30 consi­gli per come sfrut­tare al massimo una conferenza

Le conferenze hanno sempre fatto parte della vita lavorativa e, a prescindere dal settore in cui operi, sono sempre state un ottimo modo per imparare dai migliori del campo e aggiungere nuove persone alla tua rete.

Finché non sono scomparse.

Ma torneranno.

Tuttavia non sempre si sa in che modo sfruttare al massimo le conferenze.

Forse non è chiaro quali dovrebbero essere i tuoi obiettivi in una determinata conferenza.

O magari non ti senti sufficientemente a tuo agio nel fare rete con sconosciuti.

Magari la tua azienda ti ha pagato le spese per partecipare a una conferenza che non ti convinceva fin dall'inizio.

Qualunque sia la ragione, adesso sei in ballo. Stai andando a una conferenza per cui devi sapere come sfruttarla al massimo.

Questo articolo fornisce dei consigli per le conferenze che ti aiuteranno a raggiungere i tuoi obiettivi personali, professionali e aziendali. Imparerai ad esempio:

• Come conoscere nuove persone, anche se normalmente non sei a tuo agio nel fare rete con gli sconosciuti
• Le modifiche allo stile di vita da apportare quando si viaggia
• Tecniche di follow-up per lasciare il segno
• Come assicurarsi che le informazioni più importanti dei relatori non entrino da un orecchio ed escano dall'altro

Sono molti i vantaggi del partecipare alle conferenze che vanno oltre al semplice "fare rete e imparare dai relatori". Questi ultimi sono senz'altro importanti, ma ci sono altri vantaggi che non sempre vengono considerati.

Ad esempio:

• Contenuti per i social media dalla conferenza
• Scambio di appunti su procedimenti e tattiche con altre persone nel tuo settore
• Organizzazione di primi incontri per avviare partnership commerciali
• Creazione di contenuti specifici per la conferenza per aumentare la visibilità
• Scoperta delle ultime novità di settore in fatto di strumenti
• Conoscere i relatori e gli organizzatori per dare vita a nuove opportunità

Se questi vantaggi non ti sembrano abbastanza specifici, pensa che anche una sola nuova relazione può bastare per cambiare il corso della tua carriera o della tua azienda.

Un'ottima nuova conoscenza può portare a nuove opportunità di lavoro, collaborazioni e creazione di contenuti. Una nuova idea, se è quella giusta, può cambiare interamente il tuo approccio lavorativo.

Jay Acunzo, un esperto di marketing e relatore alla Content Marketing World, ha inserito la partecipazione agli eventi di networking tra i suoi tre consigli più importanti per chi sta entrando nel mondo del marketing. Per dirlo con le sue parole "quando conosci le persone giuste accadono cose fantastiche".

Se viaggi per partecipare a una conferenza, cosa devi portare?

Tuuuuuuuuuuttooooooo!!

Naturalmente devi portare con te i vestiti da indossare e il telefono, probabilmente anche un computer portatile. E se andassimo oltre alle cose essenziali e ci concentrassimo su cose utili a cui potresti non pensare?

• Penne extra da avere a portata di mano
• Libri da farsi autografare da relatori di spicco
• Una presa multipla (questo ti darà popolarità)
• Un caricabatterie extra (come riserva, ma anche per lo stesso motivo della presa multipla)
• Mentine
• Burrocacao
• Igienizzante per le mani
• Lozione per le mani
• Snack per la sala conferenze
• Un maglione leggero (anche in estate, i centri congressi di solito sono freschi)

Ma senza ulteriori indugi, ecco i nostri 30 migliori consigli per le conferenze.

Dopo aver stabilito se un evento è adatto a te, è importante definire in anticipo gli obiettivi per l'evento. Sapere cosa desideri ottenere da un evento ti aiuterà a capire a cosa dare priorità.

• Cosa vuoi portarti a casa dall'evento?
• L'obiettivo dell'evento è quello di incontrare molte persone?
• Una persona in particolare?
• Stai cercando di far nascere una collaborazione con la tua azienda?
• Stai cercando clienti?
• Il tuo obiettivo principale è quello di imparare dai relatori e sei meno interessato a fare rete?

