Como escrever email: guia para emails formais, de vendas e de marketing

O email percorreu um longo caminho desde que deixou de ser simplesmente o equivalente eletrônico de uma carta - estima-se que 330 bilhões de emails são enviados todos os dias. Portanto, fazer com que seu email seja aberto, lido e utilizado não é uma tarefa fácil.

Em muitos cenários, a linguagem informal e a formatação livre são aceitáveis, e até mesmo os emojis estão cada vez mais presentes em emails informais. No entanto, certas ocasiões exigem uma estrutura mais formal, e saber como formatar um email para atender a essa finalidade é fundamental.

Este guia ensinará a você como escrever email formal, emails de marketing e cold emails. Além disso, vamos explorar 9 dicas para você escrever emails eficientes.

Vamos nos aprofundar no assunto!

As mensagens formais de email seguem uma estrutura específica, assim como uma carta comercial formal. Há alguns casos em que a estrutura do email formal é essencial para uma abordagem respeitosa.

Isso inclui:

• Fazer negócios com alguém novo
• Ambientes formais de negócios (jurídicos, por exemplo)
• Discutir uma oportunidade de trabalho
• Entrar em contato com um professor ou outro profissional experiente para obter orientação

À medida que as normas culturais continuam a mudar e os ambientes de negócios se tornam cada vez mais informais, geralmente é melhor perguntar caso você não tenha certeza se deve enviar um email formal. Em caso de dúvida, seja formal.

Portanto, vamos à estrutura.

Assunto

A primeira seção é o assunto de email. Ele é exibido na parte superior, acima até mesmo do endereço de email, precedendo o corpo do email, e informa ao leitor sobre o que ele se trata.

O assunto aparece primeiro nos emails não abertos, portanto, é fundamental usá-lo da maneira certa. Ele precisa definir o tom com uma excelente primeira impressão.

Ao escrever um email formal, o assunto deve deixar claro e óbvio o assunto do email.

Embora um email informal possa usar um assunto como "Agendamento de consulta", um email formal é mais informativo. No exemplo acima, além da confirmação do agendamento, também temos o nome completo da paciente e a especialidade da médica.

Saudação

A saudação formal mais usada é Prezado, como em "Prezado João,". Observe o uso de uma vírgula após o nome do destinatário, o que é importante na redação formal de emails. Como em uma carta comercial formal, também é comum usar um título, como Sr., Sra. ou Dr./Dra., e o sobrenome em determinados emails comerciais, por exemplo, "Prezado Sr. Alves".

Saudações como "Oi" e "Olá" são consideradas informais, portanto, são melhores para emails casuais. Se você não souber exatamente quem receberá seu email, poderá usar a saudação "A quem possa interessar".

Sempre pesquise sobre a pessoa para quem está enviando o email e use o nome e o cargo corretos sempre que possível. Só use uma saudação genérica quando não puder saber quem a receberá, por exemplo, se estiver enviando um email para recorrer de uma multa de estacionamento.

Corpo do email

Seu email deve ser conciso e direto ao ponto. Ninguém gosta de receber uma redação em forma de email, mesmo em situações formais. Para escrever um email eficaz, ele deve ir direto ao ponto, e rapidamente.

Não há regras rígidas e rápidas sobre o tamanho do email, mas a prática recomendada é dizer o que você precisa no menor espaço possível.

Outras convenções que devem ser levadas em conta incluem:

• Manter os parágrafos curtos. Não mais do que 2 a 3 frases por parágrafo
• Evitar gírias, abreviações e coloquialismos
• Apresentar a finalidade do email no primeiro parágrafo ("Este email é para informá-lo de que…")

Encerramento

Por fim, encerre seu email com uma observação curta, como "Atenciosamente". Há vários encerramentos formais que são adequados para uso em assinaturas de email profissionais:

• Atenciosamente
• Cordialmente
• Grato/Grata
• Espero ter ajudado
• Tenha um ótimo dia
• Agradeço sua atenção
• Fico à disposição para qualquer esclarecimento
• Agradeço a disponibilidade
• Aguardo seu retorno

Todos são formais, portanto, você pode escolher a opção que reflete sua personalidade.

