C’est quoi un webinaire ?

Le webinaire encore connu sous le nom de web séminaire, est une conférence en ligne organisée dans l’optique d'atteindre une cible donnée. Il en existe plusieurs types et le choix dépend de l’objectif de base de votre entreprise.

S’il est vrai que l’essor d’internet a favorisé l’organisation des web séminaires, il n’en demeure pas moins que la crise sanitaire a facilité ses modes de déroulement et sa prise en main.

En plus d’alléger les charges budgétaires aux organisateurs et participants, le webinaire est un excellent moyen pour faire du marketing digital.

Toutefois, bien que le terme « webinaire » soit connu du grand public, il existe encore certaines zones d’ombres liées à son utilité, ses outils connexes, et son mode d’utilisation. Dans cet article, nous passerons donc au peigne fin tout ce qu’il y a à savoir sur les tenants et aboutissants du webinaire.

Un webinaire ou webinar en Anglais, est une conférence organisée via internet par une entreprise ou une organisation et auquel assiste exclusivement un public cible donné. Le terme webinaire provient de la combinaison des mots: « séminaire » et « web ». Il se définit alors comme un séminaire déroulé en ligne à l’aide d’un logiciel ou d’une plateforme, diffusé à un groupe de personnes minutieusement choisi.

Les conférences en ligne peuvent s’organiser sous forme de réunions dans l’enceinte d’une entreprise ou en externe, avec un plus grand public. Dans tous les cas de figure, les web séminaires s’organisent à différentes fins. Il peut s’agir d’une campagne de génération de leads, d’une stratégie de rétention clients ou d’une démonstration de produit. L’objectif doit cependant être fixé avant l’organisation de l’événement.

Les web séminaires permettent aux entreprises surtout dans le cas de communication B2B, d’amener les participants à poser des actions spécifiques telles que poser des questions directes, télécharger des documents, exprimer leurs objections et/ou besoins, etc.

Les conférences en ligne ont été créées dans le but d'alléger la tâche aux organisateurs et aux participants. Effectivement ils n’ont plus à penser aux charges liées aux déplacements et à d’autres dépenses supplémentaires telles que l’hébergement, les repas, le budget pour la salle de réunion et son aménagement, le budget alloué à la régie, à l’électricité et au matériel audiovisuel: système de son, projecteurs, caissons lumineux, écrans, pour ne citer que ceux-là.

L’ aspect économique est le premier élément à prendre en considération lorsqu’il s’agit de l’intérêt d’un webinaire. Comme abordé précédemment, le webinaire permet de réduire les charges générées par l’organisation.

Les web séminaires permettent également de booster le nombre de participants. La conférence étant en ligne, les participants peuvent la combiner avec d’autres occupations. Les entreprises se servent de cette alternative pour agrandir leur audience, générer plus de leads et ainsi mieux gérer leur clientèle.

L’autre avantage des conférences en ligne est qu’elles peuvent être enregistrées et suivies sous format vidéo ou podcast après l’événement. Vous pouvez partager l’écran et permettre aux participants de voir certains détails. Ce qui accroît encore plus la visibilité et la notoriété de l’entreprise.

Du fait que les web séminaires nécessitent peu de ressources humaines et financières, c’est l’un des moyens les plus recommandés pour organiser les évènements.

Les webinaires sont de types variés et présentent chacun des caractéristiques bien définies. Ces types varient en fonction de votre domaine d’activité et principalement dans cet article, nous parlons de ceux liés au marketing et à la gestion de la relation client. Ainsi nous avons:

• Les webinaires destinés à la vente

Ce sont des séminaires en ligne au cours desquels vous faites la promotion de vos produits et services et par la même occasion vous convertissez des leads en clients. Pour générer les résultats souhaités, le webinaire doit se faire d’une façon bien précise avec une méthode prédéfinie. Vous devez commencer par éduquer vos leads sur un thème donné pour ensuite leur parler de vos offres. Ce type de webinaire nécessite un niveau d’expertise que vous devez acquérir au fil du temps.

• Les webinaires de découverte

Ce type de conférence en ligne est destiné à décrire votre plan de communication à votre audience. L’objectif est de mettre en avant les problèmes de votre cible sans toutefois parler des solutions que vous proposez. La meilleure manière de convaincre un public d’acheter un produit est de lui faire prendre conscience qu’il a un besoin. Vous pouvez par la suite lui proposer subtilement une solution qui ne donne pas l’impression que vous lui demandez d’acheter.

• Les webinaires de prise de conscience et de décision

A cette étape, votre audience se rend compte qu’il a un problème et que vous pouvez leur offrir une solution efficace. Ils sont à la recherche d’astuces et de plus de détails pour prendre une décision finale. Ils veulent poser des questions sur votre niveau d’expertise, vos expériences et les feedbacks de vos clients. Surtout assurez-vous d’être le plus concret possible.

Plusieurs plateformes de visioconférence sont disponibles pour vous aider à créer votre webinaire. Certaines sont payantes et d’autres gratuites. Voici une liste :

• Gotowebinar
• Livestorm
• Zoom
• Google Hangouts
• Join.me
• Youtube
• Webex
• Webinarjam

Les webinaires s’organisent suivant des étapes bien définies. Suivez ce canevas pour créer le vôtre.

       Choisir le thème de votre webinaire

C'est la première étape d’un web séminaire. Vous devez choisir un thème qui répond aux besoins spécifiques de votre cible. Le sujet doit être en accord avec les objectifs de votre entreprise et votre domaine d’activité.