Il modo in cui affronti l'evento, le sessioni che scegli e le persone con cui parli dipendono dal motivo per cui ti trovi lì. Individua questo obiettivo prima di recarti alla conferenza.

Chi parteciperà alla conferenza?

Forse non puoi vedere l'elenco completo dei partecipanti, ma puoi comunque...

• Seguire l'hashtag della conferenza su Twitter
• Tenere sotto controllo il programma
• Chiedere alle persone all'interno della tua rete se parteciperanno

Se ci sono persone con cui sai di voler entrare in contatto, conoscere in anticipo queste informazioni è un grandissimo vantaggio. Puoi dare un'occhiata al loro lavoro o alla loro area di interesse e preparare in anticipo alcune domande mirate.

Questo tipo di preparazione può aiutarti a lasciare una buona impressione, ma semplifica anche il portare avanti una conversazione poiché eviterai i momenti di esitazione cercando argomenti di cui parlare.

Tutti usano gli hashtag della conferenza.

Vedi?

Naturalmente vorrai twittare durante l'evento (#foreshadowing), ma non è una cattiva idea iniziare a coinvolgere le persone sui social prima dell'inizio della conferenza.

Twitter e LinkedIn sono i soliti sospetti. Partecipare alle discussioni può darti un'idea di chi parteciperà e di cosa vorrà parlare.

A seconda di quanto sia grande la conferenza, potrebbe anche portare a conversazioni di persona. "Eri tu che parlavi di XYZ su Twitter".

Aspetta, questo è un consiglio per le conferenze o per la vita?

Entrambe le cose, ma è molto importante durante le conferenze perché il sonno è la prima cosa a cui si rinuncia.

Se viaggi per una conferenza, è facile che tu tenda a dormire di meno. Cerchi di andare a dormire a un'ora normale, ma il jetlag si fa sentire. Addormentarsi è più difficile in una stanza d'albergo, oppure rimani fino a tardi a una festa della conferenza.

Sei tu a conoscere quali sono i tuoi bisogni, ma non sottovalutare l'importanza di un buon riposo (e se questo ancora non ti convince, leggi questo libro).

Questo libro tratta delle più recenti ricerche sul sonno. Cambierà per sempre ciò che pensi sui cuscini (fonte, Amazon).

Sarai più vigile, più in grado di imparare dai relatori e ti sentirai più a tuo agio nell'incontrare nuove persone.

Esattamente come per il riposo, è facile perdere il controllo della propria dieta quando si viaggia.

Viaggiare mette alla prova la tua routine. Ma il sonno, l'esercizio e l'alimentazione possono influire sul tuo umore e sulla tua energia. Quando partecipi a una conferenza, prepara un piano da seguire per evitare di prendere ciò che è più comodo, che di solito è qualche fast food.

Buono da far male. Farà pagare il suo prezzo durante la conferenza.

Preparare spuntini sani può aiutarti a tenere a bada la fame, quindi puoi scegliere un'opzione più sana invece di andare in un McDrive.

Dopo gli ultimi due punti, potresti aver intuito quale sarà il prossimo.

Se sei una persona che di solito si allena, non trascurare l'esercizio mentre sei alla conferenza. Ritaglia qualche momento nella palestra dell'hotel: ti sentirai più riposato e preparato per ottenere ciò di cui hai bisogno dalla conferenza.

In pausa tra una sessione e l'altra?

C'è un altro potenziale vantaggio nell'andare nella palestra dell'hotel: si incontrano altre persone della conferenza, in un ambiente che non è quello della conferenza stessa.

L'hotel della conferenza è quello in cui alloggerà la maggior parte dei partecipanti. Pernottare lì ti offrirà più opportunità per fare rete con i partecipanti.

È pura logica.

Soggiornare nell'hotel della conferenza potrebbe non farti ottenere 100 connessioni in più. Ma non è necessario. Anche se tutto ciò che ne consegue è la condivisione di un Uber dopo l'happy hour o due parole sullo shampoo dell'hotel per riempire il silenzio, quei piccoli momenti possono rivelarsi importanti.