Você também pode incluir uma assinatura de email com suas informações de contato relevantes, caso o destinatário do email queira entrar em contato por outro meio (talvez ele precise ligar para você para discutir mais sobre o email).

É claro que sua assinatura de email não precisa ser exatamente assim, mas deve explicar quem você é, o que faz e uma maneira de entrar em contato com você, como seu email ou número de telefone. Os emails informais também podem incluir uma assinatura simples, como seu nome e número de telefone, se for o caso.

A maioria dos emails não precisará seguir a estrutura "quem você é, o que faz, como entrar em contato com você". Conversas casuais entre amigos e até mesmo emails para colegas geralmente não precisam ser tão rígidos. Não existe um formato de email correto. Tudo depende do objetivo da mensagem e de quem a receberá.

Tem interesse no formato de outros tipos de email? Talvez você queira formatar corretamente um newsletter da comunidade ou um email promocional. Ou talvez você queira criar um email atraente de boas-vindas ou de agradecimento. Nós temos tudo o que você precisa.

Embora muitas empresas agora usem um modelo de entrada para o crescimento orgânico de longo prazo, o contato não solicitado ainda tem seu lugar e pode ser uma ferramenta poderosa para que as marcas se aproximem rapidamente de novos clientes em potencial.

Um email é "não solicitado" quando o destinatário não conhece o remetente e não está esperando o email.

Se você vende software para outras empresas e decide enviar um email para uma lista de empresas que se beneficiariam com seu produto, esse seria um cold email.

O modelo AIDA para cold emails

Antes de entrarmos nos detalhes, vamos falar sobre uma estrutura que pode ser útil para você. O formato de email AIDA (atenção, interesse, desejo e ação) é uma estrutura atemporal e potente para escrever emails não solicitados. São quatro componentes simples.

O modelo AIDA é uma ótima maneira de mostrar valor ao destinatário em vez de tentar vender algo sem explicar como isso o beneficiará. O segredo para enviar um email não solicitado eficaz é entender quais problemas o destinatário pode estar enfrentando e se posicionar como a solução que ele não pode deixar passar.

Crie um assunto que valha o clique

A primeira peça do quebra-cabeça do cold email é lidar com o assunto e fazer com que seu email seja aberto, o que 69,3% dos emails não conseguem fazer. Por isso você precisa criar um assunto persuasivo se quiser que seus emails sejam abertos.

Aqui estão algumas práticas recomendadas para aumentar suas taxas de abertura de email:

• Use uma pergunta para gerar curiosidade
• Use indicações ("XYZ sugeriu que eu entrasse em contato")
• Seja transparente e mantenha a honestidade (ou seja, não escreva assuntos enganosos)
• Personalize sempre que possível ("Olá, eu vi sua publicação no LinkedIn sobre…")
• Concentre-se nos pontos problemáticos do cliente ("Está tendo dificuldades com X?")
• Mantenha a concisão: 6 a 10 palavras é o ideal

Mantenha sua introdução curta, agradável e sincera

Por falar em concisão, mantenha sua introdução (bem, todo o email, na verdade) curta e agradável. Explique imediatamente por que está enviando o email. Não faça o jogo do "Eu só tenho uma pergunta para você" se essa não for a intenção real do seu email. As pessoas apreciam sinceridade e detestam perder tempo.

Usar o nome do lead ajuda a estabelecer um relacionamento e a não parecer que você enviou o mesmo email para 500 endereços de email diferentes.

Mantenha o texto centrado no cliente, como em "Queremos ajudar você a acelerar seus fluxos de trabalho e recuperar tempo em seu dia de trabalho" em vez de "Somos uma plataforma de produtividade no trabalho".

Evite ser vago, mas tente, sempre que possível, manter seu email curto. O tamanho ideal de um email é normalmente entre 50 e 125 palavras, e os emails com esse tamanho registram taxas de resposta acima de 50%.

