Le guide ultime du tableau CRM avec ActiveCampaign

Le tableau CRM vous donne une vue centralisée des données, des ventes et des indicateurs de performances clés de votre entreprise. Cet outil de gestion de la relation client contient une mine de données essentielles sur vos clients, prospects, offres en cours, campagnes marketing, et bien plus encore.

Mais il ne suffit pas de stocker ces informations.

Vous devez pouvoir y accéder rapidement et utiliser ses capacités d'analyse pour prendre de meilleures décisions.

C'est là que les tableaux de bord CRM entrent en jeu.

Les tableaux de bord CRM vous donnent des informations sur vos clients, vos ventes, vos activités marketing et vos progrès.

Dans cet article, nous vous présentons les tableaux de bord CRM, vous expliquons pourquoi vous en avez besoin et vous montrons comment créer des tableaux de bord utiles à votre entreprise.

Les tableaux de bord CRM vous permettent d'accéder rapidement à des informations en temps réel sur vos activités commerciales et vos performances. La plupart des systèmes CRM modernes proposent des tableaux CRM. Les meilleurs affichent différentes sortes de diagrammes et graphiques faciles à comprendre.

Une visualisation claire des données clés est utile à tous les membres de l'entreprise. Certains tableaux de bord, comme les listes de tâches, sont conçus pour les individus. D'autres, comme les rapports sur les résultats de campagne, sont destinées aux équipes.

Les services qui trouvent le plus de valeur dans les tableaux de bord CRM sont notamment les ventes, le marketing, le service client et les cadres de l'entreprise.

Le service ventes

Les tableaux de bord CRM aident l'équipe commerciale à surveiller son pipeline et à prioriser les ventes et les opportunités selon leur importance. Ils peuvent être utilisés pour afficher le statut des ventes, les prévisions de ventes, les performances des commerciaux, et bien plus encore.

Le service marketing

Les tableaux de bord marketing affichent les mesures clés de votre liste de contacts, notamment la taille de votre liste et la performance de vos e-mails marketing les plus récents.

Le service client

Le service client peut utiliser les tableaux de bord pour obtenir des informations sur le flux des demandes d'assistance, notamment le temps de réponse moyen des tickets et le nombre de tickets actuellement en cours de traitement.

L'équipe peut également consulter les tableaux CRM des campagnes marketing pour avoir une idée de ce qui satisfait les clients afin d'améliorer l'expérience client.

Les cadres

Les managers n'ont pas besoin de voir chaque détail de vente ou de campagne marketing. Ils veulent avoir une vue générale et rapide de ce qui fonctionne bien et de ce qui doit être corrigé. Ils veulent des prévisions de ventes, des projections de revenus et d'autres rapports généraux.

Les tableaux de bord sont l'outil idéal pour fournir aux cadres un aperçu général de l'organisation et des données mises à jour.

Lorsque les entreprises choisissent d'investir dans un CRM, elles pensent généralement à utiliser l'intelligence artificielle pour automatiser les tâches banales ou à gérer des contacts et des prospects.

Elles voient les tableaux de bord et les rapports CRM uniquement comme un bonus.

Mais les tableaux CRM ont également le potentiel de transformer vos processus, vos prises de décision et la mise en place de vos communications. Examinons quelques-uns de leurs principaux avantages.

1. L'aperçu de votre pipeline de vente

Les tableaux de bord CRM donnent une vue d'ensemble de tout le pipeline de vente. Par exemple, vous pouvez voir combien de ventes se trouvent dans chaque étape du pipeline et leur valeur moyenne. Vous pouvez également voir les affaires conclues par commercial ou par secteur.

Centraliser les données du pipeline aide les commerciaux à prioriser les prospects et à se concentrer sur les affaires qu'ils peuvent conclure.

Sales Pipeline

2. Les mises à jour en temps réel

Contrairement aux tableurs utilisés pour afficher les données au cours d'une réunion mensuelle, les tableaux CRM sont mis à jour en temps réel. Ces données externes fraîches vous aident à agir rapidement et à prendre de meilleures décisions stratégiques.

3. Le partage simplifié de l'information

Les tableaux de bord permettent à toutes les équipes concernées d'accéder aux mêmes données les plus récentes.

Rien ne se perd comme cela peut se produire par e-mail. Tous les membres de l'équipe travaillent sur la même version mise à jour. Ils peuvent tous accéder au même tableau CRM, quel que soit l'appareil et où qu'ils soient.

Les tableaux de bord gardent les équipes informées et connectées. Par exemple, lorsque le marketing et les ventes utilisent le même tableau CRM cela améliore le flux du pipeline.

