La prospection est le processus d'identification et de qualification de nouveaux prospects. Le suivi quant à lui est un processus crucial pour convertir lesdits prospects en de nouveaux clients. La prospection et le suivi sont deux étapes clés qui fonctionnent main dans la main dans le but de compléter votre entonnoir de vente et de vous aider à transformer vos opportunités en opérations commerciales.
Traditionnellement, les commerciaux font usage des classeurs Excel en guise de tableau de suivi de prospection. S’il est vrai que cette technique était utile bien avant l’arrivée des CRM, il n’en demeure pas moins qu’elle est dépassée de nos jours et ne vous permet pas d’optimiser vos résultats.
Le tableau de suivi de prospection intégré dans le CRM assure véritablement ce rôle grâce à ces multiples fonctionnalités intégrées. Alors, il est indispensable pour toute entreprise de concevoir leur tableau de suivi de prospection commerciale grâce aux outils CRM.
Dans cet article, nous vous donnerons des conseils pratiques sur comment créer un tableau de suivi de prospection, qui, est l'outil essentiel pour toute activité commerciale. Mieux encore, nous passerons au peigne fin tout ce que vous devez savoir sur l’utilisation d’un CRM pour votre propre organisation commerciale.
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Le tableau de suivi de prospection : tout ce qu’il faut savoir
Faire de la prospection n'est pas une sinécure, c'est un travail à plein temps qui nécessite toute votre attention. Vous ne pourrez pas toujours tout faire seul si vous voulez garder un certain degré d'efficacité. C'est pour cela qu'il vous faut un outil pour gagner du temps et accroître vos résultats. Cet outil n’est ni plus ni moins que le tableau de suivi de prospection commerciale.
Qu’est-ce qu’un tableau de suivi de prospection?
Un tableau de suivi de prospection est un outil qui vous aide à suivre vos activités commerciales en temps réel. Il vous permet de vous guider, tel une boussole, à organiser vos plans de prospections afin d'augmenter vos performances. Votre tableau de suivi de prospection vous fournit toutes les informations liées à vos prospects et clients. Il vous donne la possibilité de suivre de près vos objectifs commerciaux, d'élaborer des stratégies pour les atteindre et d'être informé de l'évolution de votre clientèle.
Grâce à lui, vous élaborez des plans d'actions efficaces et vous êtes informés de ce qui fonctionne dans le déploiement de votre plan commercial, ce qu'il y a à réajuster et surtout, où il vous faut vous concentrer pour augmenter votre chiffre d'affaires.
Maintenant que vous savez ce qu'est un tableau de suivi de prospection, découvrons en détails à quoi il sert concrètement.
A quoi sert un tableau de suivi de prospection ?
Gagner du temps dans l'exécution des tâches liées au reporting est un défi pour tout porteur de projet. Le tableau de suivi de prospection vous aide à suivre l'évolution des statuts de vos clients, les convertir et surtout les fidéliser. Ce tableau vous permet de les contacter et de conclure des ventes sans pour autant perdre votre temps à rechercher dans des tableaux Excel interminables.
Il vous permet de connaître les besoins réels et les attentes de vos prospects, mais également d'avoir une approche plus personnalisée et de savoir de quelle manière les aborder ou les relancer.
Cela vous sera aussi utile pour situer vos prospects dans le tunnel de conversion et pour les gérer par ordre de priorité.
Avoir un tableau de suivi de prospection, vous permettra de relancer au bon moment vos prospects et clients, d’avoir une meilleure visibilité de votre fichier de prospection et de clientèle et de savoir les prioriser. Vous pourrez alors facilement vous concentrer sur les contacts qui ont le plus de potentiel d’achat. Ce tableau vous permettra un déroulement parfait de votre prospection et un accroissement de votre chiffre d'affaires. Voyons à présent son fonctionnement.
Comment fonctionne un tableau de suivi de prospection?
Votre tableau de suivi de prospection se compose de deux parties : l'onglet de saisie et l'onglet de consultation.