Forneça valor antecipadamente

Todos nós sabemos que o objetivo final do seu cold email é conseguir uma venda (embora a primeira etapa seja apenas uma conversa), mas isso não significa que sua mensagem não possa fornecer valor imediato ao leitor.

Se puder fornecer o valor antecipadamente, você criará confiança, estabelecerá a si mesmo e a sua marca como autoridade e aumentará a chance de transformar a conversa em uma venda.

Por exemplo, uma plataforma de produtividade no trabalho poderia compartilhar uma dica rápida sobre como aumentar o desempenho: "P.S. Descobrimos que o uso da técnica Pomodoro aumentou a produtividade da nossa equipe em 12%. Confira nosso post sobre ela aqui."

Use influência social

A influência social é uma alavanca poderosa para influenciar a motivação humana.

Logotipos, avaliações, depoimentos e até mesmo os nomes de empresas que você ajudou anteriormente (se você for B2B) podem ser usados para criar confiança e mostrar que você é uma empresa estabelecida com um histórico sólido.

Uma maneira simples de inserir isso em uma mensagem não solicitada de email sem parecer que você está se gabando é incluir alguns nomes de empresas na sua proposta de valor.

Por exemplo, em vez de simplesmente escrever: "Ajudamos as empresas a otimizar seus fluxos de trabalho e aumentar a produtividade", você pode dizer: "Ajudamos empresas como Slack, Subway e Saltgrass Steakhouse a otimizar seus fluxos de trabalho e aumentar a produtividade."

Termine com um call to action

Lembre-se, nosso objetivo é fazer com que os destinatários não apenas abram e leiam o email, mas também respondam! Por isso precisamos orientá-los a realizar algum tipo de ação (que é conhecida como call to action ou CTA).

Há dois estilos comuns de CTA em um cold email.

O primeiro é fazer uma pergunta destinada a estimular uma conversa, por exemplo:

O segundo é pedir que eles ajam, como se inscrever em um webinar ou agendar uma demonstração com você.

A etapa oculta: o follow-up

Agora que você elaborou um email não solicitado atraente, você espera, espera e espera, mas não recebe resposta. Isso é comum. Os emails não solicitados podem se perder ou ser ignorados, por isso é importante fazer o acompanhamento após um período de tempo (alguns dias geralmente é um bom período de espera antes de enviar um follow-up).

O email de follow-up pode ser a diferença entre fechar uma venda e perder um lead em potencial.

Dê aos destinatários alguns dias antes de entrar em contato novamente, mas não hesite. Você tem a chance de iniciar uma conversa produtiva e valiosa apenas colocando seu email de volta na parte superior da caixa de entrada. A maioria das pessoas só precisa de um pequeno empurrãozinho.

O termo "email de marketing" abrange vários tipos diferentes de email, incluindo:

• Newsletters
• Atualizações de produto
• Emails de nutrição de leads
• Emails promocionais
• Convites para eventos

Em termos gerais, os emails de marketing são emails enviados pelo departamento de marketing para um grande grupo de destinatários, seja toda a sua base de clientes ou um segmento específico. Por isso os emails de marketing podem assumir um formato muito diferente.

Certifique-se de que o formato do email seja adequado ao seu público

As plataformas de email marketing abrem uma nova possibilidade de formatação: HTML.

Enquanto os emails formais, casuais e de vendas usam uma estrutura de texto simples (o que poderíamos descrever como um email "normal"), essas plataformas permitem que os profissionais de marketing criem emails ricos em conteúdo com imagens, links e botões de CTA.

O HTML é o que permite que profissionais de marketing criem emails com essa aparência:

Mas o problema é o seguinte:

O fato de poder criar emails usando imagens em cores vivas ou da marca não significa que você deva fazê-lo.

É importante entender seu público-alvo e formatar os emails de maneira adequada. Realize testes A/B e pesquisas para determinar se os emails com imagens são mais eficazes do que os de texto simples ou não, antes de se comprometer com uma única abordagem.

Use palavras impactantes para aumentar as taxas de abertura

As taxas de abertura são um desafio constante para profissionais de marketing por email. Uma maneira de aumentar a taxa de abertura de seu email de marketing é criar assuntos que incluam uma ou mais palavras impactantes. As palavras impactantes promovem uma resposta emocional, geram curiosidade e estimulam a motivação e a ação.