Se hai le risorse o conosci buona parte delle persone che partecipano, prendi in considerazione l'idea di organizzare un evento esterno alla conferenza.

Non è neanche necessario che tu partecipi alla conferenza vera e propria!

Tutti amano gli happy hour post conferenza e le serate con degustazione di vini. Riunire la tua rete può aiutarti a creare quell'ambiente di gruppo ristretto che porta a conversazioni e connessioni interessanti.

Evita di dover fare queste scelte il giorno della conferenza. Se i tuoi obiettivi sono chiari, dovrebbe essere relativamente facile scegliere le sessioni che più ti interessano.

Quali relatori vuoi ascoltare? (Fonte, tweet di SEMrush)

Se una persona interessante da conoscere partecipa a una sessione specifica, puoi effettuare delle modifiche se necessario. Ma rivedere il programma e avere un piano ti aiuterà anche a capire quali sessioni puoi perdere e quali sono un must.

Come fare a sapere quali sessioni seguire?

Guarda video dei relatori.

Guardare i video dei relatori prima della conferenza ti consente di ottenere due risultati.

Primo, ti aiuta a capire se vuoi davvero ascoltare quel relatore.

I titoli degli interventi ti forniscono alcune informazioni, ma a volte i relatori prendono una piega inaspettata che ti fa perdere interesse. Dare uno sguardo in anticipo può evitarti questo problema.

Ad esmpio, questo è Oli Gardner di Unbounce: uno dei migliori speaker di Activate

In secondo luogo, ti fornisce un contesto. Se durante una sessione ascolti una nuova idea per la prima volta, può essere difficile tenere il passo o formulare domande utili. Se guardi i vecchi interventi in anticipo e lasci che le idee germoglino, otterrai di più dalla sessione in presenza.

Stranamente, in molti non lo fanno.

Dare un'occhiata allo spazio della conferenza prima di partecipare riduce il numero di cose di cui preoccuparsi durante l'evento. Non vorrai vagare senza meta alla ricerca del bagno più vicino, né dover correre per arrivare puntuale a ogni sessione.

Quando sai dove si trova tutto e dove stai andando, è più facile rilassarsi, concentrarsi sull'apprendimento e conoscere persone.

Sapere dove si trova tutto significa anche poter aiutare le altre persone. Se qualcuno sta cercando il bagno sarai in grado di indicarglielo "è in fondo al corridoio a sinistra", risolvendo così un bisogno urgente.

Puoi anche conoscere lo spazio intono alla conferenza (fonte, CG Life)

Assicurati che le persone non si aspettino qualcosa da te al lavoro. Non vuoi rientrare e trovare la casella piena di email di persone arrabbiate.

Si tratta di un consiglio semplice, ma racchiude anche un'opportunità. Come per la maggior parte delle risposte automatiche, reindirizzerai chi ti cerca verso i colleghi se la questione è urgente.

Ma se la tua azienda produce molti contenuti, considera l'idea di inserire un link all'interno della tua firma per le email.

Andy si assicura di inserire un link al blog di Orbit Media nella sua firma dell'email

Alla fine dell'evento, potresti aver raccolto molti biglietti da visita

La prima volta che sono stato a una conferenza, non pensavo che avrei raccolto biglietti da visita. Quando mi hanno dato un biglietto, ho cercato nella mia tasca dei pantaloni uno dei miei... e poi ho messo quello ricevuto nell'altra tasca.

Poi mi sono completamente dimenticato della loro esistenza. Fino alla settimana successiva, quando li ho ritrovati completamente distrutti dopo aver provato a lavare i pantaloni. Ops.

Se partecipi per conto della tua azienda, puoi anche utilizzare i moduli di iPad per raccogliere contatti

Assicurati di avere un modo per raccogliere le informazioni di contatto. Che sia un posto dove mettere e organizzare i biglietti da visita o un modo per raccogliere le informazioni in un foglio di lavoro, trova un sistema ordinato.