● L'onglet de saisie
C'est ici que vous référencez toutes les informations relatives à vos prospects, (le niveau de votre conversation, sa position dans le tunnel de conversion, la prochaine action dans son processus de conversion, sa provenance: réseaux sociaux ou autres, et d'autres commentaires nécessaires à la qualification du prospect. C'est une synthèse de ce qui a déjà été fait et ce qu'il reste à faire. Il faudra attribuer à chacun de vos prospects un numéro qui vous permettra de l'identifier dans le deuxième onglet.
● L'onglet de consultation
Comme son nom l'indique, c'est l'onglet qui vous permet de consulter les informations que vous aviez préalablement entrées dans votre tableau. Dans cet onglet, sélectionnez le numéro correspondant au prospect que vous voulez retrouver et vous verrez apparaître tout ce qu'il vous faut pour reprendre la discussion où elle s'était arrêtée. Le processus est simple et ergonomique.
Puisque le tableau de suivi de prospection a pour vocation principale la prospection, il convient de l'utiliser de façon optimale. De préférence, avec un CRM.
Tableau de suivi de prospection et CRM
En matière de prospection, un bon suivi peut faire toute la différence pour closer un lead. Il est donc fortement recommandé d'avoir recours à un CRM pour votre propre organisation commerciale, plutôt qu'un tableau excel fait à la main.
Il existe une multitude de logiciels de gestion alternatifs à Excel. C'est le cas du logiciel CRM de ActiveCampaign qui vous facilite la tâche dans le suivi de votre prospection commerciale. Cet outil tient compte des réalités de la prospection pour améliorer l'expérience utilisateur, le suivi, et le résultat en général. Il vous donne une vue à 360° de votre activité de prospection.
À travers ses multiples fonctionnalités, le CRM de ActiveCampaign vous sera utile non seulement dans la prospection et le suivi mais aussi dans la rétention et la fidélisation de vos clients acquis. Utiliser ce CRM se révèle alors être un choix stratégique pour une efficacité décuplée et un chiffre d'affaires explosé.
Il vous garantira :
- La facilité de la saisie et de la consultation des historiques
- La gestion optimisée des suivis et rappels, avec la possibilité de créer des alertes
- La possibilité de partager la base de données et l'accès à distance depuis un autre site ou un smartphone
- L'automatisation de certaines tâches ou scénarios commerciaux
- La sécurisation de vos données
- La possibilité d'insérer de nouvelles fonctionnalités et d'obtenir des rapports pour mieux orienter votre action commerciale
- La possibilité de branchement et de synchronisation avec d'autres outils.
Il est important de retenir qu'un CRM vous permet de passer d'un statut d'amateur à un niveau professionnel de prospection client. Grâce à la latitude qu'il offre de par ses fonctionnalités et son adaptabilité à vos besoins et objectifs, le CRM vous évite tout simplement d'être submergé par vos tâches et de gagner du temps. Ce qu'un tableau sur excel ne permet pas forcément. Mais pour cela, vous devez bien renseigner les données des prospects ou clients. Ceci nous amène au point suivant.
Que doit contenir un bon tableau de suivi de prospection ?
Un bon tableau de suivi de prospection doit être en mesure de répertorier toutes les informations globales de l'entreprise. Des objectifs aux attentes et aux ambitions, toutes les informations doivent s'y retrouver. De façon spécifique, voici une liste des éléments clés que doit contenir un bon tableau de suivi de prospection.
Les informations des prospects et des clients
Dans votre tableau de suivi de prospection commerciale, vous devez intégrer tous les détails liés à vos clients potentiels ainsi qu'aux clients déjà acquis. C'est un peu comme une carte d'identité des clients ou des prospects. Les informations qui doivent s'y retrouver sont :
- Le secteur d'activité du client ou du prospect
- Le nom et le type d'entreprise
- Le chiffre d'affaires de l'entreprise
- Le nombre d'employés de la société
- Le nom et/ou les prénoms du client ou prospect
- La fonction occupée au sein de l'entreprise
- L'adresse de la boîte e-mail
- L’adresse postale
- Les contacts téléphoniques
- Et tout autre détail qui peut être utile lors de l'analyse qualitative et quantitative de vos clients et prospects.
