8 email da inclu­dere in una sequenza per webinar (con modelli gratuiti!)

Congratulazioni, hai pianificato un ottimo webinar! È tutto pronto...

• Gli speaker ci sono
• La tecnologia di supporto c'è
• I punti da toccare sono annotati e organizzati
• L'argomento è pertinente con il tuo pubblico target
• Le persone si sono registrate

Ma tra il dire e il fare c'è di mezzo il mare. Come puoi assicurarti che le persone che si sono registrate poi partecipino davvero al tuo webinar?

Al giorno d'oggi, abbiamo molti modi per promuovere contenuti ed eventi in programma:

• Social media
• Blog SEO
• Annunci a pagamento
• Annunci su stampa

Eppure, uno dei metodi di gran lunga più popolari è l'email marketing, e a ragion veduta.

Il tasso medio di apertura di un'email standard è solo del 18% circa. Ma un'email relativa a un webinar può avere un tasso di apertura fino al 72%.

Fidati, abbiamo verificato. Le email per promuovere un webinar di ActiveCampaign hanno mostrato:

• Un tasso di apertura del 72% per l'email di conferma
• Un tasso di apertura del 69% per l'email promemoria
• Un tasso di apertura del 58% per l'email di ringraziamento
• 752 iscrizioni

L'email marketing è un modo rapido ed efficiente per raggiungere un vasto pubblico, con un grande impatto sulla sensibilizzazione e la partecipazione al tuo webinar.

Ma da dove si comincia? Forse ti stai chiedendo:

• Con quanto anticipo devo mandare le informazioni?
• Come posso evitare che si dimentichino del mio webinar?
• Come posso convincere le persone a partecipare a webinar ed eventi futuri?

La risposta è una sequenza di email dedicata ai tuoi webinar. Una sequenza automatizzata, s'intende.

Questo post ti mostrerà 8 modelli email legati ai webinar, che puoi usare in una sequenza, oltre alla sequenza stessa (che devi decisamente copiare).

Perché queste email sono importanti? Quale vantaggio ne traggono i tuoi contatti e quale vantaggio ne trai tu?

Una sequenza automatizzata di email per webinar garantisce che gli iscritti all'evento si presentino davvero. Partecipando, riceveranno valide informazioni da te e potranno entrare in contatto con la tua azienda in un modo nuovo, più personale. Inoltre, l'automazione fa da sé tutto il lavoro.

Ma il vantaggio più grande per te sono... i nuovi contatti!

La prova sta nei numeri. Dai un'occhiata ai dati relativi agli ultimi 3 webinar di ActiveCampaign:

• Registrazioni per il webinar su Typeform: 974
• Registrazioni per il webinar "Cosa ispira i consumatori ad acquistare prodotti online": 210
• Registrazioni per il webinar su Unbounce: 1827

Collettivamente, stiamo parlando di oltre 3.000 opportunità di far crescere nuovi lead in futuri clienti di ActiveCampaign: con i tuoi webinar puoi creare per te le stesse opportunità.

I webinar sono un ottimo modo per trovare nuovi lead e una sequenza di email automatizzata relativa ai webinar è il modo migliore per farli crescere. Una volta registrati, hanno scelto di essere un tuo contatto e hai un'occasione imperdibile per trasformarli in clienti.

Nel preparare la tua sequenza, devi tenere conto di alcune cose:

1. Di quali informazioni hanno bisogno i partecipanti? Pensa alle basi, come chi parlerà di cosa, quando e come partecipare al webinar.
2. Di quali risorse avranno bisogno? A seconda dell'argomento, può essere utile inviare alle persone registrate dei contenuti pertinenti, che possono aiutarle a sfruttare al massimo il webinar.
3. In quale fuso orario ti trovi? Se il tuo webinar è esteso a partecipanti da tutto il mondo, pensa all'orario migliore affinché il maggior numero di persone possa partecipare.
4. Come puoi aiutare le persone che non riusciranno a partecipare? Se ci sono persone in altri fusi orari o altre ancora che saranno impegnate e non potranno partecipare, pensa a cosa potresti inviare loro affinché possano goderne in un secondo momento o possano partecipare in futuro. Per esempio il file della presentazione, la sua registrazione, un blog che riassume l'argomento, una lista di domande e risposte che si sono verificate durante l'evento live. (Tutto questo può essere inserito nella tua serie di email di follow-up dopo il webinar).
5. Come puoi semplificare il tuo lavoro per sensibilizzare le persone sul tuo webinar? Automazione! Puoi creare una sequenza di email automatizzate per il webinar, che si occupi di tutti i promemoria e i follow-up al posto tuo. E non devi nemmeno crearla da te, ci abbiamo già pensato noi!