Non ha senso avere un'ottima conversazione con una persona e poi non avere altri contatti.

Lo scopo di una conferenza non è solo quello di far incontrare le persone, è quello di creare una rete. Se partecipi a una conferenza con questo obiettivo, assicurati di rimanere in contatto con le persone dopo l'evento.

Il livello di follow-up dipende dal tipo di relazione che vuoi stabilire con una persona.

Se hai conosciuto una persona interessante con cui vuoi rimanere in contatto, ma non vedi opportunità immediate per farlo, un'email in cui scrivere semplicemente "piacere di aver fatto la tua conoscenza" può essere sufficiente. Un'altra buona idea può essere quella di condividere un contenuto interessante basato su un argomento di cui avete parlato.

Se ti interessa sviluppare una relazione più a stretto contatto con qualcuno, prova a organizzare una telefonata. Anche 30 minuti a tu per tu al di fuori della conferenza possono essere abbastanza per iniziare una relazione duratura.

Perché aspettare?

Lo scambio di biglietti da visita è importante, ma è facile raccogliere molti biglietti e poi non parlare più con nessuna di queste persone.

Invece, prova a creare una connessione con qualcuno direttamente sul posto. Fai un piccolo gioco: scopri se avete qualche contatto LinkedIn in comune (che è anche un modo veloce per stabilire un rapporto). Poi chiedi di collegarvi su LinkedIn.

Quando è stata l'ultima volta che hai ricevuto un biglietto di ringraziamento scritto a mano?

Se hai avuto una conversazione molto interessante con qualcuno, inviare un biglietto scritto a mano è un follow up di livello superiore. Sicuramente lascerà un'ottima impressione.

E non devi limitarti alle persone con cui hai parlato direttamente. Puoi anche inviare un biglietto agli organizzatori o a determinati relatori: entrambe persone notoriamente molto impegnate e che potrebbero perdersi un'email classica.

Se hai bisogno di contenuti per i social, scatta delle foto con le persone che incontri!

David Fisher ne è il maestro. Il networking semplice è un grande modo di fare rete.

Questo è un modo semplicissimo di fare rete ed espandersi sui social. Taggare le persone nei tuoi post aumenta le possibilità che vengano condivisi e le persone alla conferenza seguiranno con attenzione gli hashtag della conferenza.

Inoltre, non sai mai quando avrai bisogno di materiale per un album dei ricordi.

Le conferenze offrono una miriade di attività quindi, siamo onesti, è impossibile ricordare tutto ciò che viene detto.

12 anni fa ho letto un libro che ha cambiato per sempre il mio modo di prendere appunti.

Prima che Cal Newport diventasse famoso per i suoi bestseller come Deep Work e So Good They Can't Ignore You, aveva un blog chiamato Study Hacks e ha scritto il libro How to Become a Straight A Student.

Anche se non sei più a scuola, i consigli per gli appunti presenti in questo libro sono incredibilmente buoni (Fonte, Amazon)

Anche se hai superato da tempo gli anni dell'università, I consigli per gli appunti di Newport sono molto utili. Newport sostiene che non dovresti mai appuntare informazioni semplici quando prendi appunti. Propone un modello "Domanda/Prova/Conclusione" che rende la presa di appunti più veloce ed efficace.

Molte persone prendono appunti annotando alcune idee singole. Ma quando vanno a rileggere gli appunti, è difficile ricordare cosa significassero.
Il sistema di Newport risolve quel problema: ho degli appunti di conferenze a cui ho partecipato anni fa che posso ancora rileggere e controllare regolarmente.

Potresti aver notato la "ciabatta" nella nostra lista delle cose da portare. Dovrai davvero ricaricare così tanto?

Non si sa mai! Ma anche se non porti con te sei dispositivi, una ciabatta è un ottimo modo per fare nuove amicizie.

Invece di monopolizzare una presa con il tuo computer portatile e il tuo telefono, grazie alla ciabatta, sarà più semplice per le persone avvicinarsi, usare la tua presa multipla, e iniziare una conversazione. Un'ottima opportunità per fare networking.