Le scoring des prospects
Le scoring des prospects appelé aussi le lead scoring est une stratégie qui vous permet d'attribuer des points aux clients ou aux prospects en fonction de l'importance ou de l'impact que ces derniers ont sur votre entreprise. Selon les objectifs que vous vous êtes fixés, certains clients et prospects doivent avoir la priorité sur d'autres. C'est la raison pour laquelle il est important pour vous d'associer le lead scoring à votre stratégie commerciale. Ceci vous permet de garder un œil attentif sur votre plan d'action commercial et de gagner du temps et de l'énergie. Le lead scoring assure également l'efficacité et la précision dans les tâches exécutées par l'entreprise.
Le statut des clients ou des prospects
Les clients ou prospects peuvent être classés selon trois catégories ou statuts. Ils peuvent être chauds, tièdes, ou froids.
● Clients ou prospects chauds
Les prospects chauds sont les personnes qui ont manifesté un réel intérêt pour vos produits ou services. Ces derniers en ont besoin et sont prêts à investir pour acheter ou bénéficier du service. Ces types de prospects sont les plus faciles à convertir et à fidéliser.
● Clients ou prospects tièdes
Les prospects sont qualifiés de tièdes lorsqu'ils voient la pertinence et l'importance des produits ou services que vous proposez, mais n'en ont pas besoin dans l'immédiat. Ceux-ci peuvent ressentir le besoin dans le court, moyen ou long terme. Convertir ce type de prospects est possible, avec la mise en place d’une stratégie commerciale. afin de les convaincre que le besoin est présent. Une fois convaincus, ils pourront passer à l'acte d'achat.
● Clients ou prospects froids
Les prospects froids sont des prospects qui ne ressentent aucun intérêt réel pour votre produit ou service mais qui néanmoins peuvent ressentir le besoin à tout moment. Les prospects froids prennent plus de temps à analyser le produit afin de se convaincre qu'ils en ont ou qu'ils en auront besoin un jour. Ils peuvent donc être convertis et fidélisés mais uniquement si vous usez d'une stratégie commerciale hors pair.
Généralement, le statut des clients évoluent dans le temps, c'est-à -dire qu'un prospect froid peut devenir au fil du temps un prospect tiède et ainsi de suite. Il peut également brûler des étapes en passant de prospect froid à chaud. Dans tous les cas de figure, vous devez noter dans votre tableau de suivi commercial, l'évolution du statut de chaque prospect afin de déterminer le pourcentage d'intérêt que ce dernier porte à votre entreprise.
La source via laquelle le prospect a été généré
Les prospects peuvent être générés de plusieurs manières. Il peut s'agir des réseaux sociaux, des appels téléphoniques ou cold calls, des campagnes de prospection, d'emailing et bien d'autres moyens. Alors pour plus d'efficacité dans l'atteinte de vos objectifs, vous devez noter dans votre tableau de suivi de prospection commerciale, le moyen par lequel vous avez contacté chaque prospect.
En procédant de cette manière, vous savez quel genre de stratégie adopter pour quel type de prospects. En outre, le fait de répertorier les sources vous permet d'évaluer l'efficacité de votre stratégie de marketing et de voir si cette dernière convient parfaitement à votre cible. Les sources intégrées dans le tableau de suivi, évaluent également les risques d'échecs ou de réussite de votre stratégie vous permettant d'apporter des corrections si celle-ci ne génère pas les résultats attendus.
Les avantages de l’utilisation d’un CRM
Le suivi de prospection est un outil de CRM indispensable pour le bon déroulement de votre campagne marketing. Ce tableau vous permet d'analyser vos résultats et de vérifier si oui ou non vous êtes sur le bon chemin. C'est d'ailleurs le meilleur moyen pour gérer efficacement et rapidement vos données sans perdre de temps..