Disons que vous avez un widget sur votre tableau de bord qui indique l'état des ventes par secteur. Le service marketing peut alors y identifier les secteurs d'où proviennent les prospects de qualité et y concentrer ses efforts.

Les tableaux de bord sont un composant de la plupart des CRM, mais certains sont meilleurs que d'autres. Voici quelques fonctionnalités essentielles dans un tableau CRM.

La personnalisation

Vos équipes devraient être en mesure de voir les informations qui leur sont précieuses et exploitables, ni plus ni moins.

Les tableaux de bord CRM personnalisables vous permettent d'accéder à des données en temps réel qui reflètent votre entreprise, vos processus et votre pipeline. Vous pouvez alors vous concentrer sur vos principaux objectifs et ne jamais perdre de temps à explorer des données qui ne sont pas pertinentes pour votre organisation.

Une interface intuitive

Votre tableau CRM sera utilisé par plusieurs départements qui ont divers besoins et niveaux d'expérience. L'accès aux tableaux de bord et leur compréhension ne devraient pas nécessiter d'expertise de développeur. Tout utilisateur doit être en mesure de trouver, de comprendre et d'exporter facilement des données à partir des tableaux.

Les permissions de l'utilisateur

Un bon CRM vous permettra d'accorder différents niveaux d'accès aux utilisateurs selon les rôles. Certaines personnes n’ont peut-être besoin que d'une autorisation pour afficher un tableau de bord, tandis que d'autres doivent être autorisées à le modifier.

Suivez simplement ces étapes pour créer des tableaux de bord sophistiqués qui rationalisent les résultats et facilitent la prise de décision.

Étape 1. Choisir le bon CRM

Tout commence par le choix d'un bon logiciel CRM.

Avant d'évaluer les différents outils, notez les paramètres qui seront les plus importants pour votre reporting CRM. Ainsi vous pourrez vous assurer que le CRM choisi pourra générer les tableaux de bord dont vous avez besoin.

Bien sûr, les tableaux de bord ne sont pas la seule fonctionnalité à rechercher dans un CRM de vente. Les fonctionnalités suivantes peuvent vous être également utiles :

• Les flux de travail automatisés
• La gestion des contacts
• La notation des prospects et des contacts
• Les pipelines personnalisables
• Les prévisions de ventes et de probabilités de gains
• Les intégrations à vos solutions technologiques existantes

Étape 2. Définir les objectifs

Les meilleurs tableaux CRM peuvent afficher des rapports sur la plupart des mesures. Mais évitez le trop plein de données.

Vos tableaux de bord doivent être un instantané d'informations importantes, pas un mélange désordonné de graphiques et de données que les membres de l'équipe doivent ensuite prendre le temps de creuser.

Ramenez les objectifs de chaque équipe à quelques mesures clés. Vous pourrez toujours les modifier plus tard (voir étape cinq), mais il est préférable de commencer par les rapports les plus significatifs et de les adapter ensuite selon les besoins.

Sales Dashboard Data

Étape 3. Le processus de vente

Chaque entreprise dispose d'un pipeline et d'un processus de vente uniques. Vos tableaux CRM personnalisés doivent les refléter.

Par exemple, si vous vendez à plusieurs personnes avec des parcours client distincts, alors des affichages distincts vous seront utiles. Vous pouvez aussi ventiler vos ventes par groupes de produits.

Étape 4. Créer un tableau CRM

Au cours des étapes deux et trois, vous avez recueilli des informations sur vos KPI et votre processus de vente unique. Vous avez donc à présent une idée claire de ce qu'il faut inclure dans votre tableau de bord CRM.

Certains CRM proposent des modèles pour simplifier la création de tableaux. Voyez si les tableaux de bord prédéfinis (ou avec quelques petites modifications) répondent à vos besoins.

Les options de création dépendent de votre CRM, mais vous pouvez décider de la façon dont vos données seront affichées.

Si vous affichez le nombre de nouvelles offres, afficherez-vous également leur valeur quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle ? Votre tableau de bord des ventes sera-t-il un tableau ou un graphique à barres ?

Suivez ces conseils pour créer des tableaux CRM personnalisés avec ActiveCampaign. 

Étape 5. Rester à jour

Vos objectifs de vente et de marketing changent régulièrement, tout comme vos tableaux CRM. Déterminez la fréquence à laquelle vous allez les consulter.