Nota: questo vale anche per gli aeroporti. Tutti in aeroporto amano la persona con una presa multipla.

È un espediente? Sì. Funziona? Puoi scommetterci.

Se indossi un capo di abbigliamento che attira l'attenzione, le persone ti noteranno. Verranno a parlarti anche solo per farti i complimenti per il cappello.

A seconda di quanto vorrai essere stravagante, potrebbe essere scomodo indossare qualcosa che attiri l'attenzione. Allo stesso modo, farsi notare ti offre un modo per iniziare la conversazione e fa in modo che le persone vengano da te.

Prova il tuo elevator pitch.

In qualsiasi conferenza, ti verrà chiesto "di cosa ti occupi" circa 90 fantastilioni di volte. Meglio avere una risposta pronta.

Cosa rende buono un elevator pitch? il tuo pitch dev'essere:

• Chiaro
• Descrittivo
• Emotivo

Spiega di cosa ti occupi in modo semplice, dimostrando perché è importante. Non esitare a inserire un esempio o un breve racconto: gli esempi possono aiutarti a fare in modo che le persone non si dimentichino di te.

Se non hai già un elevator pitch collaudato, puoi sfruttare le conferenze per vedere come reagiscono le persone.

Ad esempio, ho scoperto che definirmi "scrittore" crea meno interesse rispetto a "creatore di contenuti per il marketing" o "copywriter". Allo stesso modo, "lavoro nel marketing" è meno interessante rispetto a "mi occupo di marketing per una società tecnologica".

Quando aggiungi un'informazione specifica al tuo elevator pitch (ad esempio "per una società tecnologica", o "che aiuta le persone a fare X"), aggiungi un'informazione che può attirare qualcuno, il che rende più facile portare avanti la conversazione.

È strano fare il copione delle conversazioni? Forse. Ma non è meglio avere alcuni semplici spunti di conversazione che rimanere in disparte al telefono senza parlare con nessuno?

In ogni caso le conversazioni nelle conferenze seguono una sorta di copione. La maggior parte delle conversazioni inizieranno parlando della conferenza, e va benissimo così! Avere qualche spunto a portata di mano aiuta a iniziare le conversazioni.

Ecco alcuni spunti di conversazione provati e certificati che puoi mettere in atto:

• Come ti è sembrato l'ultimo relatore?
• Ciao, sono [il tuo nome]! Credo che non ci siamo mai visti.
• Come hai scoperto l'evento/cosa ti ha convinto a partecipare?
• A quali sessioni pensi di partecipare? A me è sembrata interessante [nome della sessione].

Perché è così complicato ricordare un nome?

Se cerchi su Google "consigli per le conferenze", probabilmente troverai alcune tecniche utili per ricordare i nomi. Ripeti il nome dell'altra persona, immaginali mentre fanno qualcosa di strano, usa il nome nella conversazione. Sicuramente le avrai già sentite.

Ma puoi aumentare l'efficacia di quelle tattiche se capisci prima di tutto perché è complicato ricordare i nomi.

Il primo e più importante dei motivi? Non l'hai mai imparato davvero.

La ricerca psicologica ha dimostrato che la memoria si articola in tre fasi generali: codifica, immagazzinamento e richiamo. Prima è necessario assorbire le informazioni, poi salvarle per un secondo momento e infine riprenderle per utilizzarle.

Quando si dimentica il nome di una persona, si tende pensare che ci sia un problema nella fase di richiamo. Ma il più delle volte il problema è in realtà di codifica.

Se quando ascolti il nome non stai prestando completa attenzione, non trasferirai mai il ricordo nella memoria e non potrai richiamarlo.

Tutti i suggerimenti che ti vengono proposti: ripetere il nome, usarlo nella conversazione, farne lo spelling, associarlo a qualcosa, funzionano perché sono di aiuto alla fase di codifica.

Infine: non aver paura di richiedere il nome a qualcuno se lo dimentichi. Puoi dire semplicemente "So che hai già detto come ti chiami ma mi è già sfuggito". Magari anche loro hanno dimenticato il tuo nome!