Sebbene i tipi di email che saranno inclusi nella sequenza dipendano dalla tua azienda e dal tuo webinar, ci sono 8 email che dovresti davvero sfruttare, per il migliore dei risultati.

1. Email di conferma post registrazione
2. Primo promemoria: 1 settimana dal webinar
3. Secondo promemoria: 1 giorno prima del webinar
4. Terzo promemoria: il giorno del webinar
5. Grazie di avere partecipato! (Presto riceverai la registrazione!)
6. Primo follow-up: Ecco la registrazione!
7. Secondo follow-up: Risorse aggiuntive
8. Terzo follow-up: Eventi futuri

(BONUS: dai un'occhiata al nostro kit gratuito per la creazione di webinar, che include altre risorse utili e una checklist completa per il prima, il durante e il dopo l'evento!)

Ecco la sequenza completa di 8 email che ti aiuterà ad aumentare la partecipazione ai tuoi webinar:

Prima di tutto, devi confermare di aver ricevuto la registrazione al webinar.

Immagina di aver ricevuto l'invito a una festa, di confermare che parteciperai ma di non ricevere nessun'altra informazione. Probabilmente ti rivolgerai alla persona che ti ha invitato per chiedere: "Scusa ma... quand'è? Dov'è? A che ora devo venire?!"

L'email automatica di conferma post registrazione al webinar si occupa di inviare tutte queste informazioni, in modo che le persone possano... ehm... partecipare al tuo webinar.

Questa email di esempio, in inglese come le altre che seguono, fornisce a chi si è registrato:

• Una conferma che la loro iscrizione è andata a buon fine
• Una breve descrizione di cosa aspettarsi dal webinar
• Dettagli, come data e orario
• Un link per inserire l'evento sul calendario
• Un link per partecipare al webinar il giorno stesso dell'evento

Sapere è potere, e le persone saranno più incentivate a partecipare al webinar se sapranno come raggiungerlo.

Una volta che qualcuno si è registrato al webinar, quando dovresti ricordarglielo?

Siamo tutti molto impegnati e anche se le persone sono interessatissime al tuo webinar, potrebbero avere altre cose per la testa. Dunque, è importante mandare loro una serie di email promemoria.

La prima dovrebbe raggiungerli circa 1 settimana prima dell'evento. Qui potrai ribadire le informazioni già fornite nell'invito, come il link per inserire il webinar in calendario o dei contenuti pertinenti da consultare nel frattempo.

Ecco cosa vedi in questa email:

• Il promemoria del webinar
• Contenuti relativi all'argomento del tuo webinar per mantenerli interessati e ispirare domande

Inviare contenuti pertinenti aggiunge un contesto, stabilisce credibilità e mantiene il tuo promemoria interessante.

Gli iscritti saranno più incentivati a partecipare al webinar se non dovranno sforzarsi di ricordare quando avverrà.

Fai fioccare quei promemoria! Adesso è il momento giusto per ricordare alle persone le informazioni più importanti: dove e quando.

Ecco cosa vedi in questa email per webinar:

• Un'intestazione chiara
• Un promemoria per il calendario
• Il link al webinar

Finalmente è il gran giorno! È ora di mandare l'ultimo promemoria!

Questa email promemoria dovrebbe essere inviata poco prima dell'orario di inizio, ma con un anticipo tale per cui gli iscritti abbiano abbastanza tempo per controllare i loro impegni e assicurarsi di potere ancora partecipare.

Non dimenticare la cosa più importante riguardo a questi promemoria: fanno esattamente quello che dice il loro nome, aiutano la memoria. Non devono essere messaggi accattivanti, né fare tanti giri di parole per convincere chi si è registrato a partecipare. Hanno già scelto di iscriversi, tu devi solo ricordarglielo (e semplificare il più possibile la partecipazione al webinar).

Ecco cosa vedi in questa email:

• L'importantissimo link per partecipare al webinar
• Un link per mettere l'evento in calendario, se ancora non l'hanno fatto

Il webinar è finito, ma la tua sequenza di email ancora no. Adesso è giunto il momento per la seconda parte, la sequenza automatizzata di email di follow-up. Prima di tutto, un grazie.

Un apprezzamento sotto forma di email di follow-up al webinar sarà ben gradito a tutti, soprattutti ai tuoi nuovi lead. L'immediato "Grazie di avere partecipato!" dopo il webinar ha un alto tasso di apertura (il nostro in media è del 58%), e per questo è un'ottima opportunità di far sapere ai tuoi contatti cosa potrebbero aspettarsi da te in futuro.

Un'email di follow-up è inoltre un'altra occasione per mantenere i nuovi contatti sul percorso verso la conversione in clienti. Questo tipo di messaggio ti permette di chiedere loro un feedback e di inviare altre risorse per tenere acceso il loro interesse, come la promessa della registrazione del webinar. Lascia che rivivano l'esperienza quante volte vogliono!