Le CRM vous permet aussi de segmenter les prospects, de personnaliser votre offre et via son automatisation, d'augmenter le chiffre d'affaires.
Grâce à l'utilisation d'un CRM, le commercial peut désormais offrir une meilleure expérience au client. Avant même de le rencontrer , il sait déjà tout sur lui. Il sait par exemple s'il a déjà échangé avec un autre membre de la société ainsi que l'historique des échanges, s'il est au tout début du tunnel de conversion, au milieu, ou à la fin. Ceci permet d'envoyer la bonne information à la bonne cible avec un timing parfait.
Toutes les informations clients (données personnelles) sont en effet centralisées et accessibles en quelques clics sur le logiciel de gestion. Tous les membres de l'équipe peuvent alors réserver un accueil de qualité au prospect, sans risque de le confondre avec un autre.
Les messages sont ainsi personnalisés à la grande satisfaction du prospect ou client qui se sent valorisé. Dès lors, il est plus facile de le fidéliser. Cette personnalisation rendue possible par la segmentation produit assure plus de succès à votre prospection.
Adaptation de l’offre aux prospects
Le tableau de suivi de prospection est un indicateur qui permet d'avoir un œil sur vos prospects. Grâce à ce tableau, vous adaptez vos offres de services en fonction du statut du prospect. En fonction du statut (froid tiède ou chaud) vous pouvez mettre en place des stratégies adéquates et appropriées afin de le convertir en client.
L'autre avantage du tableau de suivi est sa capacité à contenir toutes informations précises et détaillées concernant le client. Ce qui vous permet de répondre efficacement à leurs besoins rapidement et efficacement.
L'automatisation CRM
L'automatisation CRM est le processus par lequel les entreprises utilisent les outils informatiques pour non seulement booster les ventes mais également offrir aux clients la meilleure expérience possible.
C'est également un processus qui permet d'utiliser l'intelligence artificielle pour aider le personnel de l'entreprise à optimiser des tâches et pour les membres de l’équipe commerciale à gagner du temps et à alléger leur charge de travail. Cette automatisation permet de classer de façon automatique les profils des clients ou prospects selon leurs statuts. Ce qui, par conséquent, améliore considérablement la productivité de l'entreprise.
Pour une utilisation beaucoup plus efficace de l'automatisation CRM, vous pouvez :
● Utiliser des Salesbot
Le Salesbot est une intelligence artificielle qui coordonne les ventes de l'entreprise. Avec cette nouvelle technologie la probabilité de closer un deal est d'autant plus élevée puisque le système possède toutes les informations concernant le client, ses désirs et ses besoins les plus spécifiques. De plus en plus d'entreprises utilisent cette méthode pour non seulement booster leurs ventes mais également pour optimiser la gestion commerciale. L'intelligence artificielle va permettre aux commerciaux d’avoir une vision claire de leurs actions et d’avoir une stratégie propre à chaque prospect.
● Les chatbots
Les chatbots sont des robots qui sont chargés de gérer la clientèle et de répondre à leurs différentes préoccupations en temps réel. Cette forme d'intelligence artificielle permet aux entreprises d'interagir avec les prospects et clients: Dans un premier temps l’internaute va interagir avec un agent virtuel (le robot) qui va le rediriger vers un responsable du service client si nécessaire. Les chatbots optimisent et facilitent le travail du service client.
Tous ces facteurs sont indispensables à l'évolution des entreprises car la croissance d'une entreprise se base sur la bonne gestion de sa relation avec la clientèle.
Le tableau de suivi de prospection commerciale est l'outil de base du CRM. Ce tableau de bord recense toutes les informations nécessaires pouvant aider à la gestion de la clientèle d'une entreprise. Les entreprises, qu'il s'agisse des B2B ou des B2C sont toutes invitées à utiliser cet outil de CRM au détriment des tableaux Excel classiques aux fonctionnalités limitées. Au vue de sa grande utilité, le tableau de prospection est un outil primordial à ne négliger sous aucun prétexte.