Pour y arriver aisément, vous pouvez utiliser les réseaux sociaux ou faire une étude de marché pour déterminer les sujets qui préoccupent votre public cible. Suite à cette analyse, identifiez le thème qui vous paraît le plus pertinent et créez votre webinaire en fonction.

     Choisir un format pour votre webinaire

Le format que vous utilisez dépend du message que vous voulez faire passer et de l'engagement de votre public cible. Vous pouvez opter pour des formats questions-réponses, des formats modérateur ou conférencier unique ou encore des interviews. Tout dépend de vos objectifs.

       Préparer le contenu

Le contenu est le socle du webinaire.  Un webinaire est une forme de communication et il n’existe pas de communication sans contenu. Pour celà, vous devez préparer un contenu captivant et instructif. Vous devez faire preuve de créativité en offrant à votre audience une communication qui les captivera jusqu’à la fin de la conférence. Pour plus d’impact, privilégiez des visuels, les powerpoints, les diaporamas aux longs textes, et surtout avec un design à couper le souffle. Les webinaires durent généralement entre 45 minutes et 1 heure. Veillez à respecter le temps imparti pour ne pas ennuyer votre auditoire.

       Choisir un canal approprié

Nous avons cité plus haut les plateformes (Webex, Livestorm, Gotowebinar etc.) que vous pouvez utiliser pour organiser votre conférence en ligne. Cependant, avant d’opérer un choix vous devez analyser les outils et voir ce qui vous convient le mieux. Faites un sondage et demandez-vous si le choix correspond à vos objectifs. Pour les outils payants, étudiez les tarifs avant de choisir.

       Choisir la bonne date et la bonne heure

Le choix de la date ne dépend pas entièrement de vous. Pour avoir un plus grand public, la date et l’heure doivent être fixées en fonction de la localisation et de la disponibilité de votre audience. Faites un sondage sur les réseaux sociaux par exemple avant de fixer une heure.

       Créer une page d’inscription

Une fois les étapes précédentes franchies, vous devez, en fonction de la plateforme, créer une page d’inscription. La page est généralement une landing page qui incite les leads à s’inscrire. La page d’inscription doit comporter des éléments tels que :

• Un titre accrocheur ;
• Un bref aperçu du webinaire ;
• Un CTA (Call To Action) ;
• Un visuel attirant ;
• Une description des parties prenantes du webinaire ;

       Faire la promotion de votre webinaire

La promotion de votre conférence en ligne est la clé lorsque vous désirez avoir un grand nombre de personnes. Utilisez par exemple les réseaux sociaux, les campagnes publicitaires et l’emailing pour tenir informer votre audience. De préférence, vous devez commencer la promotion en avance pour préparer la cible.  N’attendez pas le jour J pour commencer.

Après votre inscription au webinaire vous recevez un lien de connexion pour rejoindre la conférence sur le site ou la plateforme où elle a lieu. Pas de panique si vous êtes en retard, vous pourrez toujours rejoindre la conférence tant qu’elle n’est pas terminée.

Il est possible de participer à un webinaire depuis votre ordinateur, smartphone, mini pc ou tablette (tant que ce dernier a accès à une connexion internet). Pour vous connecter:

• Cliquez sur le lien de connexion que vous avez reçu par e-mail.
• Entrez les informations de la réunion si nécessaire (l’identifiant et le mot de passe).
• Ouvrez votre caméra (facultatif) et rejoignez l’audio. Vous pouvez écouter la réunion via les hauts parleurs de votre appareil ou en connectant des écouteurs. Votre micro n’est donc pas indispensable à votre réunion en tant que participant.

Lors du webinar, l’organisateur partage généralement son écran avec vous (une présentation Powerpoint par exemple) pendant qu’il donne des détails à l’oral. Vous pouvez poser des questions au fur et à mesure qu’il évolue dans sa présentation, ou les noter pour les poser à la fin. Cela dépend du présentateur.

Posez vos questions en les saisissant dans la messagerie de l’appel (le chat). Le présentateur les recevra en temps réel et pourra y répondre.

En tant qu’organisateur d’un webinaire, vous avez le souci de réussir votre webinaire pour avoir un sentiment de satisfaction et procurer ce même sentiment aux participants. Découvrez comment y arriver dans le prochain paragraphe.

Réussir un webinar prend en considération quelques préparations préalables. Entre autres, vous devrez :

• Définir votre cible et déterminer la thématique qui l'intéresse.

• Faire des piqûres de rappels 1 ou 2 jours avant le webinar et quelques heures avant son démarrage pour vous assurer que les participants inscrits n’ont pas oublié et qu’ils seront bien présents.
• Lors du webinar, miser sur l’interactivité avec les participants à travers des questions réponses par exemple, ou en leur donnant la parole pour donner leur avis sur la thématique développée. Votre webinar sera ainsi plus intéressant et convivial.
• Une fois le webinar terminé, il reste une étape importante pour s’assurer que vous avez fini en beauté. C’est toujours une bonne idée de relancer les participants (en les remerciant de leur présence par exemple), afin de les fidéliser et les inciter à participer à un prochain événement. Vous pouvez aussi leur demander comment ils ont trouvé le webinaire et s’ils ont des suggestions à faire. Cette pratique participe à la rétention client.

Une fois cette étape conclue, vous venez de réussir votre webinaire et vous êtes prêt pour préparer le prochain.