Gestión de ventas: qué es y cómo utilizarla

Multinacionales, pymes, start-ups, ecommerce, etc., sin importar cuál sea el tipo de negocio, todos ellos necesitan un elemento fundamental para crecer de manera orgánica y perdurar en el tiempo: la gestión de ventas.

Este proceso aporta estructura y coherencia a los negocios, a la vez que constituye la hoja de ruta que cada uno de los integrantes de una organización debe seguir, incluso si esa empresa está formada por una sola persona.

Ya sea que estés dando tus primeros pasos empresariales o que lleves tiempo en el mundo de los negocios, entender qué es la gestión de ventas, cuál es su importancia y cuáles son los pasos para crear un proceso de ventas te permitirá crear un embudo de ventas eficiente y capaz de lograr más conversiones.

La gestión de ventas es un proceso que implica la coordinación de recursos (humanos, tecnológicos y financieros) con estrategias de marketing y ventas para cumplir con los objetivos comerciales de una organización.

Para poder enlazar todos los componentes de este proceso y lograr una buena gestión de ventas, es necesario seguir una serie de pasos. Antes de contarte cuáles son, veamos por qué es importante que un negocio cuente con un proceso de gestión de ventas.

¿Por qué es importante la gestión de ventas?

Imagina que una persona se incorpora a trabajar en una empresa que ofrece servicios de logística y distribución de productos a otras empresas. Al incorporarse, esa persona debe completar una capacitación para aprender, entre otras, cosas como las siguientes:

• Cuál es su rol en la empresa.
• Cómo es la organización jerárquica del negocio: a quién se debe reportar y si tiene personas a su cargo, quién es el jefe de ventas, cuáles son los diferentes departamentos internos (departamento de ventas, marketing, recursos humanos), etc.
• Cuál es el público objetivo del negocio.
• Cuál es el plan de ventas actual.
• Cuáles son la misión, la visión y los objetivos de esa empresa a corto y largo plazo.
• Qué softwares, plataformas de marketing y CRM u otros programas utilizan.
• Cuál es la cultura de trabajo y qué se espera de cada persona.

Todo eso forma parte de la cultura empresarial y de la manera de gestionar las ventas de una empresa. La gestión de ventas es importante porque ayuda a delimitar los pasos a seguir dentro de un negocio.

Además, provee una estructura para el desempeño de las actividades comerciales. Esa estructura es como el ADN de una empresa: es única y la diferencia de otras. Por ende, cuando una persona se incorpora a trabajar en una empresa, se debe familiarizar y aprender todo sobre esa estructura en particular.

Para que el proceso de ventas tenga sentido, y sobre todo para que logre sus objetivos, es necesario seguir una serie de pasos. Descúbrelos a continuación.

1. Prospección: del dicho al hecho

Piensa de nuevo en el ejemplo de la empresa de logística que ofrece servicios B2B. Esa empresa, que quizás lleva años realizando esas tareas, comenzó como tan solo una idea.

Tal vez la persona que fundó el negocio trabajaba en un lugar similar y descubrió oportunidades de venta que decidió explorar y desarrollar, o quizás decidió probar suerte en un ámbito que era de su interés.

Si no tenía experiencia y necesitaba más información sobre este mercado, habrá tenido que hacer un estudio para recabar más datos e identificar las posibilidades y las necesidades del sector. Una vez reunidos esos datos, planteó un plan de desarrollo para esa idea inicial. Todo esto forma parte de la prospección.

En otras palabras, la prospección es el primer paso para traducir una visión de negocio en una realidad.

2. Establecer objetivos y delimitar al buyer persona

A una buena idea de negocio le deben seguir, necesariamente, un objetivo y un tipo de cliente. Por eso, este paso ocurre, muchas veces, en simultáneo con la prospección.

El objetivo será único para cada empresa y puede cambiar con el tiempo, por ejemplo, a medida que la empresa evoluciona. El perfil del cliente, por su parte, estará ligado a ese objetivo particular.

Así, por ejemplo, la empresa de logística podría tener como objetivo ofrecer soluciones de distribución y tener como prospectos a ecommerce que no cuentan con un servicio de entrega propio.

En este punto, lo más recomendable es implementar un CRM lo antes posible para recabar datos respecto al tipo de clientes que visitan el sitio web del negocio o que lo siguen en sus redes sociales. Además, el CRM será un aliado estratégico al almacenar los datos de cada uno de los clientes y realizar las campañas de nutrición que preceden a las ventas.

Cuanto más temprano implementes un sistema CRM en tu negocio, más eficiente será tu proceso de ventas y más tiempo ahorrarás en las tareas manuales repetitivas.

El CRM aporta una visión panorámica sobre el estado de tu negocio, a la vez que te ofrece conocer en detalle qué ocurre con cada uno de tus clientes. Fuente: ActiveCampaign.

Descubre más acerca de cómo un CRM puede ayudarte en este artículo.