In una conferenza, i contenuti per i social sono ovunque.

Scatta foto con altre persone. Twittta alcune diapositive o citazioni degli interventi. Il cibo è buono? C'è una statua interessante? Vale tutto.

Quando fai un post sui social, utilizza l'hashtag della conferenza. Le persone seguono l'hashtag e twittare su quello che succede è un modo semplice per farsi notare.

Se non stai facendo un post su Twitter, LinkedIn o Instagram, lascia stare il telefono.

In ogni conferenza ci sono persone che si appostano negli angoli, a testa bassa, fissando i loro telefoni. Non lasciare che sia il tuo caso. Le email di lavoro possono aspettare: è per questo che hai impostato il risponditore automatico.

Vedi che questa persona non sta parlando con nessuno

Lo so. Stare in mezzo a tante persone che non conosci può essere difficile, ma fa parte delle conferenze e molte persone utilizzano il telefono come scudo per evitare di conoscere nuove persone.

Usare il telefono ti fa apparire una persona chiusa ed è più difficile che le persone inizino una conversazione con te.

I contenuti creati durante una conferenza funzionano sempre.

Una volta ho pubblicato un contenuto mentre mi trovavo ancora nel centro congressi. Il contenuto funziona perché:

1. A tutti piace leggere delle cose che hanno vissuto
2. Se lo pubblichi velocemente, sarai l'unico con contenuti da leggere

Questa tattica funziona particolarmente bene nelle conferenze che non si occupano di marketing perché è meno probabile che gli altri partecipanti producano contenuti propri.

Come si fa a produrre contenuti così velocemente? Con ottimi appunti. È più facile sfornare contenuti se prendi degli ottimi appunti sui relatori e sulle sessioni.

Ottimi appunti portano a contenuti veloci.

Il pranzo è probabilmente il momento più facile per conoscere nuove persone.

A pranzo, tutti si aggirano naturalmente senza una meta precisa. Le persone cercano un posto per sedersi e mangiare. Basta avvicinarsi a un tavolo che sta iniziando a riempirsi e chiedere: "Vi dispiace se mi unisco a voi?".

Ricorda: a volte, parteciperai a una conferenza con l'obiettivi specifico di fare rete con determinate persone o creare delle collaborazioni. In quel caso, potresti organizzare in anticipo degli incontri durante il pranzo e non dovrai avvicinarti a freddo alle persone.

Ma la lezione è sempre la stessa. Come dice Keith Ferrazzi nel suo libro sul fare networking, Never Eat Alone.

Avere qualcun altro che conosci all'evento può alleviare molta pressione.

Quando non sei preoccupato di rimanere in giro a non fare nulla, può risultare molto più facile metterti di fronte a nuove persone.

Non devi necessariamente arrivare con la persona in questione. Prima di un evento, verifica se, tra i tuoi contatti, c'è qualcun altro che ci va: anche un contatto non stretto sarà felice di avere con sé un'altra persona che conosce.

Un avvertimento: alle conferenze ci sono sempre persone che parlano solo con chi conoscono già. Avere un collega con cui parlare è ottimo, ma assicurati che non ti impedisca di conoscere nuove persone.

Gli organizzatori sono un'ottima risorsa spesso sottovalutata.

Se ne hai l'occasione, non esitare a presentarti agli organizzatori di un evento.

Agli organizzatori fa sempre piacere sentire che il loro lavoro è apprezzato e probabilmente avranno qualche consiglio utile da darti. Ad esempio possono:

• Dirti dove trovare quello che ti serve alla conferenza
• Presentarti ad altri partecipanti che conoscono
• Suggerire relatori e sessioni a cui partecipare
• Consigliare ristoranti, caffetterie e bar della zona

In alcuni casi sarà necessario conoscere bene gli organizzatori prima di ottenere una bella presentazione, ma mostrare il proprio apprezzamento non fa mai male.

Durante la conferenza hai imparato molte cose e preso ottimi appunti. Presenta le tue conoscenze al tuo team in modo che possiate condividere le informazioni con cui hai arricchito il tuo bagaglio.