Exemplos incluem:

• Surpreendente
• Destemido
• Proibido
• Fascinante
• Limitado
• Notável
• Autêntico
• Ousado

Seja lá o que você fizer, evite usar assuntos de email com aparência de spam em suas newsletters de marketing. E mantenha taxas de abertura mais altas evitando os assuntos mais usados em emails de golpe.

Personalize as saudações usando campos de mala direta

A personalização é fundamental para o sucesso do email de marketing. Embora o uso do nome dos destinatários nas comunicações por email esteja longe de ser o princípio e o fim da personalização, é um ótimo (e fácil) começo.

A funcionalidade de mala direta em sua plataforma de email marketing permitirá que você crie um único email de marketing e automatize a inclusão do nome dos destinatários.

Mantenha a concisão e use linguagem na segunda pessoa

Fazer com que seus emails sejam abertos é metade da batalha. A outra metade é fazer com que sejam lidos.

Não seja autoindulgente aqui. Mantenha os emails concisos e diretos. Se você tiver algo longo para compartilhar (um novo conteúdo, por exemplo), é melhor escrever um email mais curto e criar um link para a história mais longa em seu site.

A linguagem em segunda pessoa ("você será capaz de" em vez de "profissionais de marketing serão capazes de") deve ser o estilo preferencial. A linguagem em segunda pessoa coloca as pessoas no centro da história e as ajuda a se visualizarem obtendo o benefício que você está discutindo.

Não negligencie o texto do preheader

O texto do pré-cabeçalho ou preheader é o texto que aparece ao lado do assunto em uma caixa de entrada de email, por exemplo:

Use esse espaço para aumentar as taxas de abertura, garantindo que o texto do pré-cabeçalho seja baseado em ações e indique o que o leitor ganhará ao abrir seu email.

Faça seus CTAs se destacarem

A meta número um é fazer com que seu email seja aberto. A meta número dois é fazer com que ele seja lido. Mas o objetivo final de um email de marketing é fazer com que os leitores realizem algum tipo de ação.

Por isso precisamos incluir um CTA atraente para que nossos leitores sigam.

As newsletters por email em formato HTML nos dão uma vantagem de design, pois os CTAs podem ser botões grandes e brilhantes em vez de textos com hiperlink que se parecem com o restante do texto do email.

Use cores contrastantes para destacar seus CTAs e aumentar as taxas de cliques.

A prática recomendada é manter apenas um ou dois CTAs por email. Ao usar vários CTAs, tente direcionar os leitores para a mesma ação, pois eles podem ficar sobrecarregados quando são apresentadas muitas opções.

Confira a seguir os principais passos para escrever um bom email:

Tenha cuidado com o tamanho do email

O primeiro passo para escrever um bom email é tomar cuidado com o tamanho. O ideal é que você mantenha a objetividade e envie mensagens tão curtas quanto possível, pois isso é um sinal de que você respeita o tempo da pessoa que irá receber a mensagem.

Escrever um email longo demais é um caminho para que duas coisas aconteçam: não receber uma resposta ou ter o seu email simplesmente ignorado.

Como as pessoas digitam muito rápido, fica fácil demais escrever uma mensagem longa e cansativa para outra pessoa. Portanto, se você vai escrever um email à mão, lembre-se de ser breve e de respeitar o tempo da pessoa com quem você vai interagir.

Portanto, reduza o tamanho da sua mensagem para somente falar daquilo que realmente é essencial nesse processo de comunicação.

Defina o objetivo do email

Para que você possa estruturar uma mensagem bem feita, é preciso que, antes de tudo, você defina bem qual é o objetivo do seu email.

O que você deseja conseguir enviando a mensagem? Quer divulgar um produto? Informar sobre uma compra? Pedir feedback sobre a experiência? Fazer uma oferta personalizada? Ou deseja simplesmente enviar as principais novidades do seu ramo de atuação?

