vous souhaitez que nous discutions de [proposition de valeur].
Merci,
[Nom du représentant de l’entreprise]
5. Suivi sur le long terme
Vous n’avez pas écrit à votre prospect depuis longtemps. Pourquoi ne pas lui envoyer une nouvelle proposition afin de l’inciter à nouveau à s’engager ? Si vous n’avez pas d’offre promotionnelle pour lui, vous pouvez réaffirmer la forte valeur ajoutée du produit ou service que vous offrez, et en faire le cœur de votre message.
Modèle d'e-mail de suivi sur le long terme
Bonjour [nom du contact],
Je vous recontacte suite à la demande de démo que vous avez faite sur le site de [nom de l’entreprise] il y a quelques mois.
Je serais ravi(e) d’échanger avec vous afin de voir ce que nous pouvons faire pour vous aider à [proposition de valeur].
Nous avons de nombreuses ressources à vous proposer. Cependant, afin de sélectionner les plus pertinentes pour vous, j’aimerais programmer un rendez-vous afin de discuter de vos besoins et m’assurer que nous sommes sur la même longueur d’onde.
N’hésitez pas à m’écrire lorsque vous aurez un moment afin que nous précisions vos besoins en vue d’une démo.
Vous pouvez aussi programmer dès maintenant un rendez-vous avec moi en cliquant ici et en choisissant un créneau qui vous convient.
Merci,
[Nom du représentant de la société]
E‑mails de demande de rendez-vous professionnels : les principaux points à retenir
La recette parfaite pour organiser des rendez-vous clients par e-mail combine :
- Une prise de rendez-vous automatisée : incluez toujours un lien de planification. Si vous n’en avez pas encore, inscrivez-vous sur un appli gratuite de planification afin de commencer dès aujourd’hui à utiliser cette méthode.
- Un e-mail bien rédigé : intégrez votre lien dans le parfait message. Utilisez les modèles d’e-mails que nous vous avons fournis afin de rédiger un e-mail efficace.
- Une proposition de valeur : assurez-vous que le prospect sait ce que le rendez-vous a à lui apporter et qu’il vaut la peine de lui consacrer un moment.
En suivant ces conseils, vous enverrez des e-mails personnalisés percutants et permettrez à vos prospects de réserver facilement un créneau avec vous. Un e-mail attractif donnera envie à vos contacts de profiter de votre proposition de valeur. Au fil du temps, vous pourrez tester certaines phrases clés et les optimiser pour les rendre encore plus efficaces. Vous devriez ainsi obtenir de bons taux d’engagement et de nouvelles opportunités de développement pour votre activité.