Lorsque vous consultez les tableaux CRM, parlez aux équipes qui les utilisent. Renseignez-vous sur les données dont ils ont besoin pour mieux faire leur travail (cela pourrait concerner par exemple le nombre de clics ou d'abonnements…). Et demandez-leur si elles trouvent utiles les informations fournies actuellement. Ne laissez pas traîner de widgets inutiles afin d'avoir un tableau CRM plus efficace.

Des membres de l'équipe compilent-ils encore des données manuellement ? Les rapports CRM peuvent rationaliser le processus.

Vous cherchez de l'inspiration pour créer un tableau de bord CRM ? Voici quelques-uns des tableaux CRM ActiveCampaign.

L'aperçu du propriétaire

L'aperçu du propriétaire (Deal Owner) vous permet de visualiser les activités de votre équipe de vente au fil du temps. Par défaut, ce tableau de bord indique le nombre total de ventes créées, gagnées et perdues sur tous les pipelines. Vous pouvez également appliquer des filtres pour voir des pipelines spécifiques, des statuts de vente, et bien plus encore.

Sales Deal Overview Report

Le rapport prévisionnel

Le rapport Deal Forecast, ou rapport prévisionnel, vous montre l'état de votre pipeline et fournit des prévisions commerciales sur un cycle quotidien, hebdomadaire ou mensuel. Il vous permet également de vérifier l'exactitude de vos prévisions passées.

Sales Deals Forecast Report

Le rapport sur l'automatisation

Le rapport sur l'automatisation affiche une liste de toutes les automatisations mis en place, notamment le nombre de campagnes et le nombre de contacts qui y sont relatifs. Si vous utilisez beaucoup d'automatisations, vous pouvez filtrer par étiquette pour trouver celui que vous voulez.

Sales Deals Automated Forecasts

Le rapport sur les ventes

Le rapport sur les ventes fournit les indicateurs de performance des ventes, comme la valeur totale des ventes, leur nombre total et leur valeur moyenne. Les graphiques à barres montrent les ventes triées par étape et par commercial.

Sales Performance Report

Le rapport sur les résultats de campagnes e-mail

Le rapport sur les résultats de campagnes vous permet de voir les données de toutes les campagnes d'e-mail marketing envoyées de votre compte. Il affiche le nombre d'envois, d'ouvertures, de clics, de désabonnements, de rebonds, et bien plus.

Si vous réalisez des tests fractionnés sur vos campagnes, ce tableau CRM vous montrera les données du test.

Rapport sur l'e-mail de campagne

Le rapport sur les conversations par chat

Le rapport sur les conversations par chat affiche les paramètres de toutes les interactions se produisant via la plateforme Conversations. Vous pouvez voir l'URL d'origine des conversations, le nombre de contacts acquis, les temps de réponse moyens et les types d'appareils les plus couramment utilisés.

Chat Conversation Report

Les tableaux de bord sont utiles aux petites entreprises tout comme aux grandes. Les entreprises ci-dessous ne sont que deux cas d'utilisation des tableaux CRM ActiveCampaign dans le monde réel.

McCrindle

McCrindle est une agence australienne de recherche sociale, de démographie et d'analyse de données. Au fur et à mesure que l'entreprise grandissait, les défis liés à la génération de prospects et à l'entretien des listes de contacts se sont multipliés. Il était difficile de savoir le nombre de prospects entrants et à quoi ressemblait le parcours client de chaque individu.

ActiveCampaign CRM a changé cela.

McCrindle a désormais des rapports CRM personnalisés qui donnent une visibilité sur l'ensemble du cycle de vente. L'équipe peut décomposer ces données par pipeline, produit, famille de produits ou individu, ce qui lui donne un meilleur aperçu du parcours client.

Your Therapy Source

Your Therapy Source fournit des ressources en ligne pour les physiothérapeutes, les ergothérapeutes, les éducateurs et les parents.

Au début, Margaret, fondatrice de Your Therapy Source, écrivait des blogs et envoyait des e-mails en ayant des analyses limitées. Mais au fur et à mesure que l'entreprise grandissait, elle avait besoin d'une vision plus approfondie de ses campagnes.

Selon Margaret : « Avec le tableau de bord marketing ActiveCampaign, les données sont simplement devant moi. Je peux voir exactement combien je gagne grâce à chaque e-mail et automatisation. Cette relation directe entre l'effort que vous investissez dans votre e-mail marketing et le retour sur le temps et l'investissement est très motivante. »

Les tableaux CRM peuvent vous donner un meilleur aperçu de votre activité, améliorer votre prise de décision et vous aider à prévoir les ventes futures.

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