Questa email di ringraziamento dovrebbe essere inviata subito dopo la fine del webinar.

Ecco cosa vedi in questa email:

• Grazie mille di avere partecipato!
• Cosa succede adesso (ovvero, arriva la registrazione)
• Un'opportunità di porre altre domande dopo il webinar

Non fermiamoci proprio adesso! In questo messaggio di follow-up, da inviare il giorno dopo il webinar, inviamo ai contatti la registrazione dell'evento. È un'ottima risorsa per chi ha partecipato e desidera avere del materiale di riferimento, ma anche per chi si è registrato ma non ha potuto partecipare.

Questo follow-up sfrutta lo slancio dato dal webinar ed è il momento migliore per condividere la tua CTA principale, che è anche l'obiettivo del webinar, è ciò che vuoi che i partecipanti facciano.

L'obiettivo potrebbe essere:

• Una prova gratuita
• L'accesso a un corso o un ebook online
• Fissare un appuntamento con un rappresentante vendite per approfondire il discorso

Questo messaggio di follow-up va inviato il giorno dopo il webinar.

Ecco cosa vedi in questa email:

• La registrazione del webinar
• La tua CTA per non perdere slancio
• Un altro ringraziamento per la partecipazione

La prossima e-mail di follow-up è studiata per istruire e coinvolgere i partecipanti al tuo webinar. È un'opportunità per approfondire con loro gli argomenti toccati durante l'evento e per infondere maggiore fiducia nella tua azienda.

Le risorse possono essere un contenuto qualsiasi, inclusi:

• Blog
• Whitepaper
• Podcast
• Ricerche inedite
• Uno strumento gratuito
• Qualsiasi cosa!

Ti consigliamo di inviare questa email circa 3 giorni dopo il tuo webinar.

Ecco cosa vedi in questa email:

• Un riassunto del perché ricevono questa email ("hai partecipato al nostro webinar X")
• Una lista di risorse utili
• Un messaggio che li informa che resterai in contatto

Inizia a creare consapevolezza sui tuoi futuri webinar e altri eventi in arrivo!

Invia la terza email di follow-up circa una settimana dopo il tuo webinar, per informare i partecipanti degli eventi in arrivo che non vorranno certo perdersi.

L'altro elemento importante di questa email è la CTA. Nel corso di questa sequenza di email, i registrati al tuo webinar hanno imparato sempre più cose sulla tua azienda e sulla tua offerta. Ora è il momento per sospingerli verso il passaggio successivo.

Includi una CTA per offrire una prova gratuita (o una CTA equivalente in base alla tua offerta) in questa email e fai entrare i lead nel tuo funnel di vendita.

Ecco cosa vedi in questa email:

• Consapevolezza sui webinar e gli eventi in arrivo, basata sul loro interesse nel tuo ultimo webinar
• Una CTA per iniziare una prova gratuita: avanti con quei lead!

Consigli rapidi per creare la tua conferma di iscrizione al webinar, i promemoria e le email di follow-up

Questi modelli di email per webinar dovrebbero darti una solida base da cui partire per realizzare i tuoi messaggi! Ma non dimenticare i seguenti consigli:

1. Campo oggetto: prediligi la chiarezza all'astuzia e mantienilo corto. Un oggetto visualizzato solo parzialmente può far perdere interesse nelle persone nel cercare di leggere il resto.
2. CTA: deve essere facile da individuare e molto specifica. Se vuoi offrire una prova gratuita, dì quello invece di "Clicca qui". Non devono pensarci sopra!
3. Branding: usa il brand della tua azienda per creare un look professionale e rifinito, e per aiutare le persone a ricordare a colpo d'occhio chi li sta contattando.
4. Contenuto: il messaggio di queste email dovrebbe essere conciso, creare urgenza (non perderti questo webinar!) e fornire qualcosa di valido, come gratitudine, emozioni o contenuti utili.

Dai un'occhiata a questi esempi di email per webinar da Sprout Social, sempre in inglese, per trarre più ispirazione:

Sprout Social: conferma post registrazione

Questo campo oggetto e questa CTA sono chiari ed evidenti, facilitano l'azione al contatto.

Sprout Social: follow-up del webinar con registrazione

Non sottovalutare mai il potere di un buon messaggio.

Un webinar è un ottimo modo per generare e far crescere i nuovi lead. È un'esperienza e creare una piacevole esperienza cliente dovrebbe essere sempre la tua priorità.

Per ottenere i migliori risultati nell'inviare una sequenza di email per webinar, ricorda questi 3 consigli chiave:

1. Inizia presto
2. Includi tutti i dettagli
3. Invia SEMPRE un follow-up