Definir qual é o objetivo do seu email é muito importante para que você saiba exatamente qual tipo de mensagem você vai enviar.

Por exemplo, se você tem uma loja e deseja enviar o código de rastreio de um produto, então você deve enviar um email transacional.

Já se você deseja enviar as principais notícias sobre a sua empresa e o seu ramo de atuação, então uma newsletter faz muito mais sentido.

Então defina bem qual é o objetivo que você deseja atingir com o email, pois isso será crucial para definir qual tipo de email você vai enviar.

Trate apenas de um assunto por email

Outra dica muito importante é que você deve tratar de apenas um assunto por email. Portanto, nunca escreva uma mensagem que fale sobre vários assuntos ao mesmo tempo (a não ser que você esteja fazendo uma newsletter).

Se você deseja realmente obter uma resposta, é preciso fazer com que essa seja uma tarefa fácil para a outra pessoa, e a melhor maneira de fazer isso é não sobrecarregá-la com muitas informações e pedidos.

Portanto, se você precisar tratar de vários assuntos com a mesma pessoa, a melhor alternativa é enviar vários emails separados, um para cada assunto.

Aposte na linguagem clara e direta

Se você usa qualquer tipo de rede social, então você sabe que é muito fácil interpretar mensagens do jeito errado.

Por isso, é muito importante que o seu email seja claro, direto e fácil de entender.

Isso significa evitar abreviações, tomar cuidado com a gramática e utilizar as vírgulas e outros sinais de pontuação da maneira correta.

Essas são algumas formas de deixar a sua mensagem mais clara e evitar situações em que a outra pessoa pode ter dificuldades de entender o que você quis dizer.

A parte mais difícil dessa tarefa é ter certeza de que você está explicando exatamente o que você deseja e de um jeito claro.

É muito fácil esquecer que, muitas vezes, o conhecimento que você tem sobre determinado assunto não é o mesmo que a outra pessoa tem.

Dessa forma, antes de escrever qualquer email, lembre-se de se colocar no lugar do outro. Em outras palavras, pense sobre a melhor forma de explicar aquilo que você quer para alguém que não tem tanta familiaridade com o assunto quanto você.

E quando estiver respondendo a um email, lembre-se de manter o texto original ao qual você está respondendo, pois isso ajuda a tornar a conversa mais clara e objetiva.

Organize suas ideias

Organizar as suas ideias é essencial para que você tenha sucesso na tarefa de escrever um email claro e objetivo.

Seja qual for o conteúdo que você vai enviar, é importante que você faça um checklist com os pontos mais importantes para não deixar nada passar despercebido.

Uma forma de deixar todas as informações importantes em evidência é utilizar o negrito para ressaltar palavras-chave ou trechos importantes do email.

Não esqueça do assunto do email

O assunto do email, ou seja, o "título" que irá aparecer quando a pessoa abrir a caixa de entrada, costuma ser muito negligenciado pelas pessoas.

Aqui, existem duas regras importantes às quais você deve se atentar: o tamanho do assunto e a sua objetividade.

Geralmente, as pessoas escrevem o assunto logo de cara, antes mesmo de saber exatamente sobre o que a mensagem vai falar.

Por isso, é muito comum encontrar assuntos vagos ou inúteis, como "Oi" ou "Bom dia!".

A dica para evitar esse tipo de situação é escrever primeiro a mensagem e o assunto por último. Dessa forma, você conseguirá criar um título que mostra exatamente do que a mensagem trata e não vai deixar a pessoa com quem está interagindo confusa.

Outro aspecto importante é o tamanho do assunto. Lembre-se: ele deve ser curto, com um tamanho entre 20 e 41 caracteres no máximo.

Se o seu assunto for mais longo do que isso, ele será cortado tanto na visualização mobile, quanto na visualização em desktop e ficará com os temidos três pontinhos.

Em outras palavras, o título do seu email não poderá ser lido por completo na caixa de entrada da pessoa e provavelmente não terá destaque junto à imensidão de outras mensagens presentes naquele local.