3. Acercamiento

Pocos negocios se quedan sentados a esperar que, con suerte, algunos clientes golpeen a su puerta. Otros, en cambio, prefieren implementar estrategias de venta para captar leads de manera proactiva. Y creénos cuando te decimos que este segundo grupo obtiene mejores resultados que el primero.

Si quieres poner en marcha un proceso de gestión de ventas eficiente, el tercer paso consiste en acercarte a los clientes potenciales. Y ojo, que este primer acercamiento no implica intentar venderles tus productos y servicios.

Antes que intentar vender (lo cual sería muy abrupto en este punto del proceso), lo mejor es establecer un diálogo con el cliente para conocer mejor sus necesidades, hábitos e intereses. Solo de esta manera le podrás ofrecer (más tarde) una solución acorde.

Para conocer mejor a tus clientes, les puedes ofrecer un lead magnet en el sitio web de tu negocio (como descargar contenido gratuito, por ejemplo) a cambio de que te brinden algunos datos básicos, como su dirección de correo electrónico y detalles de su profesión o intereses.

De esta manera, crearás poco a poco una base de datos sólida, la cual, con la ayuda de una herramienta de marketing y ventas que utilice inteligencia artificial, se puede traducir en ventas para tu negocio.

4. Calificación y nutrición de leads

La siguiente etapa del proceso de ventas consiste en aprovechar los datos que hayas reunido de tus clientes para establecer si están preparados para que les hagas una oferta o si debes aplicar algunas técnicas más para seguir madurándolos en el ciclo de ventas.

¿Cómo puedes separar y entender mejor a tus clientes? Mediante el proceso de puntuación de leads que realizan las herramientas de marketing automation avanzadas como ActiveCampaign.

Esta técnica consiste en asignar puntos a cada una de las acciones que los clientes realizan. El sistema es totalmente flexible, por lo que cada empresa determina a qué aspecto darle más valor. Así, a la hora de calificar a tus leads, puedes utilizar criterios como estos:

• 5 puntos para la apertura de emails.
• 10 puntos si el cliente descarga material de tu sitio web.
• 15 puntos si mira un vídeo en tu sitio web.

En tus flujos de trabajo podrás establecer que, al llegar a cierta puntuación, las automatizaciones le notifiquen inmediatamente al personal de ventas para que se le haga una oferta acorde a ese cliente.

La puntuación de leads te ayuda a entender mejor en dónde están tus clientes más preparados para la conversión. Fuente: ActiveCampaign.

¿Tu cliente continúa indeciso? Utiliza la herramienta de automatización de marketing para añadirlo de manera automática a un flujo de trabajo en donde continuará la preparación para la venta.

5. Presentación de la oferta

Una vez que los clientes reúnan ciertas condiciones que lo acerquen al perfil de cliente ideal y que esas condiciones indiquen que es muy probable que adquieran los productos o servicios que ofreces, será entonces el momento ideal para hacerles una oferta.

En esta fase del proceso puedes recurrir a diferentes canales de ventas (emails, llamada telefónica o cita presencial), según el tipo de negocio o los servicios que tu empresa ofrece.

Con una plataforma de automatizaciones y CRM como la de ActiveCampaign, cuando un cliente llega a cierta puntuación puedes notificar automáticamente al equipo comercial para que se ocupe de las siguientes tareas. Fuente: ActiveCampaign.

La intención aquí no será presionar al cliente para que compre (la presión jamás forma parte de las técnicas de venta más recomendables), sino dejarle en claro cómo eso que le ofreces puede resolver un problema o satisfacer una necesidad que tiene.

6. Negociación

Si el proceso de ventas fuera una partida de cartas, en esta etapa del proceso, el cliente será el responsable de hacer la siguiente jugada. Ya tiene toda la información y una buena oferta sobre la mesa.

¿Quiere esto decir que tú solo te limitas a esperar y ver si la acepta para dar la mano por perdida en caso de que la rechace? ¡Claro que no!

Como un buen jugador de cartas, en este punto el representante de ventas debe preparar su siguiente estrategia. Lo más importante es recalcar los beneficios de adquirir X producto o servicio.

Una estrategia que se puede usar es ofrecer una garantía generosa u ofrecer la opción de un reembolso total durante un tiempo determinado para ayudar a disminuir la percepción de riesgo.

7. Venta

Ha llegado el momento por el que tanto has trabajado: la venta. Esta es, sin dudas, la parte más esperada y en pos de la que todas las otras etapas trabajan. Por ello, aquí debes cuidar todos los detalles. Sería una pena perder al cliente en este punto.

¿De qué detalles tendrás que ocuparte? De cosas como tener disponible la modalidad de pago preferida por tus clientes, ofrecer, en la medida de lo posible, más de un método de pago (y que además sean rápidos y seguros), pactar los detalles para la entrega del producto si se tratase de algo físico, etc.