Aposte em gatilhos mentais e técnicas de persuasão

Gatilhos mentais ajudam as empresas a persuadir clientes em potencial a tomar decisões de compra, estimulando o fechamento de um negócio.

Portanto, você deve utilizar técnicas de persuasão sempre que possível, pois assim você consegue convencer as pessoas a fechar uma compra.

Existem diversos gatilhos mentais e os seus argumentos provocam sensações, como a escassez, a urgência, a autoridade, a reciprocidade, a novidade, a razão, a curiosidade, o comprometimento e até mesmo a existência de um inimigo em comum.

A escolha do gatilho mais adequado para a sua estratégia depende muito do objetivo da sua mensagem - por isso ressaltamos novamente a importância de definir bem o que exatamente você quer que aconteça ao enviar um email.

É possível, por exemplo, despertar o senso de novidade nas pessoas ao mencionar que o seu serviço passará a ser executado por meio de um novo aplicativo ou com base em novas orientações de SEO.

A ideia aqui é fazer com que a pessoa lendo a mensagem saia da sua zona de conforto e projete uma recompensa com o uso da novidade.

Outra coisa que você pode fazer é utilizar depoimentos de outras pessoas sobre o seu produto ou serviço, um gatilho conhecido como prova social.

Nesse tipo de estratégia, a ideia é fazer com que a pessoa com quem você está interagindo perceba que outros indivíduos já utilizaram satisfatoriamente o que está sendo oferecido de forma a despertar o interesse e o desejo no produto.

Mas lembre-se: antes de sair utilizando os mais variados gatilhos mentais, é preciso dar atenção à objetividade do seu email, afinal, como vimos, você não quer desrespeitar o tempo da pessoa recebendo a mensagem.

Revise seu email

Enviar mensagens com desvios ortográficos, ou seja, em desacordo com a gramática, pode pegar mal para a sua empresa.

Independente da sua empresa vender para o consumidor final ou para outras empresas, esse tipo de deslize pode gerar uma imagem negativa, pela falta de atenção aos detalhes.

A revisão também é muito importante para evitar repetições de palavras e termos na mesma frase, erros de digitação e formatação, construções  de regência verbal, concordância, coesão, gramática e muito mais.

Isso porque as pessoas esperam que, ao enviar um email que trata de assuntos importantes, o profissional faça uma mínima revisão do que está escrito.

Como dizia o famoso filósofo da comunicação Marshall McLuhan, "o meio é a mensagem" e se você cometer muitos erros gramaticais, por menores que sejam, estará passando uma mensagem de que não é uma empresa séria.

Aposte numa boa assinatura

Por fim, uma das dicas mais importantes que podemos dar é que o seu email precisa ser fechado com chave-de-ouro com uma boa assinatura.

Não se trata de mandar um abraço para quem está lendo, mas sim de fazer um encerramento que demonstre claramente a disponibilidade para tirar quaisquer dúvidas e os meios de contato disponíveis para isso.

Especialmente se estamos falando de mensagens automáticas, é necessário retornar à humanidade do email e tornar o contato mais pessoal com uma boa assinatura.

Portanto, sempre busque fechar os emails com algum tipo de comentário sobre o que foi discutido no corpo da mensagem.

Depois, os clássicos "Atenciosamente" ou "Aguardo seu retorno" seguidos da assinatura personalizada e bem estruturada.

Se você tem dúvidas sobre como fazer uma boa assinatura, confira o texto que fizemos especialmente para responder essas dúvidas no link abaixo:

Cause uma boa primeira impressão

Entender como formatar um email para uma determinada finalidade é fundamental para aumentar a probabilidade de sua mensagem ser aberta, lida e respondida.

Algumas aplicações exigem uma estrutura rígida, como o envio de um email formal em contexto profissional. Outros podem ser um pouco mais livres.

De qualquer forma, você pode acelerar o processamento de redação e formatação de emails usando modelos pré-criados e personalizáveis. A ActiveCampaign tem uma grande quantidade de modelos de email disponíveis.

Escrever emails excelentes é o primeiro passo. Automatizar e monitorar seus resultados é o próximo passo para realmente entender como engajar seu público.

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