8. Posventa

Un proceso de gestión de ventas eficiente no termina nunca con la venta. Los clientes que más ventas traen a los negocios no son aquellos que hacen una compra única, sino los que se han vuelto fieles consumidores de una marca (y, de hecho, le cuestan muchísimo menos dinero a las empresas que los clientes nuevos). Pero, para alcanzar esa fidelidad, también debes trabajar.

En este punto puedes utilizar tu sistema de gestión de ventas para añadir al cliente a un nuevo flujo de trabajo. Allí se le pueden asignar nuevas tareas, como, por ejemplo, enviarle más información acerca de los productos o servicios que acaba de adquirir para que pueda obtener el máximo beneficio tras la compra.

También puedes enviar encuestas para aprender de las experiencias de tus clientes y saber si hay algún punto del proceso de ventas que se podría mejorar.

Seguramente ya habrás detectado varios de los beneficios de contar con un proceso de ventas.

En resumen, los beneficios más importantes de contar con un proceso de venta son los siguientes:

• Permite estandarizar todo el proceso comercial.
• Constituye una hoja de ruta que todos los miembros del equipo pueden seguir.
• Mejora las conversiones. Al contar con pasos definidos, más leads atraviesan el embudo de ventas y se convierten en clientes.
• Permite implementar las automatizaciones y poner a trabajar a la empresa en piloto automático.
• Permite incorporar integrantes a la empresa más rápido y de manera más eficiente.
• Mejora la experiencia del cliente gracias a que, con la ayuda de las automatizaciones, tienes un contacto significativo en cada etapa del ciclo de ventas.
• Mejora la comunicación entre todos los departamentos. Además, con un CRM, tanto el equipo de ventas como el equipo de marketing tienen acceso a la misma información.

A lo largo de todo el proceso de gestión de ventas hay una herramienta que facilitará todas tus tareas y pondrá a tu negocio a trabajar en piloto automático: una plataforma de CRM y automatización de marketing.

Al integrar una herramienta de marketing con una de ventas en un solo sistema, acompañas al cliente durante todo el embudo de ventas y traduces las interacciones que tienes con ellos en más conversiones.

Con ActiveCampaign, integras tus estrategias de venta y de marketing en una sola herramienta, abarcando así todo el ciclo de vida de tus clientes. Fuente: ActiveCampaign.

Automatización de ventas y CRM

A medida que las empresas crecen, la lista de tareas que tienen también lo hace. Con la automatización de ventas y el CRM de ActiveCampaign, puedes poner a tu proceso de ventas a trabajar 24/7 bajo una mínima supervisión y hacer cosas como estas:

• Guardar automáticamente a cada lead que ingresa a tu base de datos y administrarlos desde una plataforma central.
• Almacenar cada nueva información que tienes de ellos (dile adiós a las notas en servilletas de papel).
• Segmentar automáticamente a tu audiencia para enviarle campañas personalizadas.
• Interactuar con los clientes en tiempo real con la ayuda de un chatbot.
• Nutrir y calificar a tus leads automáticamente y recibir una notificación cuando un  cliente esté listo para la venta.
• Cerrar tratos sobre la marcha gracias a Deals CRM para iOS.
• Integrar tu CRM con herramientas que ya utilizas.

ActiveCampaign integra más 870 apps en su plataforma para que puedas formar un buen equipo entre el CRM y las aplicaciones que ya utilizas. Fuente: ActiveCampaign.

¿Te animas a descubrir cómo un CRM puede cambiar la manera en la que haces negocios? No dejes de leer estos estudios de caso de empresas que utilizan un CRM.

Email marketing y CRM

Gracias a todos los datos que reúnes en tu CRM, tus campañas de email marketing tendrán sentido para tu público (enviar correos genéricos a listas compradas es cosa del pasado). Envíales a tus clientes el mensaje justo, en el momento justo. ¿Qué significa esto?

Que el contenido que envías responde a la etapa del embudo en la que se encuentra, que se adapta a sus intereses, a su ubicación geográfica, a su grupo de edad o a cualquier otro criterio que quieras usar para separar a tu audiencia, y que se envía automáticamente cuando tú lo decides.

¿Lo mejor? Con las más de 250 plantillas de email de ActiveCampaign, puedes enviar correos atractivos en pocos minutos.

Con la herramienta drag-and-drop (arrastrar y soltar) puedes usar tu intuición para crear correos únicos, personalizados y atractivos. Fuente: ActiveCampaign.

Sin dudas, el talento y las buenas habilidades son la base de cualquier negocio exitoso. Sin embargo, por sí solos no alcanzan para que una empresa logre sus objetivos y crezca de manera orgánica.

Con una plataforma avanzada de automatización y CRM puedes sistematizar tus procesos de venta y marketing, automatizar las tareas repetitivas y repetir el proceso de venta de manera ininterrumpida para transformar tu visión en una realidad.

Y no cualquier realidad, sino la realidad de las empresas exitosas que solo saben de crecer y cosechar éxitos. ¿Te animas a ser una de esas empresas?